Utilizadores, funções e permissões
Cada pessoa que trabalha no To Bill tem a sua própria conta. Para cada uma, escolhe uma função e depois, se for preciso, as permissões uma a uma: ver as faturas sem as poder enviar, registar despesas sem mexer nas definições…
Para acrescentar alguém, consulte Convidar a sua equipa.
A lista dos utilizadores
Abra o menu da sua conta, no canto inferior esquerdo, e depois Utilizadores.
- A lista mostra o Papel, o Nome próprio, o Apelido, o E-mail e a Última atividade de cada pessoa.
- Filtre por Papel, Última atividade ou Acesso, ordene, ou use as vistas Ativos este mês e Administradores. Consulte Filtrar, ordenar e guardar as suas vistas.
- No fim de cada linha, o olho abre os Detalhes do utilizador (1), o lápis permite Editar (2).
- Convites, no canto superior direito, mostra os convites enviados e ainda não aceites.
Para ver esta lista, é preciso a permissão Utilizadores · Ver; para convidar e alterar, Utilizadores · Criar. Para convidar, o seu endereço de e-mail também tem de estar confirmado: consulte Convidar a sua equipa.
As funções
A função dá uma base de permissões. Pode depois acrescentar ou retirar permissões a cada pessoa.
| Função | O que pode fazer de início |
|---|---|
| Administrador | Tudo: documentos, contabilidade, salários, utilizadores, definições, assinatura. Só um administrador pode ativar um módulo ou eliminar a empresa. |
| Membro | Todo o trabalho corrente: faturas, orçamentos, clientes, artigos, despesas, recebimentos, contabilidade, Drive. Não os utilizadores, nem os salários, nem as definições, nem a assinatura. Em tempo e projetos, só as suas próprias horas. |
| Leitor | Ver tudo, sem alterar nada, exceto os salários, que não vê. |
| Fiduciário | Ver e preparar faturas, clientes, despesas e recebimentos; ver os orçamentos e os artigos; manter e exportar a contabilidade; consultar o Drive. Não apaga nada, nem tem acesso aos utilizadores, às definições ou à assinatura. |
Os dados dos salários
Os salários contêm dados pessoais sensíveis (números AVS, salários). Só o administrador e as pessoas a quem der expressamente as permissões Salários têm acesso a eles. Salários · Ver mostra os processamentos salariais, os recibos de vencimento e os funcionários, com os números AVS e os IBAN por inteiro; por baixo desta permissão, o To Bill lembra-o: «Folhas de pagamento, recibos e funcionários, números AVS e IBAN por inteiro; cada consulta fica registada no registo de acessos.» Salários · Gerir permite, além disso, alterar tudo e pagar os salários. As consultas ficam registadas no registo de acessos.
As permissões
Cada permissão aparece com a sua área e a sua ação, por exemplo Faturas · Enviar ou Salários · Ver. As áreas seguem a ordem do menu: Painel de controlo, Faturas, Orçamentos, Clientes, Artigos, Despesas, Recebimentos, Contabilidade, Salários, Tempo e projetos, Utilizadores, Drive, Definições, Créditos e Assinatura.
| Permissão | Permite |
|---|---|
| Ver | Abrir a lista e as fichas |
| Criar, Editar, Eliminar | Acrescentar, alterar, apagar |
| Enviar | Enviar uma fatura ou um orçamento ao cliente |
| Enviar lembretes | Enviar um lembrete de pagamento |
| Converter | Transformar um orçamento em fatura |
| Gerir | Alterar as definições da empresa, a assinatura ou a contabilidade |
| Exportar | Exportar a contabilidade, por exemplo para o seu fiduciário |
| Registar, Faturar | Registar horas e depois faturá-las (tempo e projetos) |
| Carregar, Transferir | Pôr e obter ficheiros no Drive |
| Comprar | Comprar créditos para o envio postal |
Quando falta uma permissão
O To Bill só mostra os botões das ações que tem permissão para fazer: sem Faturas · Enviar, não há botão Enviar. Uma página que as suas permissões não deixam abrir mostra Acesso restrito, com a permissão em falta.
A mensagem diz, por exemplo, «Esta página exige o direito «Utilizadores · Ver». Peça-o ao administrador da sua empresa: pode dar-lho em Utilizadores.» O administrador acrescenta-a à sua função ou às suas permissões (veja abaixo). Voltar ao painel de controlo leva-o de volta à página inicial.
O editor de faturas e de orçamentos guarda à medida que escreve: exige a permissão Criar e a permissão Editar da sua área, por exemplo Faturas · Criar e Faturas · Editar.
As taxas de IVA e os modelos de documentos fazem parte das definições: adicioná-los, alterá-los ou eliminá-los exige Definições · Gerir, tal como o editor de modelos e a sua ligação Personalizar na pré-visualização de um documento. Sem esta permissão, escolhe-se uma taxa ou um modelo num documento, sem os poder alterar. As categorias de despesas seguem as permissões das despesas: criar uma exige Despesas · Criar ou Despesas · Editar, mudar-lhe o nome Despesas · Editar, eliminá-la Despesas · Eliminar.
Alterar a função ou as permissões de uma pessoa
- Na lista, clique no lápis da pessoa. Abre-se a página Editar.
- Se for preciso, corrija o nome próprio, o apelido ou o e-mail.
- Escolha o Papel e assinale ou desassinale as Permissões.
- Clique em Guardar. A mensagem O utilizador foi modificado com sucesso confirma.
O que não pode alterar
- A sua própria função e as suas próprias permissões: peça a outro administrador.
- O e-mail de uma pessoa que usa também o To Bill para outras empresas: é o identificador da conta dela, só ela pode tratar disso.
Ver o pormenor de uma pessoa
O olho abre a ficha dela: Resumo do utilizador, Informações de contacto, Informações do sistema (criação e última atualização), Papel e Permissões.
Retirar o acesso de uma pessoa
- Abra a ficha da pessoa e clique em Eliminar. Também pode assinalar várias pessoas na lista e depois Eliminar.
- Confirme. O To Bill lembra o que acontece: O utilizador perde o acesso a esta empresa. A sua conta e as suas outras empresas são mantidas.
O que a pessoa criou (faturas, despesas, lançamentos) fica na sua empresa. Para lhe devolver o acesso, convide-a de novo.
O histórico das ações
No Painel de controlo, Atividades recentes › Ver tudo abre Todas as atividades: quem criou, enviou, pagou ou alterou o quê, e quando.
Filtre por Tipo (faturas, orçamentos, recebimentos, despesas, clientes, assinatura, contabilidade e módulos…), por Pessoa (Sistema para o que o To Bill faz sozinho, como as faturas recorrentes) ou por Data. As vistas As minhas ações, Este mês e Faturas e orçamentos estão prontas.
O número de utilizadores
A assinatura Business inclui utilizadores ilimitados. As antigas assinaturas Starter e Pro estão limitadas a um utilizador: o botão Adicionar indica-o. Consulte A assinatura e os créditos.
Base legal
Os dados pessoais dos funcionários e dos clientes só devem estar acessíveis às pessoas que precisam deles, e protegidos por medidas adequadas: art. 8 da Lei Federal sobre a Proteção de Dados (LPD). Dê a cada pessoa as permissões necessárias ao seu trabalho, e não mais.