Le cockpit fiduciaire
Le cockpit est l’espace des fiduciaires dans To Bill. Vous y suivez les entreprises de vos clients, vos mandats, et tout ce qui attend une action de votre cabinet.
Il s’ouvre à l’adresse cockpit.tobill.ch, avec votre compte To Bill.
Créer le compte de votre cabinet
- Ouvrez cockpit.tobill.ch, puis cliquez sur Pas de compte ? Créer un compte fiduciaire.
- Saisissez votre Prénom, votre Nom, votre E-mail, le Nom du cabinet et un Mot de passe de 8 caractères au moins, 72 au plus (un peu moins avec des accents).
- Cliquez sur Créer le compte. Le cockpit s’ouvre : vous êtes Propriétaire du cabinet. To Bill vous envoie aussi l’e-mail « Confirmez votre adresse e-mail », dans la langue de la page. Cette confirmation est facultative : le cockpit marche sans l’attendre. Elle n’est nécessaire que pour inviter quelqu’un, un collaborateur ou un client (voir L’équipe du cabinet). Son lien ouvre la page Adresse e-mail confirmée de To Bill ; revenez ensuite au cockpit (voir Confirmer votre adresse e-mail).
Ensuite, ajoutez vos premiers mandats (voir Ajouter et suivre vos mandats) et invitez vos collaborateurs (voir L’équipe du cabinet).
Vous avez reçu une invitation d’un cabinet ?
Ne créez pas de cabinet : ouvrez le lien reçu par e-mail. Il vous fait rejoindre le cabinet qui vous a invité. Voir Rejoindre un cabinet.
Le cockpit est réservé aux comptes fiduciaires. Un compte d’entreprise ordinaire voit le message Accès réservé.
Vous n’avez pas encore de cabinet
Le cockpit montre le travail d’un cabinet : ses mandats, son équipe et ses tâches. Un compte qui y entre sans faire partie d’un cabinet voit, sur chaque page, Vous n’avez pas encore de cabinet. C’est le cas :
- d’un compte fiduciaire retiré de son cabinet (voir Retirer quelqu’un du cabinet) ;
- d’un compte d’assistance de To Bill (super admin). Le cockpit le laisse entrer, mais il ne montre que le cabinet du compte connecté ; l’encadré Compte d’assistance le rappelle. Pour voir le cockpit d’un cabinet, connectez-vous avec le compte de l’un de ses membres.
Un cabinet vous a invité ? Ouvrez le lien reçu par e-mail. Sinon, créez votre cabinet depuis cette page :
- Sous Créer votre cabinet, saisissez le Nom du cabinet.
- Cliquez sur Créer le cabinet. Vous en êtes le Propriétaire, et la page affiche votre cabinet. Ajoutez ensuite vos mandats et invitez votre équipe ; pour inviter quelqu’un, votre adresse e-mail doit être confirmée.
Si votre compte n’est pas encore un compte fiduciaire, un encadré l’annonce : créer le cabinet en fait un compte fiduciaire, et les entreprises qui vous inviteront désormais dans To Bill apparaîtront dans le cockpit de votre cabinet. Vos entreprises et leurs données restent telles quelles. Le bouton s’appelle alors Confirmer et créer le cabinet.
Se connecter
- Se connecter : avec l’e-mail et le mot de passe de votre compte To Bill.
- Se connecter avec Google : dans la fenêtre de Google, choisissez le compte Google qui a l’adresse de votre compte To Bill. Le cockpit s’ouvre, sans mot de passe. Votre adresse compte comme confirmée quand Google indique qu’elle est vérifiée.
Se connecter avec Google ne crée ni compte ni cabinet. Sans compte To Bill à l’adresse de votre compte Google, le cockpit affiche « Aucun compte To Bill n’existe à l’adresse de ce compte Google » : créez d’abord le compte de votre cabinet avec cette adresse (voir plus haut), puis connectez-vous avec Google. Avec Google comme avec un mot de passe, un compte d’entreprise ordinaire voit le message Accès réservé.
Vous avez reçu une invitation d’un cabinet ? Sur la page de l’invitation, cliquez sur Se connecter, puis sur Se connecter avec Google, avec le compte Google de l’adresse invitée : vous revenez à l’invitation pour l’accepter. Sans compte To Bill, le vôtre est créé à ce moment-là.
Si la connexion avec Google échoue
- « Google n’a pas confirmé la connexion » : réessayez, ou connectez-vous avec votre e-mail et votre mot de passe.
