O cockpit do fiduciário

O cockpit é o espaço dos fiduciários no To Bill. Nele acompanha as empresas dos seus clientes, os seus mandatos e tudo o que aguarda uma ação do seu escritório.

Abre-se no endereço cockpit.tobill.ch, com a sua conta To Bill.

O cockpit em francês

O cockpit ainda não existe em português: abre-se em francês. A bandeira no canto superior direito muda-o para alemão (Deutsch), italiano (Italiano) ou inglês (English). Este guia cita os botões tal como aparecem em francês, com a tradução entre parênteses.

Criar a conta do seu escritório

1. Abra cockpit.tobill.ch e clique em Pas de compte ? Créer un compte fiduciaire (não tem conta? criar uma conta de fiduciário).
2. Introduza o seu nome próprio em Prénom, o apelido em Nom, o seu E-mail, o nome do escritório em Nom du cabinet e uma palavra-passe de pelo menos 8 caracteres e no máximo 72 (um pouco menos com acentos) em Mot de passe.
3. Clique em Créer le compte (criar a conta). O cockpit abre-se: é Propriétaire (proprietário) do escritório. O To Bill envia-lhe também o e-mail «Confirme o seu endereço de e-mail», na língua da página. Esta confirmação é facultativa: o cockpit funciona sem esperar por ela. Só é necessária para convidar alguém, um colaborador ou um cliente (consulte A equipa do escritório). A ligação abre a página Endereço de e-mail confirmado do To Bill; volte depois ao cockpit (consulte Confirmar o seu endereço de e-mail).

A seguir, adicione os seus primeiros mandatos (consulte Adicionar e acompanhar os seus mandatos) e convide os seus colaboradores (consulte A equipa do escritório).

Recebeu um convite de um escritório?

Não crie um escritório: abra a ligação recebida por e-mail. Ela junta-o ao escritório que o convidou. Consulte Juntar-se a um escritório.

O cockpit está reservado às contas de fiduciário. Uma conta de empresa normal vê a mensagem Accès réservé (acesso reservado).

Ainda não tem um escritório

O cockpit mostra o trabalho de um escritório: os seus mandatos, a sua equipa e as suas tarefas. Uma conta que entra sem fazer parte de nenhum escritório vê, em cada página, Vous n’avez pas encore de cabinet (ainda não tem um escritório). É o caso de:

• uma conta de fiduciário retirada do seu escritório (veja Retirar alguém do escritório);
• uma conta de assistência do To Bill (superadministrador). O cockpit deixa-a entrar, mas só mostra o escritório da conta ligada; o quadro Compte d’assistance (conta de assistência) recorda-o. Para ver o cockpit de um escritório, inicie sessão com a conta de um dos seus membros.

Recebeu um convite de um escritório? Abra a ligação recebida por e-mail. Caso contrário, crie o seu escritório a partir desta página:

1. Em Créer votre cabinet (criar o seu escritório), escreva o Nom du cabinet (nome do escritório).
2. Clique em Créer le cabinet (criar o escritório). É o seu Propriétaire (proprietário), e a página mostra o seu escritório. Depois, adicione os seus mandatos e convide a sua equipa; para convidar alguém, o seu endereço de e-mail tem de estar confirmado.

Se a sua conta ainda não é uma conta de fiduciário, um quadro indica-o: criar o escritório transforma-a numa conta de fiduciário, e as empresas que o convidarem a partir de agora no To Bill aparecerão no cockpit do seu escritório. As suas empresas e os respetivos dados ficam como estão. O botão chama-se então Confirmer et créer le cabinet (confirmar e criar o escritório).

Iniciar sessão

1. Se connecter (iniciar sessão): com o e-mail e a palavra-passe da sua conta To Bill.
2. Se connecter avec Google (iniciar sessão com o Google): na janela do Google, escolha a conta Google que tem o endereço da sua conta To Bill. O cockpit abre-se, sem palavra-passe. O seu endereço conta como confirmado quando o Google indica que está verificado.

Iniciar sessão com o Google não cria nem conta nem escritório. Se não houver conta To Bill no endereço da sua conta Google, o cockpit mostra «Aucun compte To Bill n’existe à l’adresse de ce compte Google» (não existe nenhuma conta To Bill no endereço desta conta Google): crie primeiro a conta do seu escritório com esse endereço (ver acima) e depois inicie sessão com o Google. Com o Google como com uma palavra-passe, uma conta de empresa normal vê a mensagem Accès réservé (acesso reservado).

Recebeu um convite de um escritório? Na página do convite, clique em Se connecter (iniciar sessão) e depois em Se connecter avec Google, com a conta Google do endereço convidado: volta ao convite para o aceitar. Se ainda não tiver conta To Bill, a sua é criada nesse momento.

Se o início de sessão com o Google falhar

• «Google n’a pas confirmé la connexion» (o Google não confirmou o início de sessão): tente novamente, ou inicie sessão com o seu e-mail e a sua palavra-passe.
• «Ce compte Google est relié à un compte To Bill dont l’adresse e-mail a changé depuis» (esta conta Google está ligada a uma conta To Bill cujo endereço de e-mail mudou entretanto): inicie sessão com o seu e-mail e a sua palavra-passe.
• «Trop d’essais en peu de temps» (demasiadas tentativas em pouco tempo): tente novamente dentro de alguns minutos.

