Adicionar e gerir os seus funcionários
A ficha de um funcionário contém tudo o que a folha de pagamento precisa de saber para calcular o salário e as contribuições dele. Nada é presumido por si: o que falta é assinalado na folha de pagamento.
Antes de começar
- O módulo Salários está ativado e os seus seguros estão introduzidos. Consulte Ativar os salários e Introduzir os seus seguros.
- Prepare, para cada funcionário: o cartão AVS, o contrato de trabalho, o IBAN e, se estiver sujeito ao imposto na fonte, o código da tabela e a taxa.
A lista dos funcionários
Abra Salários › Funcionários. A lista mostra o salário, a taxa de ocupação, o cantão de trabalho, o número AVS completo e o estado de cada um: Em serviço, Entrada próxima, Saiu ou Arquivado. Cada abertura da lista fica registada em seu nome no registo de acessos.
Procure um funcionário pelo nome, pelo número ou pela localidade. Os filtros (Estado, Cantão, Remuneração, Taxa de ocupação e Mais filtros) e as Vistas prontas a usar, como Por completar (IBAN ou número AVS em falta) ou Saídas este ano, reduzem a lista.
Adicionar um funcionário
Clique em Adicionar um funcionário (1).
Identidade. Introduza o Nome próprio, o Apelido, a Data de nascimento e o Sexo: determinam a idade de referência AVS e o início das contribuições. Escolha a Língua do recibo: francês, alemão, italiano ou inglês. O Número de funcionário é facultativo.
Número AVS. Copie os 13 dígitos do cartão de seguro, começando por 756. O To Bill verifica o dígito de controlo.
Morada e pagamento. Introduza a rua, o número, o código postal, a localidade e o país e, depois, o IBAN para o salário. Servem para o ficheiro de pagamento: sem localidade, país ou IBAN, o funcionário não pode figurar nele.
Emprego. Introduza a Data de entrada, a Taxa de ocupação, as Horas por semana e o Cantão de trabalho. As horas por semana são obrigatórias: a partir de 8 horas na sua empresa, o funcionário também está seguro contra os acidentes não profissionais.
Salário. Escolha Ao mês ou À hora e, depois, o montante e o 13.º salário. Consulte O salário e as suas alterações.
Preencha, se for necessário, Imposto na fonte, Abonos de família e Previdência e reforma. Ver mais abaixo.
Clique em Adicionar o funcionário, no canto superior direito.
Os campos a corrigir
Se faltar um campo obrigatório, o To Bill mostra Há campos a corrigir e marca o campo a vermelho. Um IBAN que seja um QR-IBAN é recusado: só recebe faturas QR. Introduza o IBAN habitual da conta do funcionário.
O número AVS
O número AVS é guardado cifrado. É mostrado por inteiro, tanto na lista como na ficha, a qualquer pessoa que tenha acesso aos salários (Salários · Ver ou Salários · Gerir); o IBAN para o salário também. Cada consulta da ficha fica registada em seu nome no registo de acessos, o que a ficha lembra: Cada consulta desta ficha fica registada em seu nome.
- Substituir (1) permite introduzir outro número, por exemplo depois de um erro de digitação. É necessário o direito Salários · Gerir.
O emprego
A secção Emprego contém as datas e o tempo de trabalho.
| Campo | O que altera na folha de pagamento |
|---|---|
| Data de entrada, Data de saída | O primeiro e o último mês pagos. Um mês começado ou terminado a meio é pago em proporção dos dias, à razão de 30 dias por mês. |
| Taxa de ocupação | Aparece no recibo de vencimento. O salário mensal que introduz já é o desta taxa. |
| Horas por semana | O seguro de acidentes não profissionais, a partir de 8 horas por semana. |
| Cantão de trabalho | Os montantes mínimos dos abonos de família, e o cantão proposto para o imposto na fonte. |
Quando um funcionário sai, clique em Saída, no topo da ficha dele: a saída, a liquidação final, os seguros e os documentos, passo a passo. Consulte A saída de um funcionário.
