Das Treuhand-Cockpit

Das Cockpit ist der Bereich für Treuhänder in To Bill. Hier verfolgen Sie die Unternehmen Ihrer Kunden, Ihre Mandate und alles, was auf eine Aktion Ihrer Kanzlei wartet.

Es öffnet sich unter cockpit.tobill.ch, mit Ihrem To-Bill-Konto.

Das Konto Ihrer Kanzlei erstellen

1. Öffnen Sie cockpit.tobill.ch und klicken Sie auf Kein Konto? Treuhänder-Konto erstellen.
2. Füllen Sie Vorname, Nachname, E-Mail, Kanzleiname und Passwort aus; das Passwort hat mindestens 8 und höchstens 72 Zeichen (etwas weniger mit Umlauten und Akzenten).
3. Klicken Sie auf Konto erstellen. Das Cockpit öffnet sich: Sie sind Eigentümer der Kanzlei. To Bill sendet Ihnen zudem die E-Mail «Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse», in der Sprache der Seite. Die Bestätigung ist freiwillig: Das Cockpit funktioniert, ohne darauf zu warten. Nötig ist sie nur, um jemanden einzuladen, Mitarbeitende oder einen Kunden (siehe Das Team der Kanzlei). Ihr Link öffnet die Seite E-Mail-Adresse bestätigt von To Bill; kehren Sie danach ins Cockpit zurück (siehe Ihre E-Mail-Adresse bestätigen).

Fügen Sie danach Ihre ersten Mandate hinzu (siehe Ihre Mandate hinzufügen und verfolgen) und laden Sie Ihre Mitarbeitenden ein (siehe Das Team der Kanzlei).

Sie haben eine Einladung einer Kanzlei erhalten?

Erstellen Sie keine eigene Kanzlei: Öffnen Sie den Link aus der E-Mail. Damit treten Sie der Kanzlei bei, die Sie eingeladen hat. Siehe Einer Kanzlei beitreten.

Das Cockpit ist Treuhänder-Konten vorbehalten. Ein gewöhnliches Unternehmenskonto sieht die Meldung Zugriff beschränkt.

Sie haben noch keine Kanzlei

Das Cockpit zeigt die Arbeit einer Kanzlei: ihre Mandate, ihr Team und ihre Aufgaben. Ein Konto, das es betritt, ohne zu einer Kanzlei zu gehören, sieht auf jeder Seite Sie haben noch keine Kanzlei. Das betrifft:

• ein Treuhänder-Konto, das aus seiner Kanzlei entfernt wurde (siehe Jemanden aus der Kanzlei entfernen);
• ein Support-Konto von To Bill (Super-Admin). Das Cockpit lässt es herein, zeigt aber nur die Kanzlei des angemeldeten Kontos; der Kasten Support-Konto weist darauf hin. Um das Cockpit einer Kanzlei zu sehen, melden Sie sich mit dem Konto eines ihrer Mitglieder an.

Hat Sie eine Kanzlei eingeladen? Öffnen Sie den Link aus der E-Mail. Andernfalls erstellen Sie Ihre Kanzlei auf dieser Seite:

1. Geben Sie unter Ihre Kanzlei erstellen den Kanzleiname ein.
2. Klicken Sie auf Kanzlei erstellen. Sie sind ihr Eigentümer, und die Seite zeigt Ihre Kanzlei. Fügen Sie danach Ihre Mandate hinzu und laden Sie Ihr Team ein; um jemanden einzuladen, muss Ihre E-Mail-Adresse bestätigt sein.

Ist Ihr Konto noch kein Treuhänder-Konto, sagt es ein Kasten: Mit der Kanzlei wird es zu einem Treuhänder-Konto, und die Unternehmen, die Sie ab jetzt in To Bill einladen, erscheinen im Cockpit Ihrer Kanzlei. Ihre Unternehmen und deren Daten bleiben unverändert. Die Schaltfläche heisst dann Bestätigen und Kanzlei erstellen.

Anmelden

1. Anmelden: mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort Ihres To-Bill-Kontos.
2. Mit Google anmelden: Wählen Sie im Fenster von Google das Google-Konto mit der Adresse Ihres To-Bill-Kontos. Das Cockpit öffnet sich, ohne Passwort. Ihre Adresse gilt als bestätigt, wenn Google angibt, dass sie verifiziert ist.

Mit Google anmelden erstellt weder ein Konto noch eine Kanzlei. Gibt es zur Adresse Ihres Google-Kontos kein To-Bill-Konto, zeigt das Cockpit «Zur Adresse dieses Google-Kontos gibt es kein To-Bill-Konto»: Erstellen Sie zuerst das Konto Ihrer Kanzlei mit dieser Adresse (siehe oben), und melden Sie sich dann mit Google an. Mit Google wie mit Passwort sieht ein gewöhnliches Unternehmenskonto die Meldung Zugriff beschränkt.

Sie haben eine Einladung einer Kanzlei erhalten? Klicken Sie auf der Seite der Einladung auf Anmelden und dann auf Mit Google anmelden, mit dem Google-Konto der eingeladenen Adresse: Sie kehren zur Einladung zurück und nehmen sie an. Haben Sie noch kein To-Bill-Konto, wird es in diesem Moment erstellt.

Wenn die Anmeldung mit Google fehlschlägt

• «Google hat die Anmeldung nicht bestätigt»: Versuchen Sie es erneut, oder melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
• «Dieses Google-Konto ist mit einem To-Bill-Konto verknüpft, dessen E-Mail-Adresse sich seither geändert hat»: Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
• «Zu viele Versuche in kurzer Zeit»: Versuchen Sie es in einigen Minuten erneut.

