Mitarbeitende erfassen und verwalten
Der Datensatz einer Person enthält alles, was der Lohnlauf wissen muss, um ihren Lohn und ihre Beiträge zu berechnen. Nichts wird an Ihrer Stelle angenommen: Was fehlt, wird im Lohnlauf gemeldet.
Bevor Sie beginnen
- Das Modul Löhne ist aktiviert und Ihre Versicherungen sind erfasst. Siehe Löhne aktivieren und Ihre Versicherungen erfassen.
- Halten Sie für jede Person bereit: ihren AHV-Versicherungsausweis, ihren Arbeitsvertrag, ihre IBAN und, wenn sie quellensteuerpflichtig ist, ihren Tarifcode und ihren Satz.
Die Liste der Mitarbeitenden
Öffnen Sie Löhne › Mitarbeitende. Die Liste zeigt für jede Person den Lohn, den Beschäftigungsgrad, den Arbeitskanton, die vollständige AHV-Nummer und den Status: Angestellt, Tritt bald ein, Ausgetreten oder Archiviert. Jedes Öffnen der Liste wird unter Ihrem Namen im Zugriffsprotokoll festgehalten.
Suchen Sie eine Person nach Name, Nummer oder Ort. Die Filter (Status, Kanton, Entlöhnung, Beschäftigungsgrad und Weitere Filter) und die fertigen Ansichten, etwa Zu ergänzen (IBAN oder AHV-Nummer fehlt) oder Dieses Jahr ausgetreten, grenzen die Liste ein.
Eine Person erfassen
Klicken Sie auf Person erfassen (1).
Personalien. Geben Sie Vorname, Name, Geburtsdatum und Geschlecht ein: Sie bestimmen das AHV-Referenzalter und den Beginn der Beitragspflicht. Wählen Sie die Sprache der Lohnabrechnung: Französisch, Deutsch, Italienisch oder Englisch. Die Personalnummer ist freiwillig.
AHV-Nummer. Übertragen Sie die 13 Ziffern vom Versicherungsausweis, beginnend mit 756. To Bill prüft die Prüfziffer.
Adresse und Auszahlung. Geben Sie Strasse, Nummer, PLZ, Ort und Land ein, dann die IBAN für den Lohn. Sie dienen der Zahlungsdatei: Ohne Ort, Land oder IBAN kann die Person darin nicht erscheinen.
Anstellung. Geben Sie Eintrittsdatum, Beschäftigungsgrad, Stunden pro Woche und Arbeitskanton ein. Die Stunden pro Woche sind Pflicht: Ab 8 Stunden bei Ihnen ist die Person auch gegen Nichtberufsunfälle versichert.
Lohn. Wählen Sie Monatslohn oder Stundenlohn, dann den Betrag und den 13. Monatslohn. Siehe Der Lohn und seine Änderungen.
Füllen Sie bei Bedarf Quellensteuer, Familienzulagen und Vorsorge und Pensionierung aus. Siehe weiter unten.
Klicken Sie oben rechts auf Person erfassen.
Zu korrigierende Felder
Fehlt ein Pflichtfeld, zeigt To Bill Einige Felder sind zu korrigieren an und markiert das Feld rot. Eine IBAN, die eine QR-IBAN ist, wird abgelehnt: Sie empfängt nur QR-Rechnungen. Geben Sie die gewöhnliche IBAN des Kontos der Person ein.
Die AHV-Nummer
Die AHV-Nummer wird verschlüsselt gespeichert. Sie wird allen, die Zugriff auf die Löhne haben (Löhne · Anzeigen oder Löhne · Verwalten), vollständig angezeigt, in der Liste wie im Personaldossier; ebenso die IBAN für den Lohn. Jedes Öffnen des Personaldossiers wird unter Ihrem Namen im Zugriffsprotokoll festgehalten, und das Personaldossier erinnert daran: Jedes Öffnen dieses Personaldossiers wird mit Ihrem Namen festgehalten.
- Ersetzen (1) erlaubt es, eine andere Nummer einzugeben, zum Beispiel nach einem Tippfehler. Dafür braucht es das Recht Löhne · Verwalten.
Die Anstellung
Der Bereich Anstellung enthält die Daten und die Arbeitszeit.
| Feld | Was es im Lohnlauf ändert |
|---|---|
| Eintrittsdatum, Austrittsdatum | Der erste und der letzte bezahlte Monat. Ein Monat, der unterwegs beginnt oder endet, wird anteilig nach Tagen bezahlt, mit 30 Tagen pro Monat. |
| Beschäftigungsgrad | Wird auf der Lohnabrechnung angezeigt. Der Monatslohn, den Sie erfassen, ist bereits der Lohn zu diesem Grad. |
| Stunden pro Woche | Die Nichtberufsunfallversicherung, ab 8 Stunden pro Woche. |
| Arbeitskanton | Die Mindestbeträge der Familienzulagen und der für die Quellensteuer vorgeschlagene Kanton. |
Verlässt eine Person das Unternehmen, klicken Sie oben in ihren Daten auf Austritt: der Austritt, die Schlussabrechnung, die Versicherungen und die Dokumente, Schritt für Schritt. Siehe Austritt von Mitarbeitenden.
