El cockpit del fiduciario
El cockpit es el espacio de los fiduciarios en To Bill. En él sigue las empresas de sus clientes, sus mandatos y todo lo que espera una acción de su despacho.
Se abre en la dirección cockpit.tobill.ch, con su cuenta de To Bill. Todavía no existe en español: se abre en francés, y el botón de la bandera, arriba a la derecha, lo cambia a alemán (Deutsch), italiano (Italiano) o inglés (English). Esta guía cita los botones tal como aparecen en francés, con la traducción entre paréntesis.
Crear la cuenta de su despacho
- Abra cockpit.tobill.ch y haga clic en Pas de compte ? Créer un compte fiduciaire (¿no tiene cuenta? crear una cuenta de fiduciario).
- Escriba su nombre en Prénom, su apellido en Nom, su E-mail, el nombre del despacho en Nom du cabinet y una contraseña de 8 caracteres como mínimo y 72 como máximo (algo menos con acentos) en Mot de passe.
- Haga clic en Créer le compte (crear la cuenta). Se abre el cockpit: usted es Propriétaire (propietario) del despacho. To Bill también le envía el correo «Confirme su dirección de correo electrónico», en el idioma de la página. Esta confirmación es opcional: el cockpit funciona sin esperarla. Solo es necesaria para invitar a alguien, un colaborador o un cliente (consulte El equipo del despacho). Su enlace abre la página Dirección de correo confirmada de To Bill; vuelva después al cockpit (consulte Confirmar su dirección de correo electrónico).
Después, añada sus primeros mandatos (consulte Añadir y seguir sus mandatos) e invite a sus colaboradores (consulte El equipo del despacho).
¿Ha recibido una invitación de un despacho?
No cree un despacho: abra el enlace recibido por correo electrónico. Le une al despacho que le ha invitado. Consulte Unirse a un despacho.
El cockpit está reservado a las cuentas de fiduciario. Una cuenta de empresa normal ve el mensaje Accès réservé (acceso reservado).
Todavía no tiene un despacho
El cockpit muestra el trabajo de un despacho: sus mandatos, su equipo y sus tareas. Una cuenta que entra sin formar parte de ningún despacho ve en cada página Vous n’avez pas encore de cabinet (todavía no tiene un despacho). Es el caso de:
- una cuenta de fiduciario retirada de su despacho (vea Retirar a alguien del despacho);
- una cuenta de asistencia de To Bill (superadministrador). El cockpit la deja entrar, pero solo muestra el despacho de la cuenta conectada; el recuadro Compte d’assistance (cuenta de asistencia) lo recuerda. Para ver el cockpit de un despacho, inicie sesión con la cuenta de uno de sus miembros.
¿Un despacho le ha invitado? Abra el enlace recibido por correo electrónico. Si no, cree su despacho desde esta página:
- En Créer votre cabinet (crear su despacho), escriba el Nom du cabinet (nombre del despacho).
- Haga clic en Créer le cabinet (crear el despacho). Usted es su Propriétaire (propietario) y la página muestra su despacho. Después, añada sus mandatos e invite a su equipo; para invitar a alguien, su dirección de correo electrónico debe estar confirmada.
Si su cuenta todavía no es una cuenta de fiduciario, un recuadro lo indica: crear el despacho la convierte en una cuenta de fiduciario, y las empresas que le inviten a partir de ahora en To Bill aparecerán en el cockpit de su despacho. Sus empresas y sus datos no cambian. El botón se llama entonces Confirmer et créer le cabinet (confirmar y crear el despacho).
Iniciar sesión
- Se connecter (iniciar sesión): con el correo electrónico y la contraseña de su cuenta de To Bill.
- Se connecter avec Google (iniciar sesión con Google): en la ventana de Google, elija la cuenta de Google que tiene la dirección de su cuenta de To Bill. El cockpit se abre, sin contraseña. Su dirección cuenta como confirmada cuando Google indica que está verificada.
Iniciar sesión con Google no crea ni una cuenta ni un despacho. Si no hay ninguna cuenta de To Bill en la dirección de su cuenta de Google, el cockpit muestra «Aucun compte To Bill n’existe à l’adresse de ce compte Google» (no existe ninguna cuenta de To Bill en la dirección de esta cuenta de Google): cree primero la cuenta de su despacho con esa dirección (vea más arriba) y luego inicie sesión con Google. Con Google como con una contraseña, una cuenta de empresa normal ve el mensaje Accès réservé (acceso reservado).
¿Ha recibido una invitación de un despacho? En la página de la invitación, haga clic en Se connecter (iniciar sesión) y después en Se connecter avec Google, con la cuenta de Google de la dirección invitada: vuelve a la invitación para aceptarla. Si todavía no tiene cuenta de To Bill, la suya se crea en ese momento.
Si falla el inicio de sesión con Google
- «Google n’a pas confirmé la connexion» (Google no ha confirmado el inicio de sesión): vuelva a intentarlo, o inicie sesión con su correo electrónico y su contraseña.
