Añadir y gestionar sus empleados
La ficha de un empleado contiene todo lo que la nómina necesita saber para calcular su salario y sus cotizaciones. No se supone nada en su lugar: lo que falta se señala en la nómina.
Antes de empezar
- El módulo Salarios está activado y sus seguros están introducidos. Consulte Activar los salarios e Introducir sus seguros.
- Prepare, para cada empleado: su tarjeta AVS (el seguro de vejez y supervivientes), su contrato de trabajo, su IBAN y, si tributa mediante el impuesto en la fuente, su código de tarifa y su tasa.
La lista de empleados
Abra Salarios › Empleados. La lista muestra el salario, el porcentaje de ocupación, el cantón de trabajo, el número AVS completo y el estado de cada uno: En servicio, Entrada próxima, Salido o Archivado. Cada apertura de la lista queda anotada a su nombre en el registro de accesos.
Busque un empleado por su nombre, su número o su localidad. Los filtros (Estado, Cantón, Retribución, Porcentaje de ocupación y Más filtros) y las Vistas ya preparadas, como Por completar (falta el IBAN o el número AVS) o Bajas de este año, reducen la lista.
Añadir un empleado
Haga clic en Añadir un empleado (1).
Identidad. Introduzca el Nombre, el Apellido, la Fecha de nacimiento y el Sexo: fijan la edad de referencia AVS y el inicio de las cotizaciones. Elija el Idioma del recibo: francés, alemán, italiano o inglés. El Número de empleado es opcional.
Número AVS. Copie las 13 cifras de la tarjeta de seguro, empezando por 756. To Bill comprueba el dígito de control.
Dirección y pago. Introduzca la calle, el número, el código postal, la localidad y el país y, después, el IBAN para el salario. Sirven para el archivo de pago: sin localidad, país o IBAN, el empleado no puede figurar en él.
Empleo. Introduzca la Fecha de alta, el Porcentaje de ocupación, las Horas por semana y el Cantón de trabajo. Las horas por semana son obligatorias: a partir de 8 horas en su empresa, el empleado también está asegurado contra los accidentes no profesionales.
Salario. Elija Por mes o Por hora y, después, el importe y el 13.º salario. Consulte El salario y sus cambios.
Si es necesario, rellene Impuesto en la fuente, Asignaciones familiares y Previsión y jubilación. Véase más abajo.
Haga clic en Añadir el empleado, arriba a la derecha.
Los campos por corregir
Si falta un campo obligatorio, To Bill muestra Hay campos por corregir y marca el campo en rojo. Un IBAN que es un QR-IBAN se rechaza: solo recibe facturas QR. Introduzca el IBAN habitual de la cuenta del empleado.
El número AVS
El número AVS se guarda cifrado. Se muestra completo, tanto en la lista como en la ficha, a toda persona que tiene acceso a los salarios (Salarios · Ver o Salarios · Gestionar); el IBAN para el salario también. Cada consulta de la ficha queda anotada a su nombre en el registro de accesos, lo que la ficha le recuerda: Cada consulta de esta ficha queda registrada a su nombre.
- Sustituir (1) permite introducir otro número, por ejemplo tras un error de tecleo. Hace falta el permiso Salarios · Gestionar.
El empleo
La sección Empleo contiene las fechas y el tiempo de trabajo.
| Campo | Lo que cambia en la nómina |
|---|---|
| Fecha de alta, Fecha de baja | El primer y el último mes pagados. Un mes empezado o terminado a mitad se paga a prorrata de los días, a razón de 30 días por mes. |
| Porcentaje de ocupación | Se muestra en el recibo de salario. El salario mensual que usted introduce ya es el de ese porcentaje. |
| Horas por semana | El seguro de accidentes no profesionales, a partir de 8 horas por semana. |
| Cantón de trabajo | Los importes mínimos de las asignaciones familiares y el cantón propuesto para el impuesto en la fuente. |
Cuando un empleado se va, haga clic en Salida, arriba en su ficha: la baja, la liquidación final, los seguros y los documentos, paso a paso. Consulte La salida de un empleado.