Hat jemand mit Ihrer Adresse und einem Passwort ein Konto eröffnet, zum Beispiel beim Erstellen einer Kanzlei, ohne die Adresse je zu bestätigen, gibt Ihnen Ihre erste Anmeldung mit Google dieses Konto zurück, und dieses Passwort funktioniert nicht mehr. Das Cockpit teilt Ihnen das einmal mit, im Fenster Dieses Konto gehört jetzt Ihnen; Verstanden schliesst es. Siehe Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.

Die Übersicht

Die Übersicht listet Ihre Mandate auf. Oben fassen die Zähler die Kanzlei zusammen: Mandate, zu erledigende Punkte, MWST in den nächsten 30 Tagen, überfällige Abschlüsse und zu verbuchende Belege.

1. Mandat hinzufügen: Laden Sie Ihren Kunden per E-Mail ein, oder erstellen Sie das Unternehmen selbst, wenn Sie seine Buchhaltung ohne ihn führen.
2. Eine Karte pro Mandat: die Aufgaben, die offenen Forderungen, die Zahlen des Geschäftsjahres im Vergleich zum Vorjahr und die Warnungen, etwa ein überfälliger Abschluss.

Über den Karten suchen Sie ein Mandat nach seinem Namen und filtern die Mandate: Buchhaltung, Status, MWST, Verantwortlich und weitere Kriterien unter Weitere Filter. Ansichten bietet fertige Listen, etwa MWST in 30 Tagen oder Abschluss überfällig. Die Schaltfläche rechts wechselt von den Karten zu einer Tabelle. Siehe Ihre Mandate hinzufügen und verfolgen.

Wechseln Sie von Meine Mandate zu Gesamte Kanzlei, um auch die Mandate Ihrer Kolleginnen und Kollegen zu sehen. Das Menü links führt zu Zu erledigen und zu Team.

Eine Karte ohne Zahlen

• Ihnen nicht zugewiesen: Das Mandat gehört zur Kanzlei, aber Sie sind nicht dafür zuständig. Ein Eigentümer oder ein Admin der Kanzlei weist es Ihnen im Tab Zugriff des Mandats zu; dann sehen Sie seine Zahlen.
• Zahlen nicht freigegeben: Das Unternehmen hat Ihnen seine Zahlen nicht freigegeben, weil die Rolle, die es Ihnen gegeben hat, eingeschränkt ist. Bitten Sie es um das fehlende Recht.

Siehe Die Rechte auf einem Mandat.

Was zu erledigen ist

Zu erledigen bündelt, das Dringendste zuerst: die Abschlüsse, die MWST-Abrechnungen, die Löhne, die zu verbuchenden Dokumente, die zu prüfenden Belege und die Aufgaben Ihres Teams.

Filtern Sie nach Art, nach Fälligkeit, nach Mandat oder nach zuständiger Person. Mit der Tastatur springen j und k von einer Zeile zur nächsten, und Enter öffnet den Punkt. Die Einzelheiten finden Sie unter Die Liste Zu erledigen.

Die Seite eines Mandats

Klicken Sie auf eine Karte, um das Mandat zu öffnen. Der Tab Übersicht zeigt die Zahlen des Geschäftsjahres, den Stand der Buchhaltung und den Treuhand-Copilot, der die Zusammenfassung des Monats und die Anfrage nach fehlenden Belegen verfasst.

1. Buchhaltung exportieren: die Buchungen eines Zeitraums im Format Ihrer Treuhandsoftware. Siehe Die Buchhaltung und die MWST-Datei exportieren.
2. In To Bill öffnen: Das Unternehmen öffnet sich in einem neuen Tab, angemeldet unter Ihrem Namen. Dort arbeiten Sie im Journal, in der MWST und im Abschluss. Siehe In der Buchhaltung eines Mandats arbeiten.

Die Tabs Aufgaben und Zugriff listen die Aufgaben des Mandats und die Personen Ihrer Kanzlei auf, die es betreuen.

Die Buchhaltung eines Kunden aktivieren

Ist die Buchhaltung des Unternehmens noch nicht aktiv, bietet die Übersicht des Mandats Buchhaltung aktivieren an. Siehe Die Buchhaltung eines Kunden aktivieren.

Schnell einen Bildschirm finden

Schnellsuche im Menü oder ⌘ K (Ctrl K unter Windows) öffnet eine Liste: Tippen Sie den Namen eines Mandats oder einer Seite ein und drücken Sie dann Enter. Auf der Seite eines Mandats bietet dieselbe Liste In To Bill öffnen an.

Die Schaltfläche ? oben rechts öffnet die Hilfe zur angezeigten Seite: Geführte Tour dieser Seite, Anleitung lesen und Tastenkürzel.

Das Team der Kanzlei

Team listet die Mitarbeitenden der Kanzlei auf, mit ihrer Rolle und ihren Mandaten. Alle sehen und tun, was ihre Rolle erlaubt.

Rolle	Was sie erlaubt
Eigentümer	Alles, auch das Team und die Einladungen.
Admin	Das Team, die Einladungen und die Zuweisung aller Mandate.
Mitarbeiter	An den ihm zugewiesenen Mandaten arbeiten.
Betrachter	Die ihm zugewiesenen Mandate einsehen, ohne etwas zu ändern.

Die Einzelheiten finden Sie unter Das Team der Kanzlei.