Ajouter et gérer vos employés
La fiche d’un employé contient tout ce que la paie doit savoir pour calculer son salaire et ses cotisations. Rien n’est supposé à votre place : ce qui manque est signalé dans la paie.
Avant de commencer
- Le module Salaires est activé et vos assurances sont saisies. Voir Activer les salaires et Saisir vos assurances.
- Préparez, pour chaque employé : sa carte AVS, son contrat de travail, son IBAN, et, s’il est imposé à la source, son code de barème et son taux.
La liste des employés
Ouvrez Salaires › Employés. La liste montre le salaire, le taux d’occupation, le canton de travail, le numéro AVS complet et l’état de chacun : En service, Entrée prochaine, Parti ou Archivé. Chaque ouverture de la liste est inscrite à votre nom dans le journal d’accès.
Cherchez un employé par son nom, son numéro ou sa localité. Les filtres (Statut, Canton, Rémunération, Taux d’occupation et Plus de filtres) et les Vues prêtes à l’emploi, comme À compléter (IBAN ou numéro AVS manquant) ou Partis cette année, réduisent la liste.
Ajouter un employé
Cliquez sur Ajouter un employé (1).
Identité. Saisissez le Prénom, le Nom, la Date de naissance et le Sexe : ils fixent l’âge de référence AVS et le début des cotisations. Choisissez la Langue de la fiche de salaire : français, allemand, italien ou anglais. Le Numéro d’employé est facultatif.
Numéro AVS. Recopiez les 13 chiffres de la carte d’assurance, en commençant par 756. To Bill vérifie le chiffre de contrôle.
Adresse et versement. Saisissez la rue, le numéro, le NPA, la localité et le pays, puis l’IBAN pour le salaire. Ils servent au fichier de paiement : sans localité, pays ou IBAN, l’employé ne peut pas y figurer.
Emploi. Saisissez la Date d’entrée, le Taux d’occupation, les Heures par semaine et le Canton de travail. Les heures par semaine sont obligatoires : dès 8 heures chez vous, l’employé est aussi assuré contre les accidents non professionnels.
Salaire. Choisissez Au mois ou À l’heure, puis le montant et le 13e salaire. Voir Le salaire et ses changements.
Remplissez si besoin Impôt à la source, Allocations familiales et Prévoyance et retraite. Voir plus bas.
Cliquez sur Ajouter l’employé, en haut à droite.
Les champs à corriger
Si un champ obligatoire manque, To Bill affiche Certains champs sont à corriger et marque le champ en rouge. Un IBAN qui est un QR-IBAN est refusé : il ne reçoit que des QR-factures. Saisissez l’IBAN habituel du compte de l’employé.
Le numéro AVS
Le numéro AVS est enregistré chiffré. Il s’affiche en entier, dans la liste comme dans la fiche, à toute personne qui a accès aux salaires (Salaires · Voir ou Salaires · Gérer) ; l’IBAN pour le salaire aussi. Chaque consultation de la fiche est inscrite à votre nom dans le journal d’accès, ce que la fiche rappelle : Chaque consultation de cette fiche est enregistrée à votre nom.
- Remplacer (1) permet de saisir un autre numéro, par exemple après une erreur de frappe. Il faut le droit Salaires · Gérer.
L’emploi
La section Emploi porte les dates et le temps de travail.
| Champ | Ce qu’il change dans la paie |
|---|---|
| Date d’entrée, Date de sortie | Le premier et le dernier mois payés. Un mois commencé ou terminé en cours de route est payé au prorata des jours, à raison de 30 jours par mois. |
| Taux d’occupation | Affiché sur la fiche de salaire. Le salaire mensuel que vous saisissez est déjà celui de ce taux. |
| Heures par semaine | L’assurance accidents non professionnels, dès 8 heures par semaine. |
| Canton de travail | Les montants minimaux des allocations familiales, et le canton proposé pour l’impôt à la source. |
Quand un employé s’en va, cliquez sur Départ, en haut de sa fiche : la sortie, le décompte final, les assurances et les documents, étape par étape. Voir Le départ d’un employé.
