Faire la paie du mois
Chaque mois, To Bill calcule une fiche de salaire par employé en service. Tout reste corrigeable jusqu’à la finalisation. Une fois finalisée, la paie est verrouillée et donne les fiches de salaire, le fichier de paiement et l’écriture de salaires.
Avant de commencer
- Vos assurances sont saisies et vos employés sont à jour. Voir Saisir vos assurances et Ajouter et gérer vos employés.
- Pour les employés payés à l’heure, ayez sous la main leurs heures du mois.
- Les mois se font dans l’ordre : finalisez le mois précédent avant celui-ci.
Calculer le mois
Ouvrez Salaires. La page liste vos paies, la plus récente en haut. Prochaine paie indique le mois à faire.
Cliquez sur Nouvelle paie (1), choisissez le Mois, puis cliquez sur Calculer.
La paie s’ouvre en Brouillon. Chaque employé en service pendant le mois y a sa fiche de salaire.
En haut de la page Salaires, des avis rappellent ce qui attend : un départ d’employé à terminer, des dépenses à rembourser à vos employés. Ouvrir y mène.
Une paie se recherche et se filtre par mois, par état (brouillon ou finalisée), par brut ou par montant versé, dans la barre au-dessus de la liste.
Lire les contrôles
En haut de la paie, quatre chiffres : Salaires bruts, À verser, Charges patronales et Coût pour l’entreprise. Dessous, les Contrôles (1) :
| Niveau | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Bloquant | La paie ne peut pas être finalisée : il manque une donnée que la loi demande. Par exemple les heures d’un employé payé à l’heure, ses heures par semaine, un taux d’impôt à la source, un contrat, ou un montant à verser nul. |
| À vérifier | La paie peut être finalisée, mais regardez : pas de numéro AVS ou d’IBAN, salaire net qui change de plus de 20 %, taux d’impôt à la source pas vérifié pour l’année, allocation inférieure au minimum cantonal. |
| Remarque | Une explication : mois payé au prorata, plafond AC atteint, employé de moins de 8 heures par semaine, comptabilité tenue ailleurs. |
Cliquez sur le nom d’un employé dans un contrôle pour ouvrir sa fiche. Tant qu’un point est bloquant, Finaliser (2) reste grisé : Corrigez les points bloquants (dans la fiche de l’employé ou dans les saisies du mois), puis recalculez.
Saisir les heures et les variables du mois
Dans Fiches de salaire, cliquez sur l’employé. Sa fiche s’ouvre à droite.
Sous Ce mois, saisissez ce qui change ce mois-ci (1) :
Saisie Ce qu’elle fait Heures travaillées Pour un salaire horaire seulement : heures × salaire horaire, plus le supplément de vacances. Heures supplémentaires Un montant en CHF, à calculer vous-même selon le contrat. Soumis aux cotisations. Bonus Un montant en CHF. Soumis aux cotisations ; figure à part sur le certificat de salaire. Frais effectifs, Frais forfaitaires Remboursés avec le salaire, sans cotisations. En fin d’année, vous indiquez où ils vont sur le certificat. Autre retenue et Motif de la retenue Retenu sur le net : avance remboursée, saisie de salaire, loyer… Cliquez sur Enregistrer et recalculer, en bas de la fiche. La fiche et les contrôles se mettent à jour. Les flèches en haut de la fiche passent à l’employé suivant.
Une donnée de l’employé à corriger, comme ses heures par semaine ou son IBAN ? Corrigez-la dans Salaires › Employés, revenez à la paie, puis cliquez sur Recalculer.
Les absences du mois
Sous chaque employé de la liste Fiches de salaire, la paie indique ses absences du mois enregistrées dans Temps › Absences, par motif, par exemple « Maladie : 2 j » ou « Service militaire ou civil : 5 j ». C’est une information pour vérifier la fiche : To Bill ne réduit pas le salaire d’un congé non payé et ne calcule pas les allocations pour perte de gain (APG) ni les indemnités journalières maladie ou accident. Voir Les absences de l’équipe.
Les allocations familiales
Les allocations de la fiche de l’employé sont versées avec le salaire. Elles s’ajoutent au salaire brut sur la fiche, mais ne sont soumises ni à l’AVS ni à la LAA. Pour un mois incomplet, elles sont versées en entier : vérifiez la décision de la caisse.
Finaliser
Quand il ne reste aucun point bloquant, cliquez sur Finaliser.
Choisissez le Jour de paiement : il date les fiches de salaire et l’écriture. Par défaut, le 25 du mois.
Vérifiez le montant À verser, puis cliquez sur Finaliser.
To Bill recalcule la paie une dernière fois. Si un chiffre a changé depuis votre relecture, par exemple parce qu’une fiche d’employé a été modifiée entre-temps, il refuse : Les données ont changé depuis le dernier calcul : recalculez la paie avant de la finaliser.
