Den Lohnlauf des Monats durchführen
Jeden Monat berechnet To Bill eine Lohnabrechnung für jede angestellte Person. Bis zum Abschluss lässt sich alles korrigieren. Ist der Lohnlauf abgeschlossen, wird er gesperrt und liefert die Lohnabrechnungen, die Zahlungsdatei und die Lohnbuchung.
Bevor Sie beginnen
- Ihre Versicherungen sind erfasst und Ihre Mitarbeitenden aktuell. Siehe Ihre Versicherungen erfassen und Mitarbeitende erfassen und verwalten.
- Halten Sie für die Personen im Stundenlohn ihre Stunden des Monats bereit.
- Die Monate werden der Reihe nach gemacht: Schliessen Sie den Vormonat vor diesem ab.
Den Monat berechnen
Öffnen Sie Löhne. Die Seite listet Ihre Lohnläufe auf, den neuesten zuoberst. Nächster Lohnlauf zeigt den Monat, der ansteht.
Klicken Sie auf Neuer Lohnlauf (1), wählen Sie den Monat und klicken Sie auf Berechnen.
Der Lohnlauf öffnet sich als Entwurf. Jede Person, die im Monat angestellt war, hat darin ihre Lohnabrechnung.
Oben auf der Seite Löhne erinnern Hinweise an Offenes: einen abzuschliessenden Austritt, Ausgaben, die Ihren Mitarbeitenden zurückzuerstatten sind. Öffnen führt dorthin.
Einen Lohnlauf suchen und filtern Sie in der Leiste über der Liste nach Monat, nach Status (Entwurf oder abgeschlossen), nach Brutto oder nach ausbezahltem Betrag.
Die Prüfungen lesen
Oben im Lohnlauf stehen vier Zahlen: Bruttolöhne, Auszuzahlen, Arbeitgeberbeiträge und Kosten für das Unternehmen. Darunter die Prüfungen (1):
| Stufe | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Blockierend | Der Lohnlauf lässt sich nicht abschliessen: Es fehlt eine Angabe, die das Gesetz verlangt. Zum Beispiel die Stunden einer Person im Stundenlohn, ihre Stunden pro Woche, ein Quellensteuersatz, ein Vertrag oder ein Auszahlungsbetrag von null. |
| Zu prüfen | Der Lohnlauf lässt sich abschliessen, aber schauen Sie hin: keine AHV-Nummer oder IBAN, Nettolohn, der sich um mehr als 20 % ändert, Quellensteuersatz für das Jahr nicht geprüft, Zulage unter dem kantonalen Minimum. |
| Hinweis | Eine Erklärung: anteilig bezahlter Monat, ALV-Höchstbetrag erreicht, Person mit weniger als 8 Stunden pro Woche, Buchhaltung extern geführt. |
Klicken Sie in einer Prüfung auf den Namen einer Person, um ihren Datensatz zu öffnen. Solange ein Punkt blockierend ist, bleibt Abschliessen (2) grau: «Beheben Sie die blockierenden Punkte (in den Personaldaten oder in den Eingaben des Monats) und rechnen Sie neu.»
Stunden und variable Lohnbestandteile erfassen
Klicken Sie unter Lohnabrechnungen auf die Person. Ihre Abrechnung öffnet sich rechts.
Erfassen Sie unter Dieser Monat, was sich in diesem Monat ändert (1):
Eingabe Was sie bewirkt Gearbeitete Stunden Nur bei Stundenlohn: Stunden × Stundenlohn, plus Ferienzuschlag. Überstunden Ein Betrag in CHF, den Sie selbst nach dem Vertrag berechnen. Beitragspflichtig. Bonus Ein Betrag in CHF. Beitragspflichtig; erscheint separat auf dem Lohnausweis. Effektive Spesen, Pauschalspesen Mit dem Lohn vergütet, ohne Beiträge. Am Jahresende geben Sie an, wo sie auf dem Lohnausweis erscheinen. Übriger Abzug und Grund des Abzugs Vom Nettolohn abgezogen: zurückbezahlter Vorschuss, Lohnpfändung, Miete… Klicken Sie unten in der Abrechnung auf Speichern und neu rechnen. Abrechnung und Prüfungen werden aktualisiert. Die Pfeile oben in der Abrechnung wechseln zur nächsten Person.