Le salaire et ses changements
Le salaire est un contrat, valable dès une date.
| Champ | Choix |
|---|---|
| Payé | Au mois : un Salaire mensuel brut. À l’heure : un Salaire horaire, et les heures saisies chaque mois dans la paie. |
| 13e salaire | Pas de 13e salaire, 13e salaire versé chaque mois (un douzième chaque mois), ou 13e salaire en décembre (versé avec la paie de décembre, ou au prorata le mois de la sortie). |
| Vacances (salaire horaire) | 4, 5 ou 6 semaines : payées en supplément sur chaque heure (8,33 %, 10,64 % ou 13,04 %). Ou Prises en congés payés. |
Pour une augmentation, ne modifiez pas le contrat en vigueur : cliquez sur Nouveau salaire, choisissez la date Dès le, le nouveau montant, puis Enregistrer le contrat. Les paies d’avant gardent l’ancien salaire.
Un contrat déjà payé ne change plus
Un contrat qui a servi à une paie finalisée est verrouillé. Si un mois change de salaire en cours de route, le contrat valable le dernier jour du mois s’applique à tout le mois.
Impôt à la source
Pour un employé imposé à la source, activez Soumis à l’impôt à la source, puis saisissez :
- le Taux, lu dans le barème cantonal selon le code et le revenu de l’employé ;
- le Code du barème, par exemple B1N, et le Canton du barème ;
- Taux vérifié pour : l’année du barème dont vient le taux.
To Bill ne calcule pas l’impôt à la source
To Bill applique le taux que vous saisissez, sur le salaire brut, allocations familiales comprises. Il ne lit pas les barèmes. À chaque nouvelle année, la paie vous rappelle de vérifier le taux (Taux d’impôt à la source à confirmer). Le décompte d’impôt à la source au canton reste à faire par vous.
Allocations familiales
Cliquez sur Ajouter une allocation pour chaque enfant : Allocation pour enfant ou Allocation de formation, et le Montant par mois décidé par la caisse d’allocations familiales. To Bill les verse avec le salaire et vous avertit si un montant est inférieur au minimum du canton de travail.
Prévoyance et retraite
- Si votre plan LPP fonctionne avec les montants de la caisse (Montants de la caisse), saisissez ici la Cotisation de l’employé par mois et la Cotisation de l’employeur par mois, depuis le décompte de la caisse.
- Sinon, les cotisations suivent votre plan. Ne remplissez le Salaire annuel assuré que si la caisse retient un autre montant que le salaire du contrat × 12 (ou × 13).
- Dès 60 ans, une option apparaît : Cotise à l’AVS sur tout le salaire après l’âge de référence. Ne l’activez que si l’employé l’a demandé.
Les vacances
La section Vacances tient le compte de l’année : le droit, le report, les jours pris et le solde. Les jours pris sont les vacances enregistrées comme absences, dans Temps › Absences ou depuis cette section. Le solde ne se paie pas en cours d’emploi : il est réglé (ou déduit) seulement à la fin des rapports de travail, dans le décompte final du départ.
- Les quatre chiffres (1) donnent le Droit, le Report de l’année précédente, les jours Pris et le Solde. Dessous, chaque ligne du compte montre sa règle : le droit au prorata des jours d’emploi pour une année incomplète, le report calculé ou saisi, les corrections.
- Vacances prises en … liste les vacances de l’année, une par ligne, avec leurs jours. Un clic en ouvre une pour la modifier ; Voir dans Temps ouvre le calendrier des absences sur l’employé. Des vacances à cheval sur deux années ne comptent ici que leurs jours de l’année.
- Enregistrer des vacances (2) ouvre la fenêtre de l’absence, motif Vacances : To Bill compte les jours de travail sans les week-ends ni les jours fériés du canton. Voir Les absences de l’équipe.
