Hacer la nómina del mes
Cada mes, To Bill calcula un recibo de salario por cada empleado en servicio. Todo se puede corregir hasta la finalización. Una vez finalizada, la nómina queda bloqueada y produce los recibos de salario, el archivo de pago y el asiento de salarios.
Antes de empezar
- Sus seguros están introducidos y sus empleados están al día. Consulte Introducir sus seguros y Añadir y gestionar sus empleados.
- Para los empleados pagados por hora, tenga a mano sus horas del mes.
- Los meses se hacen en orden: finalice el mes anterior antes que este.
Calcular el mes
Abra Salarios. La página muestra sus nóminas, la más reciente arriba. Próxima nómina indica el mes que toca.
Haga clic en Nueva nómina (1), elija el Mes y haga clic en Calcular.
La nómina se abre en Borrador. Cada empleado en servicio durante el mes tiene en ella su recibo de salario.
Arriba en la página Salarios, unos avisos recuerdan lo que está pendiente: la salida de un empleado por terminar, gastos que hay que reembolsar a sus empleados. Abrir lleva hasta ellos.
Una nómina se busca y se filtra por mes, por estado (borrador o finalizada), por bruto o por importe pagado, en la barra situada encima de la lista.
Leer los controles
Arriba en la nómina, cuatro cifras: Salarios brutos, A pagar, Cargas del empleador y Coste para la empresa. Debajo, los Controles (1):
| Nivel | Lo que significa |
|---|---|
| Bloqueante | La nómina no puede finalizarse: falta un dato que exige la ley. Por ejemplo, las horas de un empleado pagado por hora, sus horas por semana, una tasa del impuesto en la fuente, un contrato, o un importe a pagar nulo. |
| Por revisar | La nómina puede finalizarse, pero revise: falta el número AVS o el IBAN, el salario neto cambia más de un 20 %, la tasa del impuesto en la fuente no está verificada para el año, una asignación es inferior al mínimo cantonal. |
| Nota | Una explicación: mes pagado a prorrata, tope del seguro de desempleo (AC) alcanzado, empleado con menos de 8 horas por semana, contabilidad llevada en otro lugar. |
Haga clic en el nombre de un empleado en un control para abrir su ficha. Mientras haya un punto bloqueante, Finalizar (2) sigue desactivado: Corrija los puntos bloqueantes (en la ficha del empleado o en los datos del mes) y vuelva a calcular.
Introducir las horas y las variables del mes
En Recibos de salario, haga clic en el empleado. Su ficha se abre a la derecha.
En Este mes, introduzca lo que cambia este mes (1):
Dato Lo que hace Horas trabajadas Solo para un salario por hora: horas × salario por hora, más el suplemento de vacaciones. Horas extra Un importe en CHF, que usted calcula según el contrato. Sujeto a cotizaciones. Bonificación Un importe en CHF. Sujeto a cotizaciones; figura por separado en el certificado de salario. Gastos efectivos, Gastos a tanto alzado Se reembolsan con el salario, sin cotizaciones. A final de año, usted indica dónde van en el certificado. Otra retención y Motivo de la retención Se retiene del neto: anticipo devuelto, embargo de salario, alquiler… Haga clic en Guardar y recalcular, al pie de la ficha. La ficha y los controles se actualizan. Las flechas de arriba de la ficha pasan al empleado siguiente.
¿Hay que corregir un dato del empleado, como sus horas por semana o su IBAN? Corríjalo en Salarios › Empleados, vuelva a la nómina y haga clic en Volver a calcular.
Las ausencias del mes
Bajo cada empleado de la lista Recibos de salario, la nómina indica sus ausencias del mes registradas en Tiempo › Ausencias, por motivo, por ejemplo «Enfermedad: 2 d» o «Servicio militar o civil: 5 d». Es una información para comprobar el recibo: To Bill no reduce el salario por un permiso no retribuido y no calcula las indemnizaciones por pérdida de ganancia (APG) ni las indemnizaciones diarias por enfermedad o accidente. Consulte Las ausencias del equipo.
Las asignaciones familiares
Las asignaciones de la ficha del empleado se pagan con el salario. Se suman al salario bruto en el recibo, pero no están sujetas ni a la AVS ni a la LAA. En un mes incompleto se pagan enteras: compruebe la decisión de la caja.
Finalizar
Cuando no quede ningún punto bloqueante, haga clic en Finalizar.
Elija la Fecha de pago: fecha los recibos de salario y el asiento. Por defecto, el 25 del mes.
Compruebe el importe A pagar y haga clic en Finalizar.
To Bill vuelve a calcular la nómina una última vez. Si una cifra ha cambiado desde su revisión, por ejemplo porque se ha modificado mientras tanto la ficha de un empleado, se niega: Los datos han cambiado desde el último cálculo: vuelva a calcular la nómina antes de finalizarla.