Ist eine Angabe der Person zu korrigieren, etwa ihre Stunden pro Woche oder ihre IBAN? Korrigieren Sie sie unter Löhne › Mitarbeitende, kehren Sie zum Lohnlauf zurück und klicken Sie auf Neu rechnen.
Die Absenzen des Monats
Unter jeder Person der Liste Lohnabrechnungen zeigt der Lohnlauf ihre in Zeit › Absenzen erfassten Absenzen des Monats nach Grund, zum Beispiel «Krankheit: 2 T.» oder «Militär- oder Zivildienst: 5 T.». Das ist eine Information zur Kontrolle der Abrechnung: To Bill kürzt den Lohn bei unbezahltem Urlaub nicht und berechnet weder die Erwerbsersatzentschädigung (EO) noch die Taggelder bei Krankheit oder Unfall. Siehe Die Absenzen des Teams.
Die Familienzulagen
Die Zulagen aus dem Datensatz der Person werden mit dem Lohn ausbezahlt. Sie kommen auf der Abrechnung zum Bruttolohn hinzu, unterliegen aber weder der AHV noch dem UVG. Für einen unvollständigen Monat werden sie ganz ausbezahlt: Prüfen Sie die Verfügung der Kasse.
Abschliessen
Wenn kein blockierender Punkt mehr übrig ist, klicken Sie auf Abschliessen.
Wählen Sie den Zahltag: Er datiert die Lohnabrechnungen und die Buchung. Standardmässig der 25. des Monats.
Prüfen Sie den Betrag Auszuzahlen und klicken Sie dann auf Abschliessen.
To Bill berechnet den Lohnlauf ein letztes Mal. Hat sich seit Ihrer Durchsicht eine Zahl geändert, zum Beispiel weil der Datensatz einer Person inzwischen bearbeitet wurde, lehnt es ab: «Die Daten haben sich seit der letzten Berechnung geändert: Rechnen Sie den Lohnlauf vor dem Abschluss neu.»
Ist der Lohnlauf abgeschlossen, ist er Gesperrt: Seine Abrechnungen ändern sich nicht mehr. Sie können dann:
- die Lohnabrechnungen herunterladen: Lohnabrechnungen (PDF). Siehe Die Lohnabrechnungen;
- die Zahlungsdatei erstellen: Zahlungsdatei. Siehe Die Löhne auszahlen.
Ein abgeschlossener Lohnlauf lässt sich weder ändern noch wieder öffnen noch löschen: Ein Fehler wird mit einem Korrekturlauf korrigiert (siehe unten). Ein Entwurf hingegen wird mit dem Papierkorbsymbol gelöscht, Entwurf löschen: Seine Eingaben des Monats werden entfernt.
Der Austrittsmonat einer Person
Die Abrechnung einer Person, die diesen Monat austritt, übernimmt ihre Schlussabrechnung: Ferienauszahlung beim Austritt, Überstunden, Bonuszahlung, Abzüge, jede mit ihrer Regel. Sie wird auf der Seite Austritt der Person festgelegt. Siehe Austritt von Mitarbeitenden.
Einen abgeschlossenen Monat korrigieren
Ein vergessener Bonus, ein falsch erfasster Lohn, ein falscher Quellensteuersatz: Der abgeschlossene Monat bleibt, wie er ist, und ein Korrekturlauf berechnet die Differenz zwischen dem Monat, wie er hätte sein sollen, und dem, was ausbezahlt wurde, Sozialversicherungen und Quellensteuer inbegriffen.
Klicken Sie unter Löhne auf Korrekturlauf.
Wählen Sie den Zu korrigierender Monat, kreuzen Sie die Betroffene Mitarbeitende an und geben Sie den Grund an: Er steht auf der Korrekturabrechnung, zum Beispiel «Bonus März vergessen». Klicken Sie auf Korrektur erstellen.