Les Conditions règlent le calcul :
- Semaines de vacances par an (contrat) : vide, To Bill applique le minimum légal, 4 semaines (5 jusqu’à 20 ans révolus). Un contrat qui prévoit moins que la loi est signalé, et la loi s’applique.
- Jours travaillés par semaine : une semaine de vacances compte autant de jours, par exemple 3 jours par semaine : 5 semaines = 15 jours. Vide : 5.
- Jours fériés : ceux du canton de travail, qui ne comptent pas dans les absences. En Argovie, à Fribourg, à Neuchâtel et à Soleure, choisissez la région de l’employé.
Les vacances prises s’enregistrent comme absences. Pour le reste, cliquez sur Corriger le solde, puis choisissez le Genre de saisie :
| Genre | Ce que vous saisissez |
|---|---|
| Correction | Des Jours en plus ou en moins, par exemple +1 pour un jour offert, −2 pour une absence qui réduit le droit, et le motif de la correction, obligatoire. |
| Report | Le Solde reporté au 1er janvier, repris de votre ancien système. Il remplace le report calculé. |
Les corrections et les reports s’affichent sous Report et corrections, avec leur motif.
Les jours pris saisis avant les absences
Les jours de vacances saisis à la main avant l’arrivée des absences n’ont pas disparu : ils sont repris en une ligne par année, Reprise : jours pris saisis avant les absences, avec le détail des périodes, et comptent toujours comme pris. Les soldes n’ont pas bougé. Quand vous avez enregistré ces vacances comme absences, supprimez la reprise de l’année, sans quoi les jours compteraient deux fois.
Un employé payé à l’heure avec un supplément de vacances touche ses vacances avec chaque salaire : ses jours sont suivis ici, jamais payés une seconde fois. Le solde de l’année figure aussi sur chaque fiche de salaire.
Reprendre les cumuls d’un autre logiciel
Si l’année a commencé avec un autre logiciel de salaires, cliquez sur Reprendre des cumuls. Choisissez le dernier mois payé par l’ancien logiciel (Jusqu’au mois de), puis recopiez, depuis son journal de paie, le Salaire AVS de l’année, le Salaire AC de l’année, le Salaire LAA de l’année, le Salaire de base de l’année (13e salaire) et le 13e salaire déjà versé. Ces cumuls gardent justes les plafonds annuels et le 13e salaire de décembre.
Archiver ou supprimer un employé
- Archiver marque l’employé comme archivé, par exemple après son départ ; Terminer le départ le fait pour vous. Ses fiches restent. S’il est encore en service un mois, la paie le signale (archivé, mais encore employé ce mois). Réactiver annule l’archivage.
- Supprimer l’employé n’est possible que s’il n’a aucune fiche de salaire, par exemple après une erreur de saisie. Sinon, archivez-le : ses fiches restent dans vos dossiers dix ans.
Base légale
- Le numéro AVS est protégé par des mesures techniques et organisationnelles, accès limité compris : art. 153d LAVS.
- Le travailleur occupé au moins 8 heures par semaine chez un employeur est aussi assuré contre les accidents non professionnels : art. 13 al. 1 OLAA.
- Au moins quatre semaines de vacances par an, cinq jusqu’à 20 ans : art. 329a al. 1 CO. Pendant le contrat, les vacances ne peuvent pas être remplacées par de l’argent : art. 329d al. 2 CO. Pour un travail irrégulier, le Tribunal fédéral admet un supplément de vacances versé avec le salaire, s’il figure à part dans le contrat écrit et sur chaque fiche de salaire (ATF 129 III 493). To Bill l’imprime sur sa propre ligne, Indemnité de vacances ; mentionnez-le aussi dans le contrat.
- L’employeur retient l’impôt à la source sur les prestations qu’il verse : art. 88 al. 1 let. a LIFD. Il annonce les personnes imposées à la source qu’il engage dans les 8 jours : art. 5 al. 1 OIS.
- Les montants minimaux des allocations familiales : CHF 215 par enfant et CHF 268 de formation par mois, art. 5 LAFam. Les cantons peuvent prévoir plus.