Se alguém tinha aberto uma conta com o seu endereço e uma palavra-passe, por exemplo ao criar um escritório, sem nunca confirmar o endereço, o seu primeiro início de sessão com o Google devolve-lhe essa conta, e essa palavra-passe deixa de funcionar. O cockpit anuncia-lho uma vez, numa janela (esta conta é agora sua) que se fecha com o seu botão (percebi). Consulte Confirmar o seu endereço de e-mail.

A visão geral

A Vue d'ensemble (visão geral) lista os seus mandatos. No topo, os contadores resumem o escritório: mandatos, elementos a tratar, IVA nos próximos 30 dias, encerramentos em atraso e documentos por contabilizar.

1. Ajouter un mandat (adicionar um mandato): convide o seu cliente por e-mail, ou crie pessoalmente a empresa se mantiver a contabilidade dela sem o cliente.
2. Um cartão por mandato: as tarefas, os créditos em aberto, os números do exercício comparados com os do ano passado e os alertas, como um encerramento em atraso.

Por cima dos cartões, procure um mandato pelo nome e filtre-os: État compta (estado da contabilidade), Santé (saúde), o IVA, Responsable (responsável) e outros critérios em Plus de filtres (mais filtros). Vues (vistas) propõe listas prontas, como TVA sous 30 jours (IVA nos próximos 30 dias) ou Clôture en retard (encerramento em atraso). O botão à direita alterna entre os cartões e uma tabela. Consulte Adicionar e acompanhar os seus mandatos.

Passe de Mes mandats (os meus mandatos) para Tout le cabinet (o escritório inteiro) para ver também os mandatos dos seus colegas. O menu, à esquerda, leva a À traiter (a tratar) e a Équipe (equipa).

Um cartão sem números

• Vous n'y êtes pas attribué (não está atribuído a este mandato): o mandato pertence ao escritório, mas não é o responsável por ele. Um Propriétaire ou um Admin do escritório atribui-lho no separador Accès (acesso) do mandato; passa então a ver os respetivos números.
• Chiffres non accessibles (números não acessíveis): a empresa não lhe abriu os números, porque a função que lhe deu é limitada. Peça-lhe o direito que falta.

Consulte Os direitos sobre um mandato.

O que há a tratar

À traiter reúne, do mais urgente para o menos urgente: os encerramentos, as declarações do IVA, os salários, os documentos por contabilizar, os comprovativos a rever e as tarefas da sua equipa.

Filtre por tipo, por prazo, por mandato ou por responsável. No teclado, j e k passam de uma linha para outra, e Enter abre o elemento. O pormenor está em A lista À traiter.

A página de um mandato

Clique num cartão para abrir o mandato. O separador Aperçu (resumo) mostra os números do exercício, o estado da contabilidade e o Copilote fiduciaire (copiloto fiduciário), que redige a síntese do mês e o pedido dos documentos em falta.

1. Exporter la comptabilité (exportar a contabilidade): os lançamentos de um período, no formato do seu software de fiduciário. Consulte Exportar a contabilidade e o ficheiro do IVA.
2. Ouvrir dans To Bill (abrir no To Bill): a empresa abre-se num novo separador do navegador, com sessão iniciada em seu nome. Aí trabalha no diário, no IVA e no encerramento. Consulte Trabalhar na contabilidade de um mandato.

Os separadores Tâches (tarefas) e Accès (acesso) listam as tarefas do mandato e as pessoas do seu escritório que tratam dele.

Ativar a contabilidade de um cliente

Se a contabilidade da empresa ainda não estiver ativa, o resumo do mandato propõe Activer la comptabilité (ativar a contabilidade). Consulte Ativar a contabilidade de um cliente.

Encontrar depressa um ecrã

Recherche rapide (pesquisa rápida), no menu, ou ⌘ K (Ctrl K no Windows) abre uma lista: escreva o nome de um mandato ou de uma página e prima Enter. Na página de um mandato, a mesma lista propõe Ouvrir dans To Bill.

O botão ? no canto superior direito abre a ajuda da página apresentada: Visite guidée de cette page (visita guiada desta página), Lire le guide (ler o guia) e Raccourcis clavier (atalhos de teclado).

A equipa do escritório

Équipe lista os colaboradores do escritório, a função e os mandatos de cada um. Cada pessoa vê e faz o que a sua função permite.

Função	O que permite
Propriétaire (proprietário)	Tudo, incluindo a equipa e os convites.
Admin (administrador)	A equipa, os convites e a atribuição de todos os mandatos.
Collaborateur (colaborador)	Trabalhar nos mandatos que lhe estão atribuídos.
Lecteur (leitor)	Consultar os mandatos que lhe estão atribuídos, sem alterar nada.

O pormenor está em A equipa do escritório.