Pagar los salarios con un archivo de pago

Una vez finalizada la nómina, To Bill crea un archivo de pago en formato suizo (pain.001): una transferencia por empleado, al IBAN de su ficha. Usted lo sube a su banca electrónica y lo firma: todos los salarios salen de una vez.

Antes de empezar

• La nómina del mes está Finalizada. Consulte Hacer la nómina del mes.
• Cada empleado que se va a pagar tiene un IBAN para el salario (no un QR-IBAN) y una dirección con al menos la Localidad y el País. Consulte Añadir y gestionar sus empleados.
• Su banco acepta archivos pain.001 en su banca electrónica. Es el caso de los bancos suizos.

Crear el archivo

1. Abra Salarios y, después, la nómina finalizada del mes.

2. Haga clic en Archivo de pago, arriba a la derecha.

3. Cuenta de cargo (1): elija la cuenta de la empresa que paga los salarios. La lista incluye sus cuentas bancarias y el IBAN de su factura QR. Para otra cuenta, elija Otro IBAN… e introdúzcalo: un IBAN suizo, no un QR-IBAN.

4. Fecha de ejecución (2): el día en que el banco debe pagar. Como muy pronto, hoy.

   

5. Compruebe el número de salarios y el total y haga clic en Descargar el archivo.

6. En su banca electrónica, abra la importación de archivos de pago, suba el archivo, compruebe los pagos y fírmelos.

Los archivos creados se muestran en la nómina, en Archivos de pago, con su fecha de ejecución, su total y la hora de creación. Cada creación queda anotada en el registro de accesos.

Un solo archivo por mes

Si ya se ha creado un archivo para esta nómina, la ventana lo indica en rojo: Ya se creó un archivo de pago el …: suba solo uno, o los salarios se pagarán dos veces. Suba un segundo archivo solo si el primero nunca se transmitió al banco.

Las fichas que hay que completar

Antes de crear el archivo, To Bill comprueba cada empleado que se va a pagar. Si falta algo, la ventana muestra Complete la ficha de este empleado antes de crear el archivo, con lo que falta: localidad, país o IBAN.

1. Haga clic en Completar junto al empleado. Su ficha se abre en una nueva pestaña.
2. Complete la dirección o el IBAN y haga clic en Guardar.
3. Vuelva a la pestaña de la nómina: la lista se actualiza. El botón Descargar el archivo se activa cuando ya no falta nada.

Si lo que está incompleto es la dirección de Su empresa, To Bill se lo indica pero crea el archivo de todos modos: su banco usa la dirección que conoce. Complétela en Configuración › Empresa.

Reembolsar los gastos adelantados por un empleado

Un gasto que un empleado pagó de su bolsillo para la empresa se le debe. Regístrelo en Gastos con Pagado con › Un empleado (nota de gastos) y elija quién lo adelantó en Adelantado por: consulte Registrar un gasto. Aparece entonces en Salarios › Por reembolsar, hasta su reembolso.

1. Abra Salarios › Por reembolsar. Los gastos se agrupan por empleado (1), con el total debido.
2. Marque los gastos que va a reembolsar.
3. Elija cómo (2):
   • Con la próxima nómina: la siguiente nómina del empleado añade una línea Reembolso de gastos adelantados al importe pagado, fuera del salario (ni AVS ni certificado de salario);
   • Por transferencia: elija la Cuenta de cargo y la Fecha de ejecución y haga clic en Crear el archivo. To Bill crea un archivo de pago pain.001 al IBAN del empleado, que debe subir a su banca electrónica.

Los reembolsos previstos figuran en Previstos con una nómina (Anular los retira mientras la nómina no esté finalizada); los ya hechos, en Reembolsados, con su nómina o su archivo. Un gasto sin empleado indicado espera en Empleado por precisar: elija quién lo adelantó con Adelantado por…. La transferencia requiere un IBAN en la ficha del empleado.

En la contabilidad

El gasto se contabilizó cuando usted lo registró, en el haber de la cuenta de los empleados. El reembolso salda esa cuenta, con la nómina o con el asiento de la transferencia: el gasto nunca se cuenta dos veces.

Unos salarios confidenciales

El archivo lleva el motivo SALA (salarios) y pide al banco un único cargo. Con el aviso colectivo de su banco, su extracto muestra un solo importe para todos los salarios, sin el detalle por empleado. Pregunte a su banco si el aviso colectivo está activado para su cuenta.

Después del pago

• Contabilidad llevada en To Bill: el asiento de salarios de la nómina ya ha llevado los salarios netos al haber de su cuenta bancaria, en la fecha de pago. Cuando el cargo de los salarios aparezca en su extracto, en Contabilidad › Banco, elija Ignorar con el motivo Ya contabilizada de otra forma. No lo contabilice con la plantilla Salarios: el gasto se contaría dos veces.
• Contabilidad llevada en otro lugar: envíe a su fiduciario los recibos de salario y el extracto.

Base legal

• El empleador reembolsa al trabajador todos los gastos que impone la ejecución del trabajo, junto con el salario, salvo que se haya acordado o sea usual un plazo más corto: art. 327a, apdo. 1, y 327c, apdo. 1, del Código de Obligaciones (CO). Estos gastos no son salario sujeto a la AVS (el seguro de vejez y supervivientes): art. 9, apdo. 1, del Reglamento del seguro de vejez y supervivientes (RAVS).
• El archivo sigue los Swiss Payment Standards de SIX, en formato pain.001.001.09, con el motivo SALA a nivel del pago: SIX, Swiss Payment Standards (en inglés).
• A partir del 14 de noviembre de 2026, los bancos suizos rechazan una transferencia sin la localidad y el país de cada parte: SIX, direcciones estructuradas (en inglés). To Bill bloquea el archivo mientras la dirección de un empleado esté incompleta. Las mismas reglas valen para sus proveedores: consulte Pagar con un archivo de pago (pain.001).