Processar os salários do mês
Todos os meses, o To Bill calcula um recibo de vencimento por funcionário ao serviço. Tudo continua corrigível até à finalização. Depois de finalizada, a folha de pagamento fica bloqueada e dá origem aos recibos de vencimento, ao ficheiro de pagamento e ao lançamento de salários.
Antes de começar
- Os seus seguros estão introduzidos e os seus funcionários estão atualizados. Consulte Introduzir os seus seguros e Adicionar e gerir os seus funcionários.
- Para os funcionários pagos à hora, tenha à mão as horas do mês.
- Os meses fazem-se por ordem: finalize o mês anterior antes deste.
Calcular o mês
Abra Salários. A página lista as suas folhas de pagamento, a mais recente no topo. Próxima folha indica o mês a processar.
Clique em Nova folha (1), escolha o Mês e clique em Calcular.
A folha abre-se em Rascunho. Cada funcionário ao serviço durante o mês tem lá o seu recibo de vencimento.
No topo da página Salários, alguns avisos recordam o que está pendente: uma saída de funcionário por concluir, despesas a reembolsar aos seus funcionários. Abrir leva até lá.
Uma folha de pagamento pesquisa-se e filtra-se por mês, por estado (rascunho ou finalizada), pelo bruto ou pelo montante pago, na barra por cima da lista.
Ler os controlos
No topo da folha, quatro números: Salários brutos, A pagar, Encargos do empregador e Custo para a empresa. Por baixo, os Controlos (1):
| Nível | O que significa |
|---|---|
| Bloqueante | A folha não pode ser finalizada: falta um dado que a lei exige. Por exemplo as horas de um funcionário pago à hora, as horas por semana dele, uma taxa de imposto na fonte, um contrato, ou um montante a pagar nulo. |
| A verificar | A folha pode ser finalizada, mas veja: falta o número AVS ou o IBAN, o salário líquido muda mais de 20 %, a taxa do imposto na fonte não está verificada para o ano, um abono é inferior ao mínimo cantonal. |
| Nota | Uma explicação: mês pago em proporção, teto do seguro de desemprego atingido, funcionário com menos de 8 horas por semana, contabilidade feita noutro lado. |
Clique no nome de um funcionário num controlo para abrir a ficha dele. Enquanto houver um ponto bloqueante, Finalizar (2) fica a cinzento: Corrija os pontos bloqueantes (na ficha do funcionário ou nos dados do mês) e volte a calcular.
Introduzir as horas e as variáveis do mês
Em Recibos de vencimento, clique no funcionário. O recibo dele abre-se à direita.
Em Este mês, introduza o que muda neste mês (1):
Dado O que faz Horas trabalhadas Só para um salário horário: horas × salário horário, mais o suplemento de férias. Horas extraordinárias Um Montante em CHF, a calcular por si segundo o contrato. Sujeito a contribuições. Bónus Um montante em CHF. Sujeito a contribuições; figura à parte no certificado de salário. Despesas efetivas, Despesas fixas Reembolsadas com o salário, sem contribuições. No fim do ano, indique para onde vão no certificado. Outro desconto e Motivo do desconto Retido sobre o líquido: adiantamento reembolsado, penhora de salário, renda… Clique em Guardar e recalcular, no fundo do recibo. O recibo e os controlos atualizam-se. As setas no topo do recibo passam para o funcionário seguinte.
Um dado do funcionário a corrigir, como as horas por semana ou o IBAN? Corrija-o em Salários › Funcionários, volte à folha e clique em Voltar a calcular.
As ausências do mês
Por baixo de cada funcionário da lista Recibos de vencimento, a folha indica as ausências do mês registadas em Tempo › Ausências, por motivo, por exemplo «Doença: 2 d» ou «Serviço militar ou civil: 5 d». É uma informação para verificar o recibo: o To Bill não reduz o salário por uma licença sem vencimento e não calcula as prestações por perda de ganho (APG) nem os subsídios diários de doença ou de acidente. Consulte As ausências da equipa.
Os abonos de família
Os abonos da ficha do funcionário são pagos com o salário. Somam-se ao salário bruto no recibo, mas não estão sujeitos nem à AVS nem à LAA. Num mês incompleto, são pagos por inteiro: verifique a decisão da caixa.
Finalizar
Quando já não houver pontos bloqueantes, clique em Finalizar.
Escolha a Data de pagamento: data os recibos de vencimento e o lançamento. Por predefinição, o dia 25 do mês.
Verifique o montante A pagar e clique em Finalizar.
O To Bill recalcula a folha uma última vez. Se um número tiver mudado desde a sua revisão, por exemplo porque uma ficha de funcionário foi alterada entretanto, recusa: Os dados mudaram desde o último cálculo: volte a calcular a folha antes de a finalizar.
