Die Löhne mit einer Zahlungsdatei auszahlen

Ist der Lohnlauf abgeschlossen, erstellt To Bill eine Zahlungsdatei im Schweizer Format (pain.001): eine Überweisung pro Person, auf die IBAN in ihrem Datensatz. Sie laden die Datei in Ihr E-Banking hoch und geben sie frei: Alle Löhne gehen auf einmal hinaus.

Bevor Sie beginnen

• Der Lohnlauf des Monats ist Abgeschlossen. Siehe Den Lohnlauf des Monats durchführen.
• Jede Person, die bezahlt wird, hat eine IBAN für den Lohn (keine QR-IBAN) und eine Adresse mit mindestens Ort und Land. Siehe Mitarbeitende erfassen und verwalten.
• Ihre Bank akzeptiert pain.001-Dateien in ihrem E-Banking. Das ist bei Schweizer Banken der Fall.

Die Datei erstellen

1. Öffnen Sie Löhne und dann den abgeschlossenen Lohnlauf des Monats.

2. Klicken Sie oben rechts auf Zahlungsdatei.

3. Belastungskonto (1): Wählen Sie das Konto des Unternehmens, das die Löhne bezahlt. Die Liste enthält Ihre Bankkonten und die IBAN Ihrer QR-Rechnung. Für ein anderes Konto wählen Sie Andere IBAN… und geben sie ein: eine Schweizer IBAN, keine QR-IBAN.

4. Ausführungsdatum (2): der Tag, an dem die Bank zahlen soll. Frühestens heute.

   

5. Prüfen Sie die Anzahl Löhne und das Total und klicken Sie dann auf Datei herunterladen.

6. Öffnen Sie in Ihrem E-Banking den Import von Zahlungsdateien, laden Sie die Datei hoch, prüfen Sie die Zahlungen und geben Sie sie frei.

Die erstellten Dateien sind im Lohnlauf unter Zahlungsdateien aufgelistet, mit Ausführungsdatum, Total und Erstellungszeit. Jede Erstellung wird im Zugriffsprotokoll festgehalten.

Nur eine Datei pro Monat

Wurde für diesen Lohnlauf bereits eine Datei erstellt, zeigt das Fenster es rot an: «Am … wurde bereits eine Zahlungsdatei erstellt: Laden Sie nur eine davon hoch, sonst werden die Löhne doppelt bezahlt.» Laden Sie eine zweite Datei nur hoch, wenn die erste nie an die Bank übermittelt wurde.

Zu ergänzende Datensätze

Bevor die Datei erstellt wird, prüft To Bill jede Person, die bezahlt wird. Fehlt etwas, zeigt das Fenster Ergänzen Sie die Personaldaten dieser mitarbeitenden Person, bevor Sie die Datei erstellen an, mit dem, was fehlt: Ort, Land oder IBAN.

1. Klicken Sie neben der Person auf Ergänzen. Ihr Datensatz öffnet sich in einem neuen Tab.
2. Ergänzen Sie die Adresse oder die IBAN und klicken Sie dann auf Speichern.
3. Kehren Sie zum Tab des Lohnlaufs zurück: Die Liste wird aktualisiert. Die Schaltfläche Datei herunterladen wird aktiv, sobald nichts mehr fehlt.

Ist die Adresse Ihres Unternehmens unvollständig, meldet To Bill es Ihnen, erstellt die Datei aber trotzdem: Ihre Bank verwendet die Adresse, die sie kennt. Ergänzen Sie sie unter Einstellungen › Unternehmen.

Von Mitarbeitenden vorgeschossene Spesen zurückerstatten

Eine Ausgabe, die eine Person aus eigener Tasche für das Unternehmen bezahlt hat, ist ihr geschuldet. Erfassen Sie sie unter Ausgaben mit Bezahlt mit › Von Mitarbeitenden (Spesen) und wählen Sie unter Vorgeschossen von, wer sie vorgeschossen hat: siehe Eine Ausgabe erfassen. Sie erscheint dann unter Löhne › Rückerstattungen, bis sie zurückerstattet ist.

