Benutzer, Rollen und Rechte
Jede Person, die in To Bill arbeitet, hat ihr eigenes Konto. Für jede wählen Sie eine Rolle und danach, falls nötig, ihre Rechte einzeln: Rechnungen sehen, ohne sie senden zu können, Ausgaben erfassen, ohne die Einstellungen anzutasten …
Wie Sie jemanden hinzufügen, lesen Sie unter Ihr Team einladen.
Die Liste der Benutzer
Öffnen Sie das Menü Ihres Kontos unten links und dann Benutzer.
- Die Liste zeigt Rolle, Vorname, Name, E-Mail und Letzte Aktivität jeder Person.
- Filtern Sie nach Rolle, Letzte Aktivität oder Zugang, sortieren Sie, oder verwenden Sie die Ansichten Diesen Monat aktiv und Administratoren. Siehe Filter und Ansichten.
- Am Ende jeder Zeile öffnet das Auge die Benutzerdetails (1), mit dem Stift können Sie die Person Bearbeiten (2).
- Einladungen oben rechts zeigt die gesendeten, noch nicht angenommenen Einladungen.
Um diese Liste zu sehen, brauchen Sie das Recht Benutzer · Anzeigen; um einzuladen und zu ändern, Benutzer · Erstellen. Zum Einladen muss zudem Ihre E-Mail-Adresse bestätigt sein: siehe Ihr Team einladen.
Die Rollen
Die Rolle gibt eine Grundlage an Rechten. Danach können Sie jeder Person Rechte hinzufügen oder entziehen.
| Rolle | Was sie anfangs erlaubt |
|---|---|
| Administrator | Alles: Dokumente, Buchhaltung, Löhne, Benutzer, Einstellungen, Abonnement. Nur ein Administrator kann ein Modul aktivieren oder das Unternehmen löschen. |
| Mitglied | Die ganze tägliche Arbeit: Rechnungen, Angebote, Kunden, Artikel, Ausgaben, Einnahmen, Buchhaltung, Drive. Nicht die Benutzer, die Löhne, die Einstellungen oder das Abonnement. Bei Zeit & Projekte nur die eigenen Stunden. |
| Betrachter | Alles sehen, ohne etwas zu ändern, ausser den Löhnen, die er nicht sieht. |
| Treuhänder | Rechnungen, Kunden, Ausgaben und Einnahmen sehen und vorbereiten; Angebote und Artikel sehen; die Buchhaltung führen und exportieren; den Drive einsehen. Nichts löschen, kein Zugriff auf Benutzer, Einstellungen oder Abonnement. |
Die Lohndaten
Die Löhne enthalten besonders schützenswerte Personendaten (AHV-Nummern, Löhne). Nur der Administrator und die Personen, denen Sie ausdrücklich die Rechte Löhne geben, haben Zugriff darauf. Löhne · Anzeigen zeigt die Lohnläufe, die Lohnabrechnungen und die Mitarbeitenden, mit vollständigen AHV-Nummern und IBAN; unter diesem Recht erinnert To Bill daran: «Lohnläufe, Lohnabrechnungen und Mitarbeitende, AHV-Nummern und IBAN vollständig; jede Einsicht wird im Zugriffsprotokoll festgehalten.» Löhne · Verwalten erlaubt zusätzlich, alles zu ändern und die Löhne auszuzahlen. Die Einsichten werden im Zugriffsprotokoll festgehalten.
Die Rechte
Jedes Recht erscheint mit seinem Bereich und seiner Aktion, zum Beispiel Rechnungen · Senden oder Löhne · Anzeigen. Die Bereiche folgen der Reihenfolge des Menüs: Übersicht, Rechnungen, Angebote, Kunden, Artikel, Ausgaben, Zahlungseingänge, Buchhaltung, Löhne, Zeit & Projekte, Benutzer, Drive, Einstellungen, Credits und Abonnement.
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Anzeigen | Die Liste und die Detailseiten öffnen |
| Erstellen, Bearbeiten, Löschen | Hinzufügen, ändern, löschen |
| Senden | Eine Rechnung oder ein Angebot an den Kunden senden |
| Mahnen | Eine Zahlungserinnerung senden |
| Umwandeln | Ein Angebot in eine Rechnung umwandeln |
| Verwalten | Die Einstellungen des Unternehmens, das Abonnement oder die Buchhaltung ändern |
| Exportieren | Die Buchhaltung exportieren, zum Beispiel für Ihren Treuhänder |
| Erfassen, Verrechnen | Stunden erfassen und sie dann verrechnen (Zeit & Projekte) |
| Hochladen, Herunterladen | Dateien im Drive ablegen und abrufen |
| Kaufen | Credits für den Postversand kaufen |
Wenn ein Recht fehlt
To Bill zeigt nur die Schaltflächen der Aktionen, die Sie ausführen dürfen: ohne Rechnungen · Senden keine Schaltfläche Senden. Eine Seite, die Ihre Rechte nicht öffnen lassen, zeigt Zugriff eingeschränkt, mit dem fehlenden Recht.