Une fois finalisée, la paie est Verrouillée : ses fiches ne changent plus. Vous pouvez alors :
- télécharger les fiches de salaire : Fiches de salaire (PDF). Voir Les fiches de salaire ;
- créer le fichier de paiement : Fichier de paiement. Voir Payer les salaires.
Une paie finalisée ne se modifie plus, ne se rouvre pas et ne se supprime pas : une erreur se corrige par une paie de correction (voir ci-dessous). Un brouillon, lui, se supprime avec l’icône de la corbeille, Supprimer le brouillon : ses saisies du mois sont effacées.
Le mois du départ d’un employé
La fiche d’un employé qui part ce mois-ci reprend son décompte final : vacances payées à la sortie, heures supplémentaires, bonus, retenues, chacune avec sa règle. Il se règle sur la page Départ de l’employé. Voir Le départ d’un employé.
Corriger un mois finalisé
Un bonus oublié, un salaire mal saisi, un taux d’impôt à la source faux : le mois finalisé reste tel quel, et une paie de correction calcule la différence entre le mois tel qu’il aurait dû être et ce qui a été versé, assurances sociales et impôt à la source compris.
Dans Salaires, cliquez sur Paie de correction.
Choisissez le Mois à corriger, cochez les Employés concernés et indiquez le Motif : il s’imprime sur la fiche de correction, par exemple « Bonus de mars oublié ». Cliquez sur Créer la correction.
La correction s’ouvre en brouillon, avec Correction n° 1 et son motif. Ouvrez la fiche de l’employé : sous Le mois tel qu’il aurait dû être, saisissez les montants corrects du mois, pas la différence. Par exemple Bonus : 800. Pour un autre salaire ou un autre taux, Salaire mensuel correct ou Taux d’impôt à la source correct ; vide, le contrat est gardé.
Cliquez sur Enregistrer et recalculer. Sous Différences, chaque ligne montre ce qui a été Versé, ce qui est Dû et la Différence.
Finalisez la correction comme une paie. Elle se comptabilise (une écriture de différence) et se paie avec un fichier de paiement, comme une paie.
En haut de la correction, Différence de salaire brut, Différence à verser, Différence de charges patronales et Différence de coût résument la correction. Si la correction baisse un salaire déjà versé, À récupérer auprès de l’employé indique ce qu’il doit rendre. Ajouter un employé et Retirer changent les employés de la correction tant qu’elle est en brouillon. Une seule correction en brouillon par mois.
Un paiement après le départ d’un employé, par exemple un bonus décidé plus tard, se fait aussi par une correction du mois de sortie : Paiement après sortie, sur la fiche de l’employé.
L’écriture de salaires
Si la comptabilité est tenue dans To Bill, la paie passe une écriture à la finalisation : une écriture équilibrée pour le mois, datée du jour de paiement. Le brouillon en montre déjà l’aperçu, dans Écriture de salaires.
| Compte | Ce qui y va |
|---|---|
| 5000 | Les salaires bruts |
| 5700 | Les charges sociales de l’employeur : AVS/AC, allocations familiales, LPP, LAA, IJM |
| 5800 | Les frais remboursés |
| 2270 | Les dettes envers la caisse AVS, la caisse d’allocations familiales, la caisse de pension et les assureurs |
| 2279 | L’impôt à la source retenu |
| 1020 | Les salaires nets versés, sur votre compte bancaire |
L’écriture porte la référence SAL- suivie du mois. Ouvrir l’écriture l’affiche dans le journal ; la paie est sa pièce justificative.
- La comptabilité n’est pas tenue dans To Bill : la paie l’indique (Livres ailleurs) et ne passe pas d’écriture. Transmettez les fiches à votre fiduciaire.
- Écriture non passée : par exemple parce qu’une écriture de salaires de ce mois est déjà dans les livres, importée depuis un autre logiciel. La paie reste finalisée. Corrigez la cause, puis cliquez sur Passer à nouveau.
- La dette envers la caisse de pension partage le compte 2270 avec d’autres assureurs : la paie vous le signale, car l’annexe des comptes doit montrer cette dette à part. Donnez-lui son propre compte dans votre plan comptable.
Base légale
- L’employeur remet au travailleur un décompte de salaire : art. 323b al. 1 CO.
- Les fiches de salaire sont des pièces comptables, conservées dix ans : art. 958f CO.
- L’employeur retient les cotisations des salariés sur le salaire et les verse avec les siennes : art. 14 al. 1 LAVS, art. 66 al. 3 LPP, art. 91 al. 3 LAA.
- L’annexe des comptes indique les dettes envers les institutions de prévoyance : art. 959c al. 2 ch. 7 CO.