Utilisateurs, rôles et droits
Chaque personne qui travaille dans To Bill a son propre compte. Pour chacune, vous choisissez un rôle, puis, si besoin, ses droits un par un : voir les factures sans pouvoir les envoyer, saisir des dépenses sans toucher aux paramètres…
Pour ajouter quelqu’un, voir Inviter votre équipe.
La liste des utilisateurs
Ouvrez le menu de votre compte, en bas à gauche, puis Utilisateurs.
- La liste montre le Rôle, le Prénom, le Nom, l’Email et la Dernière activité de chaque personne.
- Filtrez par Rôle, Dernière activité ou Accès, triez, ou utilisez les vues Actifs ce mois et Administrateurs. Voir Filtrer, trier et garder ses vues.
- Au bout de chaque ligne, l’œil ouvre les Détails de l’utilisateur (1), le crayon permet de le Modifier (2).
- Invitations, en haut à droite, montre les invitations envoyées et pas encore acceptées.
Pour voir cette liste, il faut le droit Utilisateurs · Voir ; pour inviter et modifier, Utilisateurs · Créer. Pour inviter, votre adresse e-mail doit aussi être confirmée : voir Inviter votre équipe.
Les rôles
Le rôle donne une base de droits. Vous pouvez ensuite en ajouter ou en retirer à chaque personne.
| Rôle | Ce qu’il peut faire au départ |
|---|---|
| Administrateur | Tout : documents, comptabilité, salaires, utilisateurs, paramètres, abonnement. Seul un administrateur peut activer un module ou supprimer l’entreprise. |
| Membre | Tout le travail courant : factures, devis, clients, articles, dépenses, encaissements, comptabilité, Drive. Pas les utilisateurs, ni les salaires, ni les paramètres, ni l’abonnement. En temps et projets, seulement ses propres heures. |
| Lecteur | Voir tout, sans rien modifier, sauf les salaires qu’il ne voit pas. |
| Fiduciaire | Voir et préparer factures, clients, dépenses et encaissements ; voir les devis et les articles ; tenir et exporter la comptabilité ; consulter le Drive. Rien supprimer, pas d’accès aux utilisateurs, aux paramètres ni à l’abonnement. |
Les données des salaires
Les salaires contiennent des données personnelles sensibles (numéros AVS, salaires). Seuls l’administrateur et les personnes à qui vous donnez expressément les droits Salaires y ont accès. Salaires · Voir montre les paies, les fiches de salaire et les employés, avec les numéros AVS et les IBAN en entier ; sous ce droit, To Bill le rappelle : « Paies, fiches de salaire et employés, numéros AVS et IBAN en entier ; chaque consultation est inscrite au journal d’accès. » Salaires · Gérer permet en plus de tout modifier et de payer les salaires. Les consultations sont tracées dans le journal d’accès.
Les droits
Chaque droit s’affiche avec son domaine et son action, par exemple Factures · Envoyer ou Salaires · Voir. Les domaines suivent l’ordre du menu : Tableau de bord, Factures, Devis, Clients, Articles, Dépenses, Encaissements, Comptabilité, Salaires, Temps et projets, Utilisateurs, Drive, Paramètres, Crédits et Abonnement.
| Droit | Permet de |
|---|---|
| Voir | Ouvrir la liste et les fiches |
| Créer, Modifier, Supprimer | Ajouter, changer, supprimer |
| Envoyer | Envoyer une facture ou un devis au client |
| Relancer | Envoyer un rappel de paiement |
| Convertir | Transformer un devis en facture |
| Gérer | Changer les paramètres de l’entreprise, l’abonnement ou la comptabilité |
| Exporter | Exporter la comptabilité, par exemple pour votre fiduciaire |
| Saisir, Facturer | Saisir des heures, puis les facturer (temps et projets) |
| Téléverser, Télécharger | Déposer et récupérer des fichiers dans le Drive |
| Acheter | Acheter des crédits pour l’envoi postal |
Quand un droit manque
To Bill n’affiche que les boutons des actions que vous avez le droit de faire : sans Factures · Envoyer, pas de bouton Envoyer. Une page que vos droits ne permettent pas d’ouvrir affiche Accès réservé, avec le droit qui manque.
Le message dit, par exemple, « Cette page demande le droit « Utilisateurs · Voir ». Demandez-le à l’administrateur de votre entreprise : il peut vous le donner dans Utilisateurs. » L’administrateur l’ajoute à votre rôle ou à vos droits (voir ci-dessous). Retour au tableau de bord vous ramène à l’accueil.
L’éditeur de factures et de devis enregistre au fil de la saisie : il demande le droit Créer et le droit Modifier de son domaine, par exemple Factures · Créer et Factures · Modifier.
Les taux de TVA et les modèles de documents font partie des paramètres : les ajouter, les changer ou les supprimer demande Paramètres · Gérer, comme l’éditeur de modèles et son lien Personnaliser dans l’aperçu d’un document. Sans ce droit, on choisit un taux ou un modèle dans un document, sans pouvoir le changer. Les catégories de dépenses suivent les droits des dépenses : en créer une demande Dépenses · Créer ou Dépenses · Modifier, la renommer Dépenses · Modifier, la supprimer Dépenses · Supprimer.
Modifier le rôle ou les droits d’une personne
- Dans la liste, cliquez sur le crayon de la personne. La page Modifier s’ouvre.
- Corrigez si besoin le prénom, le nom ou l’e-mail.
- Choisissez le Rôle, puis cochez ou décochez les Permissions.
- Cliquez sur Enregistrer. Le message L’utilisateur a bien été modifié confirme.
Ce que vous ne pouvez pas changer
- Votre propre rôle et vos propres droits : demandez à un autre administrateur.
- L’e-mail d’une personne qui utilise aussi To Bill pour d’autres entreprises : c’est l’identifiant de son compte, elle seule peut s’en occuper.
Voir le détail d’une personne
L’œil ouvre sa fiche : Résumé de l’utilisateur, Informations de contact, Informations système (création et dernière mise à jour), Rôle et Permissions.
Retirer l’accès d’une personne
- Ouvrez la fiche de la personne et cliquez sur Supprimer. Vous pouvez aussi cocher plusieurs personnes dans la liste, puis Supprimer.
- Confirmez. To Bill rappelle ce qui se passe : L’utilisateur perd l’accès à cette entreprise. Son compte et ses autres entreprises sont conservés.
Ce qu’elle a créé (factures, dépenses, écritures) reste dans votre entreprise. Pour lui redonner accès, invitez-la à nouveau.
L’historique des actions
Sur le Tableau de bord, Activités récentes › Voir tout ouvre Toutes les activités : qui a créé, envoyé, payé ou modifié quoi, et quand.
Filtrez par Type (factures, devis, encaissements, dépenses, clients, abonnement, comptabilité et modules…), par Personne (Système pour ce que To Bill fait seul, comme les factures récurrentes) ou par Date. Les vues Mes actions, Ce mois et Factures et devis sont prêtes.
Le nombre d’utilisateurs
L’abonnement Business comprend des utilisateurs illimités. Les anciens abonnements Starter et Pro sont limités à un utilisateur : le bouton Ajouter l’indique. Voir L’abonnement et les crédits.
Base légale
Les données personnelles des employés et des clients ne doivent être accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin, et protégées par des mesures adaptées : art. 8 LPD. Donnez à chacun les droits nécessaires à son travail, pas davantage.