Pagar os salários com um ficheiro de pagamento

Depois de finalizada a folha de pagamento, o To Bill cria um ficheiro de pagamento no formato suíço (pain.001): uma transferência por funcionário, para o IBAN da ficha dele. Basta carregá-lo no seu e-banking e assiná-lo: todos os salários seguem de uma só vez.

Antes de começar

• A folha de pagamento do mês está Finalizada. Consulte Processar os salários do mês.
• Cada funcionário a pagar tem um IBAN para o salário (não um QR-IBAN) e um endereço com pelo menos a Localidade e o País. Consulte Adicionar e gerir os seus funcionários.
• O seu banco aceita ficheiros pain.001 no e-banking. É o caso dos bancos suíços.

Criar o ficheiro

1. Abra Salários e depois a folha de pagamento finalizada do mês.

2. Clique em Ficheiro de pagamento, no canto superior direito.

3. Conta a debitar (1): escolha a conta da empresa que paga os salários. A lista retoma as suas contas bancárias e o IBAN da sua fatura QR. Para outra conta, escolha Outro IBAN… e introduza-o: um IBAN suíço, não um QR-IBAN.

4. Data de execução (2): o dia em que o banco deve pagar. No mínimo, hoje.

   

5. Verifique o número de salários e o total e clique em Descarregar o ficheiro.

6. No seu e-banking, abra a importação de ficheiros de pagamento, carregue o ficheiro, verifique os pagamentos e assine-os.

Os ficheiros criados são listados na folha de pagamento, em Ficheiros de pagamento, com a data de execução, o total e a hora de criação. Cada criação fica registada no registo de acessos.

Um único ficheiro por mês

Se já tiver sido criado um ficheiro para esta folha, a janela indica-o a vermelho: Já foi criado um ficheiro de pagamento a …: carregue só um, senão os salários são pagos duas vezes. Só carregue um segundo ficheiro se o primeiro nunca tiver sido transmitido ao banco.

As fichas a completar

Antes de criar o ficheiro, o To Bill verifica cada funcionário a pagar. Se faltar alguma coisa, a janela mostra Complete a ficha deste funcionário antes de criar o ficheiro, com o que falta: localidade, país ou IBAN.

1. Clique em Completar ao lado do funcionário. A ficha dele abre-se num novo separador.
2. Complete o endereço ou o IBAN e clique em Guardar.
3. Volte ao separador da folha de pagamento: a lista atualiza-se. O botão Descarregar o ficheiro fica ativo quando já não faltar nada.

Se for o endereço da sua empresa que está incompleto, o To Bill assinala-o, mas cria o ficheiro na mesma: o seu banco usa o endereço que conhece. Complete-o em Definições › Empresa.

Reembolsar as despesas adiantadas por um funcionário

Uma despesa que um funcionário pagou do próprio bolso pela empresa é-lhe devida. Registe-a em Despesas com Pago com › Um colaborador (nota de despesas) e escolha quem a adiantou em Adiantado por: consulte Registar uma despesa. Passa então a aparecer em Salários › A reembolsar, até ser reembolsada.

1. Abra Salários › A reembolsar. As despesas estão agrupadas por funcionário (1), com o total devido.
2. Assinale as despesas a reembolsar.
3. Escolha como (2):
   • Com a próxima folha: a folha de pagamento seguinte do funcionário acrescenta uma linha Reembolso de despesas adiantadas ao montante pago, fora do salário (sem AVS nem certificado de salário);
   • Por transferência: escolha a Conta a debitar e a Data de execução e clique em Criar o ficheiro. O To Bill cria um ficheiro de pagamento pain.001 para o IBAN do funcionário, a carregar no seu e-banking.

Os reembolsos previstos figuram em Previstos com uma folha (Cancelar retira-os enquanto a folha não estiver finalizada); os já feitos, em Reembolsados, com a respetiva folha ou ficheiro. Uma despesa sem funcionário indicado aguarda em Funcionário a indicar: escolha quem a adiantou com Adiantado por…. A transferência exige um IBAN na ficha do funcionário.

Na contabilidade

A despesa foi contabilizada quando a registou, a crédito da conta dos funcionários. O reembolso salda essa conta, com a folha de pagamento ou com o lançamento da transferência: o encargo nunca é contado duas vezes.

Salários confidenciais

O ficheiro tem o motivo SALA (salários) e pede ao banco um débito único. Com o aviso coletivo do seu banco, o seu extrato mostra um só montante para todos os salários, sem o detalhe por funcionário. Pergunte ao seu banco se o aviso coletivo está ativado para a sua conta.

Depois do pagamento

• Contabilidade feita no To Bill: o lançamento de salários da folha já levou os salários líquidos a crédito da sua conta bancária, na data de pagamento. Quando o débito dos salários aparecer no seu extrato, em Contabilidade › Banco, escolha Ignorar com o motivo Já contabilizada de outra forma. Não o contabilize com o modelo Salários: o encargo seria contado duas vezes.
• Contabilidade feita noutro lado: entregue ao seu fiduciário os recibos de vencimento e o extrato.

Base legal

• O empregador reembolsa ao trabalhador todas as despesas impostas pela execução do trabalho, ao mesmo tempo que o salário, salvo prazo mais curto acordado ou habitual: art. 327a, n.º 1, e 327c, n.º 1, do Código das Obrigações (CO). Estas despesas não são salário sujeito à AVS: art. 9, n.º 1, do Regulamento sobre o seguro de velhice e sobreviventes (RAVS).
• O ficheiro segue os Swiss Payment Standards da SIX, no formato pain.001.001.09, com o motivo SALA ao nível do pagamento: SIX, Swiss Payment Standards.
• A partir de 14 de novembro de 2026, os bancos suíços recusam uma transferência sem a localidade e o país de cada parte: SIX, endereços estruturados. O To Bill bloqueia o ficheiro enquanto o endereço de um funcionário estiver incompleto. As mesmas regras valem para os seus fornecedores: consulte Pagar por ficheiro de pagamento (pain.001).