Der Lohn und seine Änderungen
Der Lohn ist ein Vertrag, gültig ab einem Datum.
| Feld | Auswahl |
|---|---|
| Entlöhnung | Monatslohn: der Bruttolohn pro Monat im Feld Monatslohn. Stundenlohn: der Lohn pro Stunde im Feld Stundenlohn, und die jeden Monat im Lohnlauf erfassten Stunden. |
| 13. Monatslohn | Kein 13. Monatslohn, 13. Monatslohn monatlich ausbezahlt (jeden Monat ein Zwölftel) oder 13. Monatslohn im Dezember (mit dem Lohnlauf Dezember ausbezahlt, oder anteilig im Austrittsmonat). |
| Ferien (Stundenlohn) | 4, 5 oder 6 Wochen: als Zuschlag auf jeder Stunde bezahlt (8,33 %, 10,64 % oder 13,04 %). Oder Als bezahlte Ferien bezogen. |
Bei einer Lohnerhöhung ändern Sie den gültigen Vertrag nicht: Klicken Sie auf Neuer Lohn, wählen Sie das Datum unter Ab, den neuen Betrag und dann Vertrag speichern. Die früheren Lohnläufe behalten den alten Lohn.
Ein bereits bezahlter Vertrag ändert sich nicht mehr
Ein Vertrag, der für einen abgeschlossenen Lohnlauf verwendet wurde, ist gesperrt. Ändert sich der Lohn mitten im Monat, gilt der am letzten Tag des Monats gültige Vertrag für den ganzen Monat.
Quellensteuer
Für eine quellensteuerpflichtige Person aktivieren Sie Quellensteuerpflichtig und erfassen dann:
- den Satz, abgelesen im kantonalen Tarif nach Code und Einkommen der Person;
- den Tarifcode, zum Beispiel B1N, und den Kanton des Tarifs;
- Satz geprüft für: das Jahr des Tarifs, aus dem der Satz stammt.
To Bill berechnet die Quellensteuer nicht
To Bill wendet den Satz an, den Sie erfassen, auf den Bruttolohn inklusive Familienzulagen. Die Tarife liest es nicht. In jedem neuen Jahr erinnert Sie der Lohnlauf daran, den Satz zu prüfen («Quellensteuersatz für … nicht bestätigt»). Die Quellensteuerabrechnung mit dem Kanton bleibt Ihre Aufgabe.
Familienzulagen
Klicken Sie für jedes Kind auf Zulage hinzufügen: Kinderzulage oder Ausbildungszulage, und den Betrag pro Monat, den die Familienausgleichskasse festgelegt hat. To Bill zahlt sie mit dem Lohn aus und warnt Sie, wenn ein Betrag unter dem Minimum des Arbeitskantons liegt.
Vorsorge und Pensionierung
- Arbeitet Ihr BVG-Plan mit den Beträgen der Kasse (Beträge der Kasse), erfassen Sie hier den Arbeitnehmerbeitrag pro Monat und den Arbeitgeberbeitrag pro Monat aus der Abrechnung der Kasse.
- Andernfalls folgen die Beiträge Ihrem Plan. Füllen Sie den Versicherter Jahreslohn nur aus, wenn die Kasse einen anderen Betrag als den Vertragslohn × 12 (oder × 13) zugrunde legt.
- Ab 60 Jahren erscheint eine Option: Zahlt nach dem Referenzalter AHV auf dem ganzen Lohn. Aktivieren Sie sie nur, wenn die Person es verlangt hat.
Die Ferien
Der Bereich Ferien führt das Konto des Jahres: Anspruch, Übertrag, bezogene Tage und Saldo. Die bezogenen Tage sind die als Absenzen erfassten Ferien, in Zeit › Absenzen oder direkt in diesem Bereich. Der Saldo wird während der Anstellung nicht ausbezahlt: Er wird erst bei Ende des Arbeitsverhältnisses abgegolten (oder abgezogen), in der Schlussabrechnung des Austritts.
- Die vier Zahlen (1) zeigen den Anspruch, den Übertrag aus dem Vorjahr, die Bezogenen Tage und den Saldo. Darunter zeigt jede Zeile des Kontos ihre Regel: den Anspruch anteilig zu den Anstellungstagen bei einem unvollständigen Jahr, den berechneten oder erfassten Übertrag, die Korrekturen.
- Bezogene Ferien … listet die Ferien des Jahres, eine pro Zeile, mit ihren Tagen. Ein Klick öffnet sie zum Ändern; In Zeit anzeigen öffnet den Absenzenkalender bei dieser Person. Ferien über den Jahreswechsel zählen hier nur ihre Tage des Jahres.
- Ferien erfassen (2) öffnet das Fenster der Absenz mit dem Grund Ferien: To Bill zählt die Arbeitstage ohne Wochenenden und ohne die Feiertage des Kantons. Siehe Die Absenzen des Teams.
