Usuarios, roles y permisos
Cada persona que trabaja en To Bill tiene su propia cuenta. Para cada una, usted elige un rol y, si hace falta, sus permisos uno a uno: ver las facturas sin poder enviarlas, registrar gastos sin tocar la configuración…
Para añadir a alguien, consulte Invitar a su equipo.
La lista de usuarios
Abra el menú de su cuenta, abajo a la izquierda, y después Usuarios.
- La lista muestra el Rol, el Nombre, el Apellido, el Correo electrónico y la Última actividad de cada persona.
- Filtre por Rol, Última actividad o Acceso, ordene, o use las vistas Activos este mes y Administradores. Consulte Filtrar, ordenar y guardar sus vistas.
- Al final de cada línea, el ojo abre los Detalles del usuario (1), y el lápiz permite Modificar (2).
- Invitaciones, arriba a la derecha, muestra las invitaciones enviadas que todavía no se han aceptado.
Para ver esta lista se necesita el permiso Usuarios · Ver; para invitar y modificar, Usuarios · Crear. Para invitar, su dirección de correo electrónico también debe estar confirmada: consulte Invitar a su equipo.
Los roles
El rol da una base de permisos. Después puede añadir o quitar permisos a cada persona.
| Rol | Lo que puede hacer al principio |
|---|---|
| Administrador | Todo: documentos, contabilidad, salarios, usuarios, configuración, suscripción. Solo un administrador puede activar un módulo o eliminar la empresa. |
| Miembro | Todo el trabajo diario: facturas, presupuestos, clientes, artículos, gastos, cobros, contabilidad, Drive. Ni los usuarios, ni los salarios, ni la configuración, ni la suscripción. En Tiempo y proyectos, solo sus propias horas. |
| Lector | Verlo todo, sin modificar nada, salvo los salarios, que no ve. |
| Fiduciario | Ver y preparar facturas, clientes, gastos y cobros; ver los presupuestos y los artículos; llevar y exportar la contabilidad; consultar el Drive. No eliminar nada, sin acceso a los usuarios, la configuración ni la suscripción. |
Los datos de los salarios
Los salarios contienen datos personales sensibles (números AVS, salarios). Solo tienen acceso el administrador y las personas a las que usted da expresamente los permisos de Salarios. Salarios · Ver muestra las nóminas, los recibos de salario y los empleados, con los números AVS y los IBAN completos; bajo este permiso, To Bill lo recuerda: «Nóminas, recibos y empleados, números AVS e IBAN completos; cada consulta queda anotada en el registro de accesos.» Salarios · Gestionar permite además modificarlo todo y pagar los salarios. Las consultas quedan registradas en el registro de accesos.
Los permisos
Cada permiso se muestra con su ámbito y su acción, por ejemplo Facturas · Enviar o Salarios · Ver. Los ámbitos siguen el orden del menú: Tablero, Facturas, Presupuestos, Clientes, Artículos, Gastos, Cobros, Contabilidad, Salarios, Tiempo y proyectos, Usuarios, Drive, Configuración, Créditos y Suscripción.
| Permiso | Permite |
|---|---|
| Ver | Abrir la lista y las fichas |
| Crear, Editar, Eliminar | Añadir, cambiar, eliminar |
| Enviar | Enviar una factura o un presupuesto al cliente |
| Enviar recordatorios | Enviar un recordatorio de pago |
| Convertir | Transformar un presupuesto en factura |
| Gestionar | Cambiar la configuración de la empresa, la suscripción o la contabilidad |
| Exportar | Exportar la contabilidad, por ejemplo para su fiduciario |
| Registrar, Facturar | Registrar horas y después facturarlas (Tiempo y proyectos) |
| Subir, Descargar | Subir y recuperar archivos en el Drive |
| Comprar | Comprar créditos para el envío postal |
Cuando falta un permiso
To Bill solo muestra los botones de las acciones que usted tiene permiso para hacer: sin Facturas · Enviar, no hay botón Enviar. Una página que sus permisos no permiten abrir muestra Acceso restringido, con el permiso que falta.
El mensaje dice, por ejemplo, «Esta página requiere el permiso «Usuarios · Ver». Pídaselo al administrador de su empresa: puede dárselo en Usuarios.» El administrador lo añade a su rol o a sus permisos (consulte más abajo). Volver al tablero le lleva a la página de inicio.
El editor de facturas y presupuestos guarda a medida que escribe: requiere el permiso Crear y el permiso Editar de su ámbito, por ejemplo Facturas · Crear y Facturas · Editar.
Los tipos de IVA y las plantillas de documentos forman parte de la configuración: añadirlos, cambiarlos o eliminarlos requiere Configuración · Gestionar, igual que el editor de plantillas y su enlace Personalizar en la vista previa de un documento. Sin este permiso, se elige un tipo o una plantilla en un documento, sin poder cambiarlos. Las categorías de gastos siguen los permisos de los gastos: crear una requiere Gastos · Crear o Gastos · Editar, cambiarle el nombre Gastos · Editar, eliminarla Gastos · Eliminar.
Modificar el rol o los permisos de una persona
- En la lista, haga clic en el lápiz de la persona. Se abre la página Modificar.
- Si hace falta, corrija el nombre, el apellido o el correo electrónico.
- Elija el Rol y marque o desmarque los Permisos.
- Haga clic en Guardar. El mensaje El usuario ha sido modificado correctamente lo confirma.
Lo que no puede cambiar
- Su propio rol y sus propios permisos: pídaselo a otro administrador.
- El correo electrónico de una persona que también usa To Bill para otras empresas: es el identificador de su cuenta, y solo ella puede ocuparse de él.
Ver el detalle de una persona
El ojo abre su ficha: Resumen del usuario, Información de contacto, Información del sistema (creación y última actualización), Rol y permisos.
Retirar el acceso a una persona
- Abra la ficha de la persona y haga clic en Eliminar. También puede marcar varias personas en la lista y hacer clic en Eliminar.
- Confirme. To Bill le recuerda lo que va a pasar: El usuario pierde el acceso a esta empresa. Su cuenta y sus otras empresas se conservan.
Lo que ha creado (facturas, gastos, asientos) se queda en su empresa. Para devolverle el acceso, vuelva a invitarla.
El historial de acciones
En el Tablero, Actividades recientes › Ver todo abre Todas las actividades: quién creó, envió, pagó o modificó qué, y cuándo.
Filtre por Tipo (facturas, presupuestos, cobros, gastos, clientes, suscripción, contabilidad y módulos…), por Persona (Sistema para lo que To Bill hace por sí solo, como las facturas recurrentes) o por Fecha. Las vistas Mis acciones, Este mes y Facturas y presupuestos están listas.
El número de usuarios
La suscripción Business incluye usuarios ilimitados. Las antiguas suscripciones Starter y Pro están limitadas a un usuario: el botón Agregar lo indica. Consulte La suscripción y los créditos.
Base legal
Los datos personales de los empleados y de los clientes solo deben ser accesibles para las personas que los necesitan, y deben protegerse con medidas adecuadas: art. 8 de la Ley federal de protección de datos (LPD). Dé a cada persona los permisos necesarios para su trabajo, no más.