- « Ce compte Google est relié à un compte To Bill dont l’adresse e-mail a changé depuis » : connectez-vous avec votre e-mail et votre mot de passe.
- « Trop d’essais en peu de temps » : réessayez dans quelques minutes.
Si quelqu’un avait ouvert un compte à votre adresse avec un mot de passe, en créant un cabinet par exemple, sans jamais confirmer l’adresse, votre première connexion avec Google vous rend ce compte, et ce mot de passe ne fonctionne plus. Le cockpit vous l’annonce une fois, dans la fenêtre Ce compte est maintenant à vous ; Compris la ferme. Voir Confirmer votre adresse e-mail.
La vue d’ensemble
La Vue d’ensemble liste vos mandats. En haut, les compteurs résument le cabinet : mandats, éléments à traiter, TVA dans les 30 jours, clôtures en retard et pièces à comptabiliser.
- Ajouter un mandat : invitez votre client par e-mail, ou créez vous-même l’entreprise si vous tenez sa comptabilité sans lui.
- Une carte par mandat : les tâches, les créances ouvertes, les chiffres de l’exercice comparés à l’an dernier et les alertes, comme une clôture en retard.
Au-dessus des cartes, cherchez un mandat par son nom et filtrez-les : État compta, Santé, TVA, Responsable, et d’autres critères sous Plus de filtres. Vues propose des listes prêtes, comme TVA sous 30 jours ou Clôture en retard. Le bouton à droite passe des cartes à un tableau. Voir Ajouter et suivre vos mandats.
Passez de Mes mandats à Tout le cabinet pour voir aussi les mandats de vos collègues. Le menu, à gauche, mène à À traiter et à Équipe.
Une carte sans chiffres
- Vous n’y êtes pas attribué : le mandat est au cabinet, mais vous n’en êtes pas responsable. Un Propriétaire ou un Admin du cabinet vous l’attribue dans l’onglet Accès du mandat ; vous voyez alors ses chiffres.
- Chiffres non accessibles : l’entreprise ne vous a pas ouvert ses chiffres, car le rôle qu’elle vous a donné est limité. Demandez-lui le droit qui manque.
Voir Les droits sur un mandat.
Ce qui est à traiter
À traiter réunit, le plus urgent en premier : les clôtures, les décomptes TVA, les salaires, les documents à comptabiliser, les justificatifs à revoir et les tâches de votre équipe.
Filtrez par type, par échéance, par mandat ou par responsable. Au clavier, j et k passent d’une ligne à l’autre, et Entrée ouvre l’élément. Le détail est dans La liste À traiter.
La page d’un mandat
Cliquez sur une carte pour ouvrir le mandat. L’onglet Aperçu montre les chiffres de l’exercice, l’état de la comptabilité et le Copilote fiduciaire, qui rédige la synthèse du mois et la demande des pièces manquantes.
- Exporter la comptabilité : les écritures d’une période, au format de votre logiciel de fiduciaire. Voir Exporter la comptabilité et le fichier TVA.
- Ouvrir dans To Bill : l’entreprise s’ouvre dans un nouvel onglet, connectée à votre nom. Vous y travaillez dans le journal, la TVA et la clôture. Voir Travailler dans la comptabilité d’un mandat.
Les onglets Tâches et Accès listent les tâches du mandat et les personnes de votre cabinet qui s’en occupent.
Activer la comptabilité d’un client
Si la comptabilité de l’entreprise n’est pas encore active, l’aperçu du mandat propose Activer la comptabilité. Voir Activer la comptabilité d’un client.
Trouver vite un écran
Recherche rapide, dans le menu, ou ⌘ K (Ctrl K sous Windows) ouvre une liste : tapez le nom d’un mandat ou d’une page, puis Entrée. Sur la page d’un mandat, la même liste propose Ouvrir dans To Bill.
Le bouton ? en haut à droite ouvre l’aide de la page affichée : Visite guidée de cette page, Lire le guide et Raccourcis clavier.
L’équipe du cabinet
Équipe liste les collaborateurs du cabinet, leur rôle et leurs mandats. Chacun voit et fait ce que son rôle permet.
| Rôle | Ce qu’il permet |
|---|---|
| Propriétaire | Tout, y compris l’équipe et les invitations. |
| Admin | L’équipe, les invitations et l’attribution de tous les mandats. |
| Collaborateur | Travailler sur les mandats qui lui sont attribués. |
| Lecteur | Consulter les mandats qui lui sont attribués, sans rien modifier. |
Le détail est dans L’équipe du cabinet.