Depois de finalizada, a folha fica Bloqueada: os recibos dela já não mudam. Pode então:
- descarregar os recibos de vencimento: Recibos (PDF). Consulte Os recibos de vencimento;
- criar o ficheiro de pagamento: Ficheiro de pagamento. Consulte Pagar os salários.
Uma folha finalizada já não se altera, não se reabre e não se elimina: um erro corrige-se com uma folha de correção (ver abaixo). Um rascunho, esse, elimina-se com o ícone do caixote do lixo, Eliminar o rascunho: os dados do mês dele são apagados.
O mês da saída de um funcionário
O recibo de um funcionário que sai este mês retoma a liquidação final dele: férias pagas na saída, horas extraordinárias, bónus, descontos, cada um com a sua regra. Esta liquidação acerta-se na página Saída do funcionário. Consulte A saída de um funcionário.
Corrigir um mês finalizado
Um bónus esquecido, um salário mal introduzido, uma taxa de imposto na fonte errada: o mês finalizado fica como está, e uma Folha de correção calcula a diferença entre o mês tal como deveria ter sido e o que foi pago, seguros sociais e imposto na fonte incluídos.
Em Salários, clique em Folha de correção.
Escolha o Mês a corrigir, assinale os Funcionários abrangidos e indique o Motivo: é impresso no recibo de correção, por exemplo «Bónus de março esquecido». Clique em Criar a correção.
A correção abre-se em rascunho, com Correção n.º 1 e o respetivo motivo. Abra o recibo do funcionário: em O mês tal como deveria ter sido, introduza os montantes corretos do mês, não a diferença. Por exemplo Bónus: 800. Para outro salário ou outra taxa, Salário mensal correto ou Taxa correta do imposto na fonte; vazio, mantém-se o contrato.
Clique em Guardar e recalcular. Em Diferenças, cada linha mostra o que foi Pago, o que é Correto e a Diferença.
Finalize a correção como uma folha de pagamento. É contabilizada (um lançamento de diferença) e paga com um ficheiro de pagamento, como uma folha de pagamento.
No topo da correção, Diferença de salário bruto, Diferença a pagar, Diferença de encargos patronais e Diferença de custo resumem a correção. Se a correção baixar um salário já pago, A recuperar do funcionário indica o que ele tem de devolver. Adicionar um funcionário e Retirar alteram os funcionários da correção enquanto estiver em rascunho. Só pode haver uma correção em rascunho por mês.
Um pagamento depois da saída de um funcionário, por exemplo um bónus decidido mais tarde, também se faz com uma correção do mês de saída: Pagamento após a saída, na ficha do funcionário.
O lançamento de salários
Se a contabilidade for feita no To Bill, a folha regista um lançamento na finalização: Um lançamento equilibrado para o mês, com a data de pagamento. O rascunho já mostra a pré-visualização dele, em Lançamento de salários.
| Conta | O que lá entra |
|---|---|
| 5000 | Os salários brutos |
| 5700 | Os encargos sociais do empregador: AVS/AC, abonos de família, LPP, LAA, IJM |
| 5800 | As despesas reembolsadas |
| 2270 | As dívidas à caixa AVS, à caixa de abonos de família, à caixa de pensões e aos seguradores |
| 2279 | O imposto na fonte retido |
| 1020 | Os salários líquidos pagos, na sua conta bancária |
O lançamento tem a referência SAL- seguida do mês. Abrir o lançamento mostra-o no diário; a folha de pagamento é o comprovativo dele.
- A contabilidade não é feita no To Bill: a folha indica-o (Contabilidade noutro lado) e não regista nenhum lançamento. Entregue os recibos ao seu fiduciário.
- Lançamento não efetuado: por exemplo porque já existe nos livros um lançamento de salários deste mês, importado de outro software. A folha continua finalizada. Corrija a causa e clique em Lançar de novo.
- A dívida à caixa de pensões partilha a conta 2270 com outros seguradores: a folha assinala-o, porque o anexo das contas tem de mostrar essa dívida à parte. Dê-lhe uma conta própria no seu plano de contas.
Base legal
- O empregador entrega ao trabalhador um recibo de salário: art. 323b, n.º 1, do Código das Obrigações (CO).
- Os recibos de vencimento são comprovativos contabilísticos, conservados durante dez anos: art. 958f CO.
- O empregador retém as contribuições dos trabalhadores no salário e entrega-as com as suas: art. 14, n.º 1, da Lei federal sobre o seguro de velhice e sobreviventes (LAVS), art. 66, n.º 3, da Lei federal sobre a previdência profissional (LPP), art. 91, n.º 3, da Lei federal sobre o seguro de acidentes (LAA).
- O anexo das contas indica as dívidas às instituições de previdência: art. 959c, n.º 2, ponto 7, CO.