Die Bedingungen regeln die Berechnung:
- Ferienwochen pro Jahr (Vertrag): leer, wendet To Bill das gesetzliche Minimum an, 4 Wochen (5 bis zum vollendeten 20. Altersjahr). Sieht ein Vertrag weniger vor als das Gesetz, weist To Bill darauf hin, und das Gesetz gilt.
- Arbeitstage pro Woche: Eine Ferienwoche zählt so viele Tage, zum Beispiel 3 Tage pro Woche: 5 Wochen = 15 Tage. Leer: 5.
- Feiertage: jene des Arbeitskantons, die in den Absenzen nicht zählen. Im Aargau, in Freiburg, Neuenburg und Solothurn wählen Sie die Region der Person.
Bezogene Ferien erfassen Sie als Absenzen. Für alles andere klicken Sie auf Saldo korrigieren und wählen die Art der Erfassung:
| Art | Was Sie erfassen |
|---|---|
| Korrektur | Tage mehr oder weniger, zum Beispiel +1 für einen geschenkten Tag, −2 für eine Absenz, die den Anspruch kürzt, und den Grund der Korrektur, der Pflicht ist. |
| Übertrag | Den Übertragener Saldo per 1. Januar, aus Ihrem bisherigen System. Er ersetzt den berechneten Übertrag. |
Korrekturen und Überträge erscheinen unter Übertrag und Korrekturen, mit ihrem Grund.
Die vor den Absenzen erfassten bezogenen Tage
Die Ferientage, die Sie vor der Einführung der Absenzen von Hand erfasst haben, sind nicht verschwunden: Sie stehen in einer Zeile pro Jahr, Übernahme: vor den Absenzen erfasste bezogene Tage, mit den einzelnen Zeiträumen, und zählen weiter als bezogen. Die Saldi haben sich nicht verändert. Sobald Sie diese Ferien als Absenzen erfasst haben, löschen Sie die Übernahme des Jahres, sonst zählen die Tage doppelt.
Eine Person im Stundenlohn mit Ferienzuschlag erhält ihre Ferien mit jedem Lohn: Ihre Tage werden hier erfasst, nie ein zweites Mal bezahlt. Der Saldo des Jahres steht auch auf jeder Lohnabrechnung.
Kumulationen aus einer anderen Software übernehmen
Hat das Jahr mit einer anderen Lohnsoftware begonnen, klicken Sie auf Kumulationen übernehmen. Wählen Sie den letzten von der bisherigen Software bezahlten Monat (Bis und mit) und übertragen Sie aus ihrem Lohnjournal den AHV-Lohn des Jahres, den ALV-Lohn des Jahres, den UVG-Lohn des Jahres, den Grundlohn des Jahres (13. Monatslohn) und den Bereits ausbezahlter 13. Monatslohn. Diese Kumulationen halten die Jahreshöchstbeträge und den 13. Monatslohn im Dezember korrekt.
Eine Person archivieren oder löschen
- Archivieren markiert die Person als archiviert, zum Beispiel nach ihrem Austritt; Austritt abschliessen erledigt das für Sie. Ihre Abrechnungen bleiben. Ist sie in einem Monat noch angestellt, meldet es der Lohnlauf (archiviert, aber diesen Monat noch angestellt). Reaktivieren hebt die Archivierung auf.
- Mitarbeitende löschen ist nur möglich, wenn es keine Lohnabrechnung gibt, zum Beispiel nach einem Erfassungsfehler. Andernfalls archivieren Sie die Person: Ihre Abrechnungen bleiben zehn Jahre in Ihren Unterlagen.
Rechtsgrundlage
- Die AHV-Nummer wird durch technische und organisatorische Massnahmen geschützt, einschliesslich eines beschränkten Zugriffs: Art. 153d AHVG.
- Teilzeitbeschäftigte, die bei einem Arbeitgeber mindestens 8 Stunden pro Woche arbeiten, sind auch gegen Nichtberufsunfälle versichert: Art. 13 Abs. 1 UVV.
- Mindestens vier Wochen Ferien pro Jahr, bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf: Art. 329a Abs. 1 OR. Während des Arbeitsverhältnisses dürfen die Ferien nicht durch Geldleistungen abgegolten werden: Art. 329d Abs. 2 OR. Bei unregelmässiger Arbeit lässt das Bundesgericht einen mit dem Lohn ausbezahlten Ferienzuschlag zu, wenn er im schriftlichen Vertrag und auf jeder Lohnabrechnung gesondert ausgewiesen ist (BGE 129 III 493). To Bill druckt ihn auf einer eigenen Zeile, Ferienvergütung; halten Sie ihn auch im Vertrag fest.
- Der Arbeitgeber behält die Quellensteuer auf den Leistungen zurück, die er ausrichtet: Art. 88 Abs. 1 Bst. a DBG. Quellensteuerpflichtige Personen, die er anstellt, meldet er innert acht Tagen: Art. 5 Abs. 1 QStV.
- Die Mindestbeträge der Familienzulagen: CHF 215 Kinderzulage und CHF 268 Ausbildungszulage pro Monat, Art. 5 FamZG. Die Kantone können mehr vorsehen.