Payer les salaires avec un fichier de paiement

Une fois la paie finalisée, To Bill crée un fichier de paiement au format suisse (pain.001) : un virement par employé, vers l’IBAN de sa fiche. Vous le déposez dans votre e-banking et vous le signez : tous les salaires partent en une fois.

Avant de commencer

• La paie du mois est finalisée. Voir Faire la paie du mois.
• Chaque employé à payer a un IBAN pour le salaire (pas un QR-IBAN) et une adresse avec au moins la Localité et le Pays. Voir Ajouter et gérer vos employés.
• Votre banque accepte les fichiers pain.001 dans son e-banking. C’est le cas des banques suisses.

Créer le fichier

1. Ouvrez Salaires, puis la paie finalisée du mois.

2. Cliquez sur Fichier de paiement, en haut à droite.

3. Compte à débiter (1) : choisissez le compte de l’entreprise qui paie les salaires. La liste reprend vos comptes bancaires et l’IBAN de votre QR-facture. Pour un autre compte, choisissez Autre IBAN… et saisissez-le : un IBAN suisse, pas un QR-IBAN.

4. Date d’exécution (2) : le jour où la banque doit payer. Aujourd’hui au plus tôt.

   

5. Vérifiez le nombre de salaires et le total, puis cliquez sur Télécharger le fichier.

6. Dans votre e-banking, ouvrez l’import de fichiers de paiement, déposez le fichier, vérifiez les paiements et signez-les.

Les fichiers créés sont listés dans la paie, sous Fichiers de paiement, avec leur date d’exécution, leur total et l’heure de création. Chaque création est inscrite au journal d’accès.

Un seul fichier par mois

Si un fichier a déjà été créé pour cette paie, la fenêtre l’indique en rouge : Un fichier de paiement a déjà été créé le … : n’en déposez qu’un seul, sinon les salaires sont versés deux fois. Ne déposez un second fichier que si le premier n’a jamais été transmis à la banque.

Les fiches à compléter

Avant de créer le fichier, To Bill vérifie chaque employé à payer. S’il manque quelque chose, la fenêtre affiche Complétez la fiche de cet employé avant de créer le fichier, avec ce qui manque : localité, pays ou IBAN.

1. Cliquez sur Compléter à côté de l’employé. Sa fiche s’ouvre dans un nouvel onglet.
2. Complétez l’adresse ou l’IBAN, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Revenez à l’onglet de la paie : la liste se met à jour. Le bouton Télécharger le fichier devient actif quand plus rien ne manque.

Si c’est l’adresse de votre entreprise qui est incomplète, To Bill vous le signale mais crée quand même le fichier : votre banque utilise l’adresse qu’elle connaît. Complétez-la dans Paramètres › Entreprise.

Rembourser les frais avancés par un employé

Une dépense qu’un employé a payée de sa poche pour l’entreprise lui est due. Saisissez-la dans Dépenses avec Payé par › Un collaborateur, puis choisissez qui l’a avancée dans Avancé par : voir Saisir une dépense. Elle apparaît alors dans Salaires › À rembourser, jusqu’à son remboursement.

1. Ouvrez Salaires › À rembourser. Les dépenses sont regroupées par employé (1), avec le total dû.
2. Cochez les dépenses à rembourser.
3. Choisissez comment (2) :
   • Avec la prochaine paie : la paie suivante de l’employé ajoute une ligne Remboursement de frais avancés au montant versé, hors salaire (ni AVS ni certificat de salaire) ;
   • Par virement : choisissez le Compte à débiter et la Date d’exécution, puis cliquez sur Créer le fichier. To Bill crée un fichier de paiement pain.001 vers l’IBAN de l’employé, à déposer dans votre e-banking.

Les remboursements prévus figurent sous Prévus avec une paie (Annuler les retire tant que la paie n’est pas finalisée) ; ceux qui sont faits, sous Remboursés, avec leur paie ou leur fichier. Une dépense sans employé indiqué attend sous Collaborateur à préciser : choisissez qui l’a avancée avec Avancé par…. Le virement demande un IBAN sur la fiche de l’employé.

Dans la comptabilité

La dépense a été comptabilisée quand vous l’avez saisie, au crédit du compte des employés. Le remboursement solde ce compte, avec la paie ou par l’écriture du virement : la charge n’est jamais comptée deux fois.

Des salaires confidentiels

Le fichier porte le motif SALA (salaires) et demande à la banque un débit unique. Avec l’avis collectif de votre banque, votre relevé montre un seul montant pour tous les salaires, sans le détail par employé. Demandez à votre banque si l’avis collectif est activé pour votre compte.

Après le paiement

• Comptabilité tenue dans To Bill : l’écriture de salaires de la paie a déjà porté les salaires nets au crédit de votre compte bancaire, au jour de paiement. Quand le débit des salaires apparaît dans votre relevé, dans Comptabilité › Banque, choisissez Ignorer avec la raison Déjà comptabilisée autrement. Ne le comptabilisez pas avec le modèle Salaires : la charge serait comptée deux fois.
• Comptabilité tenue ailleurs : transmettez à votre fiduciaire les fiches de salaire et le relevé.

Base légale

• L’employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail, en même temps que le salaire, sauf délai plus court convenu ou usuel : art. 327a al. 1 et 327c al. 1 CO. Ces frais ne sont pas du salaire soumis à l’AVS : art. 9 al. 1 RAVS.
• Le fichier suit les Swiss Payment Standards de SIX, au format pain.001.001.09, avec le motif SALA au niveau du paiement : SIX, Swiss Payment Standards.
• Dès le 14 novembre 2026, les banques suisses refusent un virement sans la localité et le pays de chaque partie : SIX, adresses structurées. To Bill bloque le fichier tant qu’une adresse d’employé est incomplète. Les mêmes règles valent pour vos fournisseurs : voir Payer par fichier de paiement (pain.001).