1. Öffnen Sie Löhne › Rückerstattungen. Die Ausgaben sind nach Person gruppiert (1), mit dem geschuldeten Total.
2. Kreuzen Sie die zurückzuerstattenden Ausgaben an.
3. Wählen Sie, wie (2):
   • Mit dem nächsten Lohnlauf: Der nächste Lohnlauf der Person fügt dem ausbezahlten Betrag eine Zeile Rückerstattung vorgeschossener Spesen hinzu, ausserhalb des Lohns (weder AHV noch Lohnausweis);
   • Per Überweisung: Wählen Sie das Belastungskonto und das Ausführungsdatum und klicken Sie dann auf Datei erstellen. To Bill erstellt eine Zahlungsdatei pain.001 auf die IBAN der Person, die Sie in Ihrem E-Banking hochladen.

Geplante Rückerstattungen stehen unter Mit einem Lohnlauf geplant (Aufheben entfernt sie, solange der Lohnlauf nicht abgeschlossen ist); erledigte unter Zurückerstattet, mit ihrem Lohnlauf oder ihrer Datei. Eine Ausgabe ohne angegebene Person wartet unter Mitarbeitende anzugeben: Wählen Sie mit Vorgeschossen von…, wer sie vorgeschossen hat. Die Überweisung verlangt eine IBAN in den Personaldaten.

In der Buchhaltung

Die Ausgabe wurde bei ihrer Erfassung verbucht, im Haben des Mitarbeiterkontos. Die Rückerstattung gleicht dieses Konto aus, mit dem Lohnlauf oder mit der Buchung der Überweisung: Der Aufwand wird nie doppelt gezählt.

Vertrauliche Löhne

Die Datei trägt den Zahlungszweck SALA (Löhne) und verlangt von der Bank eine Sammelbelastung. Mit der Sammelanzeige Ihrer Bank zeigt Ihr Auszug einen einzigen Betrag für alle Löhne, ohne Einzelheiten pro Person. Fragen Sie Ihre Bank, ob die Sammelanzeige für Ihr Konto aktiviert ist.

Nach der Zahlung

• Buchhaltung in To Bill geführt: Die Lohnbuchung des Lohnlaufs hat die Nettolöhne bereits am Zahltag im Haben Ihres Bankkontos verbucht. Erscheint die Belastung der Löhne in Ihrem Auszug unter Buchhaltung › Bank, wählen Sie Ignorieren mit dem Grund Bereits anders verbucht. Verbuchen Sie sie nicht mit der Vorlage Löhne: Der Aufwand würde doppelt gezählt.
• Buchhaltung extern geführt: Geben Sie Ihrem Treuhänder die Lohnabrechnungen und den Auszug weiter.

Rechtsgrundlage

• Der Arbeitgeber ersetzt der Person alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen, zusammen mit dem Lohn, sofern nicht eine kürzere Frist verabredet oder üblich ist: Art. 327a Abs. 1 und 327c Abs. 1 OR. Diese Unkosten gehören nicht zum massgebenden Lohn der AHV: Art. 9 Abs. 1 AHVV.
• Die Datei folgt den Swiss Payment Standards von SIX, im Format pain.001.001.09, mit dem Zahlungszweck SALA auf Stufe Zahlung: SIX, Zahlungsverkehr in der Schweiz.
• Ab dem 14. November 2026 weisen Schweizer Banken eine Überweisung ohne Ort und Land jeder beteiligten Partei zurück: SIX, Anpassung der Adressen in Zahlungsaufträgen. To Bill blockiert die Datei, solange die Adresse einer Person unvollständig ist. Dieselben Regeln gelten für Ihre Lieferanten: siehe Mit Zahlungsdatei bezahlen (pain.001).