El salario y sus cambios
El salario es un contrato, válido desde una fecha.
| Campo | Opciones |
|---|---|
| Pagado | Por mes: un Salario mensual bruto. Por hora: un Salario por hora y las horas introducidas cada mes en la nómina. |
| 13.º salario | Sin paga extra (13.º salario), 13.º salario pagado cada mes (una doceava parte cada mes) o 13.º salario en diciembre (pagado con la nómina de diciembre, o a prorrata en el mes de la salida). |
| Vacaciones (salario por hora) | 4, 5 o 6 semanas: se pagan como suplemento en cada hora (8,33 %, 10,64 % o 13,04 %). O Disfrutadas como vacaciones pagadas. |
Para un aumento, no modifique el contrato vigente: haga clic en Nuevo salario, elija la fecha Desde el, el nuevo importe y, después, Guardar el contrato. Las nóminas anteriores conservan el salario antiguo.
Un contrato ya pagado ya no cambia
Un contrato que ha servido para una nómina finalizada queda bloqueado. Si el salario cambia a mitad de mes, el contrato válido el último día del mes se aplica a todo el mes.
Impuesto en la fuente
Para un empleado que tributa mediante el impuesto en la fuente (la retención del impuesto sobre la renta directamente del salario), active Sujeto al impuesto en la fuente e introduzca:
- la Tasa, leída en la tarifa cantonal según el código y los ingresos del empleado;
- el Código de la tarifa, por ejemplo B1N, y el Cantón de la tarifa;
- Tasa verificada para: el año de la tarifa de la que procede la tasa.
To Bill no calcula el impuesto en la fuente
To Bill aplica la tasa que usted introduce, sobre el salario bruto, asignaciones familiares incluidas. No lee las tarifas. Cada año nuevo, la nómina le recuerda que compruebe la tasa («tasa del impuesto en la fuente no confirmada para …»). La liquidación del impuesto en la fuente al cantón sigue corriendo a su cargo.
Asignaciones familiares
Haga clic en Añadir una asignación por cada hijo: Asignación por hijo o Asignación de formación, y el Importe al mes que decide la caja de asignaciones familiares. To Bill las paga con el salario y le avisa si un importe es inferior al mínimo del cantón de trabajo.
Previsión y jubilación
- Si su plan LPP (la previsión profesional, o segundo pilar) funciona con los importes de la caja (Importes de la caja), introduzca aquí la Cotización del empleado al mes y la Cotización del empleador al mes, según la liquidación de la caja.
- Si no, las cotizaciones siguen su plan. Rellene el Salario anual asegurado solo si la caja aplica otro importe que el salario del contrato × 12 (o × 13).
- A partir de los 60 años aparece una opción: Cotiza a la AVS sobre todo el salario tras la edad de referencia. Actívela solo si el empleado lo ha pedido.
Las vacaciones
La sección Vacaciones lleva la cuenta del año: el derecho, el arrastre, los días disfrutados y el saldo. Los días disfrutados son las vacaciones registradas como ausencias, en Tiempo › Ausencias o desde esta sección. El saldo no se paga durante el empleo: se liquida (o se deduce) solo al final de la relación laboral, en la liquidación final de la salida.
- Las cuatro cifras (1) dan el Derecho, el Arrastre del año anterior, las vacaciones Disfrutadas y el Saldo. Debajo, cada línea de la cuenta muestra su regla: el derecho a prorrata de los días de empleo en un año incompleto, el arrastre calculado o introducido, los ajustes.
- Vacaciones disfrutadas en … enumera las vacaciones del año, una por línea, con sus días. Un clic abre una para modificarla; Ver en Tiempo abre el calendario de ausencias en ese empleado. Unas vacaciones a caballo entre dos años solo cuentan aquí sus días de ese año.
- Registrar vacaciones (2) abre la ventana de la ausencia, con el motivo Vacaciones: To Bill cuenta los días laborables sin los fines de semana ni los festivos del cantón. Consulte Las ausencias del equipo.
Las Condiciones regulan el cálculo:
- Semanas de vacaciones al año (contrato): si queda vacío, To Bill aplica el mínimo legal, 4 semanas (5 hasta cumplir 20 años). Un contrato que prevé menos que la ley se señala, y se aplica la ley.