Una vez finalizada, la nómina queda Bloqueada: sus recibos ya no cambian. Entonces puede:
- descargar los recibos de salario: Recibos (PDF). Consulte Los recibos de salario;
- crear el archivo de pago: Archivo de pago. Consulte Pagar los salarios.
Una nómina finalizada ya no se modifica, no se vuelve a abrir y no se elimina: un error se corrige con una nómina de corrección (véase más abajo). Un borrador, en cambio, se elimina con el icono de la papelera, Eliminar el borrador: se borran sus datos del mes.
El mes de la salida de un empleado
El recibo de un empleado que se va este mes incluye su liquidación final: vacaciones pagadas a la salida, horas extra, bonificaciones, retenciones, cada una con su regla. Se resuelve en la página Salida del empleado. Consulte La salida de un empleado.
Corregir un mes finalizado
Una bonificación olvidada, un salario mal introducido, una tasa del impuesto en la fuente errónea: el mes finalizado se queda como está, y una Nómina de corrección calcula la diferencia entre el mes tal como debería haber sido y lo que se pagó, seguros sociales e impuesto en la fuente incluidos.
En Salarios, haga clic en Nómina de corrección.
Elija el Mes que corregir, marque los Empleados afectados e indique el Motivo: se imprime en el recibo de corrección, por ejemplo «Bonificación de marzo olvidada». Haga clic en Crear la corrección.
La corrección se abre en borrador, con Corrección n.º 1 y su motivo. Abra la ficha del empleado: en El mes tal como debería haber sido, introduzca los importes correctos del mes, no la diferencia. Por ejemplo, Bonificación: 800. Para otro salario u otra tasa, Salario mensual correcto o Tipo correcto del impuesto en la fuente; si queda vacío, se conserva el contrato.
Haga clic en Guardar y recalcular. En Diferencias, cada línea muestra lo Pagado, lo Correcto (lo que se debía) y la Diferencia.
Finalice la corrección como una nómina. Se contabiliza (un asiento de diferencia) y se paga con un archivo de pago, como una nómina.
Arriba en la corrección, Diferencia de salario bruto, Diferencia por pagar, Diferencia de cargas patronales y Diferencia de coste resumen la corrección. Si la corrección reduce un salario ya pagado, Por recuperar del empleado indica lo que debe devolver. Añadir un empleado y Quitar cambian los empleados de la corrección mientras esté en borrador. Una sola corrección en borrador por mes.
Un pago después de la salida de un empleado, por ejemplo una bonificación decidida más tarde, también se hace con una corrección del mes de la baja: Pago tras la salida, en la ficha del empleado.
El asiento de salarios
Si la contabilidad se lleva en To Bill, la nómina registra un asiento al finalizar: Un asiento cuadrado para el mes, con la fecha de pago. El borrador ya muestra su vista previa, en Asiento de salarios.
| Cuenta | Lo que va en ella |
|---|---|
| 5000 | Los salarios brutos |
| 5700 | Las cargas sociales del empleador: AVS/AC, asignaciones familiares, LPP, LAA, IJM |
| 5800 | Los gastos reembolsados |
| 2270 | Las deudas con la caja AVS, la caja de asignaciones familiares, la caja de pensiones y los aseguradores |
| 2279 | El impuesto en la fuente retenido |
| 1020 | Los salarios netos pagados, en su cuenta bancaria |
El asiento lleva la referencia SAL- seguida del mes. Abrir el asiento lo muestra en el diario; la nómina es su justificante.
- La contabilidad no se lleva en To Bill: la nómina lo indica (Contabilidad en otro lugar) y no registra ningún asiento. Envíe los recibos a su fiduciario.
- Asiento no registrado: por ejemplo, porque ya hay en los libros un asiento de salarios de ese mes, importado desde otro programa. La nómina sigue finalizada. Corrija la causa y haga clic en Registrar de nuevo.
- La deuda con la caja de pensiones comparte la cuenta 2270 con otros aseguradores: la nómina se lo indica, porque el anexo de las cuentas anuales debe mostrar esta deuda por separado. Dele su propia cuenta en su plan contable.
Base legal
- El empleador entrega al trabajador una liquidación del salario: art. 323b, apdo. 1, del Código de Obligaciones (CO).
- Los recibos de salario son justificantes contables y se conservan durante diez años: art. 958f CO.
- El empleador retiene del salario las cotizaciones de los asalariados y las ingresa con las suyas: art. 14, apdo. 1, de la Ley federal sobre el seguro de vejez y supervivientes (LAVS), art. 66, apdo. 3, de la Ley federal sobre la previsión profesional (LPP), art. 91, apdo. 3, de la Ley federal sobre el seguro de accidentes (LAA).
- El anexo de las cuentas anuales indica las deudas con las instituciones de previsión: art. 959c, apdo. 2, n.º 7, CO.