Die Korrektur öffnet sich als Entwurf, mit Korrektur Nr. 1 und ihrem Grund. Öffnen Sie die Abrechnung der Person: Erfassen Sie unter Der Monat, wie er hätte sein sollen die korrekten Beträge des Monats, nicht die Differenz. Zum Beispiel Bonuszahlung: 800. Für einen anderen Lohn oder Satz Korrekter Monatslohn oder Korrekter Quellensteuersatz; leer bleibt der Vertrag.
Klicken Sie auf Speichern und neu berechnen. Unter Differenzen zeigt jede Zeile, was Bezahlt wurde, was Korrekt ist und die Differenz.
Schliessen Sie die Korrektur wie einen Lohnlauf ab. Sie wird verbucht (eine Differenzbuchung) und mit einer Zahlungsdatei bezahlt, wie ein Lohnlauf.
Oben in der Korrektur fassen Differenz Bruttolohn, Zu bezahlende Differenz, Differenz Arbeitgeberbeiträge und Differenz Kosten die Korrektur zusammen. Senkt die Korrektur einen bereits bezahlten Lohn, zeigt Von Mitarbeitenden zurückzufordern, was sie zurückzahlen muss. Person hinzufügen und Entfernen ändern die Personen der Korrektur, solange sie ein Entwurf ist. Pro Monat gibt es nur eine Korrektur im Entwurf.
Eine Zahlung nach dem Austritt einer Person, zum Beispiel eine später beschlossene Bonuszahlung, erfolgt ebenfalls mit einer Korrektur des Austrittsmonats: Zahlung nach Austritt in den Personaldaten.
Die Lohnbuchung
Wird die Buchhaltung in To Bill geführt, erstellt der Lohnlauf beim Abschluss eine Buchung: Eine ausgeglichene Buchung für den Monat, per Zahltag. Der Entwurf zeigt unter Lohnbuchung bereits eine Vorschau davon.
| Konto | Was darauf gebucht wird |
|---|---|
| 5000 | Die Bruttolöhne |
| 5700 | Der Sozialversicherungsaufwand des Arbeitgebers: AHV/ALV, Familienzulagen, BVG, UVG, KTG |
| 5800 | Die vergüteten Spesen |
| 2270 | Die Verbindlichkeiten gegenüber AHV-Ausgleichskasse, Familienausgleichskasse, Pensionskasse und Versicherern |
| 2279 | Die abgezogene Quellensteuer |
| 1020 | Die ausbezahlten Nettolöhne, auf Ihrem Bankkonto |
Die Buchung trägt die Referenz SAL-, gefolgt vom Monat. Buchung öffnen zeigt sie im Journal; der Lohnlauf ist ihr Beleg.
- Die Buchhaltung wird nicht in To Bill geführt: Der Lohnlauf zeigt es an (Buchhaltung extern) und erstellt keine Buchung. Geben Sie die Abrechnungen Ihrem Treuhänder weiter.
- Buchung nicht erstellt: zum Beispiel weil eine Lohnbuchung dieses Monats schon in der Buchhaltung ist, aus einer anderen Software importiert. Der Lohnlauf bleibt abgeschlossen. Beheben Sie die Ursache und klicken Sie dann auf Erneut buchen.
- Die Verbindlichkeit gegenüber der Pensionskasse teilt sich das Konto 2270 mit anderen Versicherern: Der Lohnlauf weist Sie darauf hin, denn der Anhang der Jahresrechnung muss diese Verbindlichkeit gesondert zeigen. Geben Sie ihr in Ihrem Kontenplan ein eigenes Konto.
Rechtsgrundlage
- Der Arbeitgeber übergibt dem Arbeitnehmer eine schriftliche Lohnabrechnung: Art. 323b Abs. 1 OR.
- Die Lohnabrechnungen sind Buchungsbelege und werden zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f OR.
- Der Arbeitgeber zieht die Beiträge der Arbeitnehmer vom Lohn ab und entrichtet sie zusammen mit seinen eigenen: Art. 14 Abs. 1 AHVG, Art. 66 Abs. 3 BVG, Art. 91 Abs. 3 UVG.
- Der Anhang der Jahresrechnung nennt die Verbindlichkeiten gegenüber Vorsorgeeinrichtungen: Art. 959c Abs. 2 Ziff. 7 OR.