O salário e as suas alterações
O salário é um contrato, válido a partir de uma data.
| Campo | Escolha |
|---|---|
| Pago | Ao mês: um Salário mensal bruto. À hora: um Salário horário, e as horas introduzidas todos os meses na folha de pagamento. |
| 13.º salário | Sem 13.º salário, 13.º salário pago todos os meses (um duodécimo por mês), ou 13.º salário em dezembro (pago com a folha de dezembro, ou em proporção no mês da saída). |
| Férias (salário horário) | 4, 5 ou 6 semanas: pagas como suplemento em cada hora (8,33 %, 10,64 % ou 13,04 %). Ou Gozadas como férias pagas. |
Para um aumento, não altere o contrato em vigor: clique em Novo salário, escolha a data Desde, o novo montante e depois Guardar o contrato. As folhas de pagamento anteriores mantêm o salário antigo.
Um contrato já pago já não muda
Um contrato que serviu para uma folha de pagamento finalizada fica bloqueado. Se o salário mudar a meio de um mês, o contrato válido no último dia do mês aplica-se ao mês inteiro.
Imposto na fonte
Para um funcionário sujeito ao imposto na fonte, ative Sujeito ao imposto na fonte e introduza:
- a Taxa, lida na tabela cantonal conforme o código e o rendimento do funcionário;
- o Código da tabela, por exemplo B1N, e o Cantão da tabela;
- Taxa verificada para: o ano da tabela de onde vem a taxa.
O To Bill não calcula o imposto na fonte
O To Bill aplica a taxa que introduzir, sobre o salário bruto, abonos de família incluídos. Não lê as tabelas. Em cada novo ano, a folha de pagamento recorda-lhe que verifique a taxa (Taxa do imposto na fonte a confirmar). A declaração do imposto na fonte ao cantão continua a ser feita por si.
Abonos de família
Clique em Adicionar um abono para cada filho: Abono por filho ou Abono de formação, e o Montante por mês decidido pela caixa de abonos de família. O To Bill paga-os com o salário e avisa-o se um montante for inferior ao mínimo do cantão de trabalho.
Previdência e reforma
- Se o seu plano LPP funcionar com os montantes da caixa (Montantes da caixa), introduza aqui a Contribuição do funcionário por mês e a Contribuição do empregador por mês, a partir do extrato da caixa.
- Caso contrário, as contribuições seguem o seu plano. Só preencha o Salário anual seguro se a caixa considerar um montante diferente do salário do contrato × 12 (ou × 13).
- A partir dos 60 anos, aparece uma opção: Contribui para a AVS sobre todo o salário após a idade de referência. Só a ative se o funcionário o tiver pedido.
As férias
A secção Férias mantém a conta do ano: o direito, o transporte, os dias gozados e o saldo. Os dias gozados são as férias registadas como ausências, em Tempo › Ausências ou a partir desta secção. O saldo não se paga durante o emprego: só é acertado (ou descontado) no fim da relação de trabalho, na liquidação final da saída.
- Os quatro números (1) dão o Direito, o Transporte do ano anterior, as férias Gozadas e o Saldo. Por baixo, cada linha da conta mostra a sua regra: o direito em proporção dos dias de emprego num ano incompleto, o transporte calculado ou registado, os ajustes.
- Férias gozadas em … lista as férias do ano, uma por linha, com os respetivos dias. Um clique numa linha abre-a para a alterar; Ver em Tempo abre o calendário das ausências filtrado por esse funcionário. Férias que abrangem dois anos só contam aqui os dias deste ano.
- Registar férias (2) abre a janela da ausência, com o motivo Férias: o To Bill conta os dias úteis sem os fins de semana nem os feriados do cantão. Consulte As ausências da equipa.
As Condições regulam o cálculo:
- Semanas de férias por ano (contrato): vazio, o To Bill aplica o mínimo legal, 4 semanas (5 até aos 20 anos completos). Um contrato que preveja menos do que a lei é assinalado, e aplica-se a lei.