- Días trabajados por semana: una semana de vacaciones cuenta tantos días; por ejemplo, con 3 días por semana, 5 semanas = 15 días. Vacío: 5.
- Días festivos: los del cantón de trabajo, que no cuentan en las ausencias. En Argovia, Friburgo, Neuchâtel y Soleura, elija la región del empleado.
Las vacaciones disfrutadas se registran como ausencias. Para lo demás, haga clic en Corregir el saldo y elija el Tipo de registro:
| Tipo | Lo que introduce |
|---|---|
| Ajuste | Días de más o de menos, por ejemplo +1 por un día regalado, −2 por una ausencia que reduce el derecho, y el Motivo de la corrección, obligatorio. |
| Arrastre | El Saldo arrastrado al 1 de enero, tomado de su sistema anterior. Sustituye al arrastre calculado. |
Los ajustes y los arrastres se muestran en Arrastre y correcciones, con su motivo.
Los días disfrutados introducidos antes de las ausencias
Los días de vacaciones introducidos a mano antes de la llegada de las ausencias no han desaparecido: se recogen en una línea por año, Recuperación: días disfrutados introducidos antes de las ausencias, con el detalle de los períodos, y siguen contando como disfrutados. Los saldos no han cambiado. Cuando haya registrado esas vacaciones como ausencias, elimine la recuperación del año; si no, los días contarían dos veces.
Un empleado pagado por hora con un suplemento de vacaciones cobra sus vacaciones con cada salario: sus días se siguen aquí y nunca se pagan una segunda vez. El saldo del año figura también en cada recibo de salario.
Traspasar los acumulados de otro programa
Si el año empezó con otro programa de salarios, haga clic en Traspasar acumulados. Elija el último mes pagado por el programa anterior (Hasta el mes de) y copie, desde su diario de nóminas, el Salario AVS del año, el Salario de desempleo del año, el Salario de accidentes del año, el Salario base del año (13.º salario) y el 13.º salario ya pagado. Estos acumulados mantienen correctos los topes anuales y el 13.º salario de diciembre.
Archivar o eliminar un empleado
- Archivar marca al empleado como archivado, por ejemplo después de su salida; Terminar la salida lo hace por usted. Sus recibos se conservan. Si todavía está en servicio algún mes, la nómina lo señala (archivado, pero aún empleado este mes). Reactivar anula el archivo.
- Eliminar el empleado solo es posible si no tiene ningún recibo de salario, por ejemplo tras un error al introducirlo. Si no, archívelo: sus recibos se quedan en sus archivos diez años.
Base legal
- El número AVS se protege con medidas técnicas y organizativas, acceso limitado incluido: art. 153d de la Ley federal sobre el seguro de vejez y supervivientes (LAVS).
- El trabajador ocupado al menos 8 horas por semana en un empleador también está asegurado contra los accidentes no profesionales: art. 13, apdo. 1, de la Ordenanza sobre el seguro de accidentes (OLAA).
- Al menos cuatro semanas de vacaciones al año, cinco hasta los 20 años: art. 329a, apdo. 1, del Código de Obligaciones (CO). Durante el contrato, las vacaciones no pueden sustituirse por dinero: art. 329d, apdo. 2, CO. Para un trabajo irregular, el Tribunal Federal admite un suplemento de vacaciones pagado con el salario, si figura por separado en el contrato escrito y en cada recibo de salario (ATF 129 III 493). To Bill lo imprime en su propia línea, Indemnización de vacaciones; menciónelo también en el contrato.
- El empleador retiene el impuesto en la fuente sobre las prestaciones que paga: art. 88, apdo. 1, letra a, de la Ley federal del impuesto federal directo (LIFD). Comunica las personas sujetas al impuesto en la fuente que contrata en un plazo de 8 días: art. 5, apdo. 1, de la Ordenanza sobre el impuesto en la fuente (OIS).
- Los importes mínimos de las asignaciones familiares: CHF 215 por hijo y CHF 268 de formación al mes, art. 5 de la Ley sobre las asignaciones familiares (LAFam). Los cantones pueden prever más.