- «Ce compte Google est relié à un compte To Bill dont l’adresse e-mail a changé depuis» (esta cuenta de Google está vinculada a una cuenta de To Bill cuya dirección de correo ha cambiado desde entonces): inicie sesión con su correo electrónico y su contraseña.
- «Trop d’essais en peu de temps» (demasiados intentos en poco tiempo): vuelva a intentarlo dentro de unos minutos.
Si alguien había abierto una cuenta con su dirección y una contraseña, por ejemplo al crear un despacho, sin confirmar nunca la dirección, su primer inicio de sesión con Google le devuelve esa cuenta, y esa contraseña deja de funcionar. El cockpit se lo anuncia una vez, en una ventana (esta cuenta ahora es suya) que se cierra con su botón (entendido). Consulte Confirmar su dirección de correo electrónico.
La vista general
La Vue d'ensemble (vista general) enumera sus mandatos. Arriba, los contadores resumen el despacho: mandatos, elementos por tratar, IVA en los próximos 30 días, cierres con retraso y documentos por contabilizar.
- Ajouter un mandat (añadir un mandato): invite a su cliente por correo electrónico, o cree usted mismo la empresa si lleva su contabilidad sin él.
- Una tarjeta por mandato: las tareas, los créditos pendientes, las cifras del ejercicio comparadas con las del año anterior y las alertas, como un cierre con retraso.
Encima de las tarjetas, busque un mandato por su nombre y fíltrelos: État compta (estado de la contabilidad), Santé (salud), el IVA, Responsable (responsable), y otros criterios en Plus de filtres (más filtros). Vues (vistas) ofrece listas preparadas, como TVA sous 30 jours (IVA en los próximos 30 días) o Clôture en retard (cierre con retraso). El botón de la derecha cambia de las tarjetas a una tabla. Consulte Añadir y seguir sus mandatos.
Pase de Mes mandats (mis mandatos) a Tout le cabinet (todo el despacho) para ver también los mandatos de sus compañeros. El menú, a la izquierda, lleva a À traiter (por tratar) y a Équipe (equipo).
Una tarjeta sin cifras
- Vous n'y êtes pas attribué (no se le ha asignado): el mandato es del despacho, pero usted no es su responsable. Un Propriétaire (propietario) o un Admin del despacho se lo asigna en la pestaña Accès (acceso) del mandato; entonces usted ve sus cifras.
- Chiffres non accessibles (cifras no accesibles): la empresa no le ha abierto sus cifras, porque el rol que le ha dado es limitado. Pídale el permiso que falta.
Consulte Los permisos en un mandato.
Lo que está por tratar
À traiter (por tratar) reúne, lo más urgente primero: los cierres, las declaraciones del IVA, los salarios, los documentos por contabilizar, los justificantes por revisar y las tareas de su equipo.
Filtre por tipo, por vencimiento, por mandato o por responsable. Con el teclado, j y k pasan de una línea a otra, e Intro abre el elemento. El detalle está en La lista À traiter.
La página de un mandato
Haga clic en una tarjeta para abrir el mandato. La pestaña Aperçu (resumen) muestra las cifras del ejercicio, el estado de la contabilidad y el Copilote fiduciaire (copiloto fiduciario), que redacta la síntesis del mes y la solicitud de los justificantes que faltan.
- Exporter la comptabilité (exportar la contabilidad): los asientos de un período, en el formato de su programa de fiduciario. Consulte Exportar la contabilidad y el archivo del IVA.
- Ouvrir dans To Bill (abrir en To Bill): la empresa se abre en una pestaña nueva, con la sesión iniciada a su nombre. Allí trabaja en el diario, el IVA y el cierre. Consulte Trabajar en la contabilidad de un mandato.
Las pestañas Tâches (tareas) y Accès (acceso) enumeran las tareas del mandato y las personas de su despacho que se ocupan de él.
Activar la contabilidad de un cliente
Si la contabilidad de la empresa todavía no está activa, el resumen del mandato propone Activer la comptabilité (activar la contabilidad). Consulte Activar la contabilidad de un cliente.
Encontrar rápido una pantalla
Recherche rapide (búsqueda rápida), en el menú, o ⌘ K (Ctrl K en Windows) abre una lista: escriba el nombre de un mandato o de una página y pulse Intro. En la página de un mandato, la misma lista propone Ouvrir dans To Bill (abrir en To Bill).
El botón ? arriba a la derecha abre la ayuda de la página mostrada: Visite guidée de cette page (visita guiada de esta página), Lire le guide (leer la guía) y Raccourcis clavier (atajos de teclado).
El equipo del despacho
Équipe (equipo) enumera los colaboradores del despacho, su rol y sus mandatos. Cada uno ve y hace lo que su rol permite.
| Rol | Lo que permite |
|---|---|
| Propriétaire (propietario) | Todo, incluidos el equipo y las invitaciones. |
| Admin | El equipo, las invitaciones y la asignación de todos los mandatos. |
| Collaborateur (colaborador) | Trabajar en los mandatos que tiene asignados. |
| Lecteur (lector) | Consultar los mandatos que tiene asignados, sin modificar nada. |
El detalle está en El equipo del despacho.