- Dias trabalhados por semana: uma semana de férias conta tantos dias como estes, por exemplo 3 dias por semana: 5 semanas = 15 dias. Vazio: 5.
- Feriados: os do cantão de trabalho, que não contam nas ausências. Em Argóvia, Friburgo, Neuchâtel e Soleura, escolha a região do funcionário.
As férias gozadas registam-se como ausências. Para o resto, clique em Corrigir o saldo e escolha o Tipo de registo:
| Tipo | O que introduz |
|---|---|
| Ajuste | Dias a mais ou a menos, por exemplo +1 para um dia oferecido, −2 para uma ausência que reduz o direito, e o motivo do ajuste, obrigatório. |
| Transporte | O Saldo transportado a 1 de janeiro, retomado do seu sistema anterior. Substitui o transporte calculado. |
Os ajustes e os transportes aparecem em Transporte e correções, com o respetivo motivo.
Os dias gozados registados antes das ausências
Os dias de férias introduzidos à mão antes da chegada das ausências não desapareceram: são retomados numa linha por ano, Retoma: dias gozados introduzidos antes das ausências, com o detalhe dos períodos, e continuam a contar como gozados. Os saldos não mudaram. Depois de registar essas férias como ausências, elimine a retoma do ano; caso contrário, os dias contariam duas vezes.
Um funcionário pago à hora com um suplemento de férias recebe as férias com cada salário: os dias dele são acompanhados aqui, nunca pagos uma segunda vez. O saldo do ano também figura em cada recibo de vencimento.
Retomar os acumulados de outro software
Se o ano começou noutro software de salários, clique em Transitar acumulados. Escolha o último mês pago pelo software anterior (Até ao mês de) e copie, a partir do diário de salários dele, o Salário AVS do ano, o Salário de desemprego do ano, o Salário de acidentes do ano, o Salário base do ano (13.º salário) e o 13.º salário já pago. Estes acumulados mantêm certos os tetos anuais e o 13.º salário de dezembro.
Arquivar ou eliminar um funcionário
- Arquivar marca o funcionário como arquivado, por exemplo depois da saída; Concluir a saída fá-lo por si. Os recibos dele mantêm-se. Se ainda estiver ao serviço num mês, a folha de pagamento assinala-o (arquivado, mas ainda empregado este mês). Reativar anula o arquivo.
- Eliminar o funcionário só é possível se ele não tiver nenhum recibo de vencimento, por exemplo depois de um erro de introdução. Caso contrário, arquive-o: os recibos dele ficam nos seus arquivos durante dez anos.
Base legal
- O número AVS é protegido por medidas técnicas e organizativas, incluindo um acesso limitado: art. 153d da Lei federal sobre o seguro de velhice e sobreviventes (LAVS).
- O trabalhador ocupado pelo menos 8 horas por semana num empregador também está seguro contra os acidentes não profissionais: art. 13, n.º 1, da Portaria sobre o seguro de acidentes (OLAA).
- Pelo menos quatro semanas de férias por ano, cinco até aos 20 anos: art. 329a, n.º 1, do Código das Obrigações (CO). Durante o contrato, as férias não podem ser substituídas por dinheiro: art. 329d, n.º 2, CO. Para um trabalho irregular, o Tribunal Federal admite um suplemento de férias pago com o salário, se figurar à parte no contrato escrito e em cada recibo de vencimento (acórdão ATF 129 III 493). O To Bill imprime-o numa linha própria, Subsídio de férias; mencione-o também no contrato.
- O empregador retém o imposto na fonte sobre as prestações que paga: art. 88, n.º 1, alínea a, da Lei federal sobre o imposto federal direto (LIFD). Comunica as pessoas sujeitas ao imposto na fonte que contrata no prazo de 8 dias: art. 5, n.º 1, da Portaria sobre o imposto na fonte (OIS).
- Os montantes mínimos dos abonos de família: CHF 215 por filho e CHF 268 de formação por mês, art. 5 da Lei federal sobre os abonos de família (LAFam). Os cantões podem prever mais.