Die Meldung lautet zum Beispiel «Diese Seite erfordert das Recht «Benutzer · Anzeigen». Bitten Sie den Administrator Ihres Unternehmens darum: Er kann es Ihnen unter Benutzer geben.» Der Administrator fügt es Ihrer Rolle oder Ihren Rechten hinzu (siehe unten). Zurück zur Übersicht bringt Sie zur Startseite.
Der Editor für Rechnungen und Angebote speichert laufend: Er verlangt das Recht Erstellen und das Recht Bearbeiten seines Bereichs, zum Beispiel Rechnungen · Erstellen und Rechnungen · Bearbeiten.
Die MWST-Sätze und die Dokumentvorlagen gehören zu den Einstellungen: Sie hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen verlangt Einstellungen · Verwalten, ebenso der Vorlagen-Editor und sein Link Anpassen in der Vorschau eines Dokuments. Ohne dieses Recht wählt man in einem Dokument einen Satz oder eine Vorlage, kann sie aber nicht ändern. Die Ausgabenkategorien folgen den Rechten der Ausgaben: Eine zu erstellen verlangt Ausgaben · Erstellen oder Ausgaben · Bearbeiten, sie umzubenennen Ausgaben · Bearbeiten, sie zu löschen Ausgaben · Löschen.
Rolle oder Rechte einer Person ändern
- Klicken Sie in der Liste auf den Stift der Person. Die Seite Bearbeiten öffnet sich.
- Korrigieren Sie bei Bedarf Vorname, Name oder E-Mail.
- Wählen Sie die Rolle und kreuzen Sie dann die Berechtigungen an oder ab.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung Der Benutzer wurde erfolgreich geändert bestätigt es.
Was Sie nicht ändern können
- Ihre eigene Rolle und Ihre eigenen Rechte: Bitten Sie einen anderen Administrator darum.
- Die E-Mail einer Person, die To Bill auch für andere Unternehmen nutzt: Sie ist die Kennung ihres Kontos, nur sie selbst kann sie ändern.
Die Details einer Person ansehen
Das Auge öffnet ihre Detailseite: Benutzerzusammenfassung, Kontaktinformationen, Systeminformationen (Erstellung und letzte Aktualisierung), Rolle und Berechtigungen.
Den Zugriff einer Person entziehen
- Öffnen Sie die Detailseite der Person und klicken Sie auf Löschen. Sie können auch mehrere Personen in der Liste ankreuzen und dann auf Löschen klicken.
- Bestätigen Sie. To Bill erinnert daran, was geschieht: Der Benutzer verliert den Zugriff auf dieses Unternehmen. Sein Konto und seine anderen Unternehmen bleiben erhalten.
Was die Person erstellt hat (Rechnungen, Ausgaben, Buchungen), bleibt in Ihrem Unternehmen. Um ihr wieder Zugriff zu geben, laden Sie sie erneut ein.
Der Aktionsverlauf
In der Übersicht öffnet Aktuelle Aktivitäten › Alle anzeigen die Seite Alle Aktivitäten: wer was erstellt, gesendet, bezahlt oder geändert hat, und wann.
Filtern Sie nach Typ (Rechnungen, Angebote, Einnahmen, Ausgaben, Kunden, Abonnement, Buchhaltung und Module …), nach Person (System für das, was To Bill selbst tut, etwa wiederkehrende Rechnungen) oder nach Datum. Die Ansichten Meine Aktionen, Dieser Monat und Rechnungen und Angebote sind vorbereitet.
Die Anzahl Benutzer
Das Business-Abonnement umfasst beliebig viele Benutzer. Die früheren Abonnements Starter und Pro sind auf einen Benutzer beschränkt: Die Schaltfläche Hinzufügen weist darauf hin. Siehe Abonnement und Credits.
Rechtsgrundlage
Personendaten von Mitarbeitenden und Kunden dürfen nur den Personen zugänglich sein, die sie brauchen, und müssen durch angemessene Massnahmen geschützt werden: Art. 8 DSG. Geben Sie allen die Rechte, die sie für ihre Arbeit brauchen, nicht mehr.