A equipa do escritório
Cada pessoa do escritório tem a sua própria conta e uma função. A função decide o que vê e o que pode fazer no cockpit. O cockpit está em francês: os botões e as mensagens são citados tal como aparecem, com a tradução entre parênteses.
As funções
| Função | Mandatos que vê | O que pode fazer |
|---|---|---|
| Propriétaire (proprietário) | Todos os mandatos do escritório. | Tudo: a equipa, os convites, os mandatos, e nomear outros proprietários. |
| Admin (administrador) | Todos os mandatos do escritório. | A equipa, os convites, a adição e a atribuição dos mandatos, e o trabalho em cada mandato. |
| Collaborateur (colaborador) | Os mandatos que lhe estão atribuídos. | O trabalho nos seus mandatos: tarefas, comentários, anexos, processos, definições dos salários, exportações. |
| Lecteur (leitor) | Os mandatos que lhe estão atribuídos. | Consultar e exportar, sem alterar nada. |
Nas empresas clientes, os direitos de uma pessoa também dependem da função dela no escritório: um Lecteur só recebe os direitos de consulta. Consulte Os direitos sobre um mandato.
A página Équipe
No menu, clique em Équipe (equipa). A página mostra o número de Collaborateurs (colaboradores), o número de mandatos do escritório (Mandats, mandatos, cada um contado uma vez) e as Invitations en cours (convites em curso). Ao lado de cada pessoa, o número de mandatos de que trata.
- Inviter un collaborateur (convidar um colaborador): veja abaixo.
- A função de cada pessoa: mude-a na lista. A mensagem … a maintenant le rôle « … ». (… tem agora a função « … ») confirma a alteração.
- Retirer du cabinet (retirar do escritório): veja mais abaixo.
Procure uma pessoa pelo nome ou pelo e-mail, e filtre por Rôle (função) ou por Mandats attribués (mandatos atribuídos).
O fundador do escritório não pode ser retirado nem mudar de função, e ninguém muda a sua própria função. Só um Propriétaire nomeia outro proprietário. Um Collaborateur ou um Lecteur vê a lista, sem a poder alterar: L'équipe et les invitations sont gérées par les propriétaires et les admins du cabinet. (a equipa e os convites são geridos pelos proprietários e pelos administradores do escritório).
Convidar um colaborador
Em Équipe, clique em Inviter un collaborateur.
Introduza o E-mail da pessoa e escolha a função em Rôle. Por baixo da escolha, o To Bill lembra o que essa função permite.
Clique em Envoyer l'invitation (enviar o convite). A pessoa recebe um e-mail para se juntar ao escritório. O convite é válido durante 7 dias.
Primeiro, um endereço de e-mail confirmado
Para convidar, o seu próprio endereço de e-mail tem de estar confirmado. Caso contrário, a janela indica-o antes de mais nada: «Pour inviter quelqu'un, confirmez d'abord votre adresse e-mail (…) avec le lien de l'e-mail de confirmation.» (para convidar alguém, confirme primeiro o seu endereço de e-mail com a ligação do e-mail de confirmação), e Envoyer l'invitation fica a cinzento. Clique em Renvoyer l'e-mail de confirmation (reenviar o e-mail de confirmação), abra o e-mail recebido e clique na ligação, e depois volte para convidar. O mesmo vale para Renvoyer (reenviar) um convite e para convidar um cliente (consulte Adicionar e acompanhar os seus mandatos).
Em Invitations en cours, cada convite indica Expire dans … j (expira dentro de … dias) ou Expirée le … (expirou em …).
- Renvoyer (reenviar) envia o e-mail mais uma vez: o convite volta a ser válido durante 7 dias.
- Copier le lien (copiar a ligação) copia a ligação do convite: transmita-a por outro meio se o e-mail não chegar.
- Révoquer (revogar) desativa a ligação, depois de confirmar.
Juntar-se a um escritório
Recebeu o convite de um escritório:
- Abra a ligação do e-mail. Abre-se a página Rejoindre le cabinet (juntar-se ao escritório).
- Se não tiver sessão iniciada, clique em Se connecter (iniciar sessão), ou em Créer un compte (criar uma conta) se ainda não tiver conta To Bill. Use o endereço de e-mail que recebeu o convite. Uma conta criada aqui recebe também o e-mail «Confirme o seu endereço de e-mail»; a confirmação é facultativa, exceto para convidar alguém por sua vez (consulte Confirmar o seu endereço de e-mail).
- Clique em Accepter l'invitation (aceitar o convite). Aparece Invitation acceptée ! Bienvenue dans le cabinet. (convite aceite; bem-vindo ao escritório).
A sua conta To Bill torna-se uma conta de fiduciário
Se já usa o To Bill para as suas próprias empresas, o To Bill avisa-o antes de aceitar: juntar-se a um escritório torna a sua conta uma conta de fiduciário. Esta abre o cockpit, e as empresas que o convidarem depois no To Bill aparecerão no cockpit do escritório. As suas empresas e os respetivos dados ficam tal como estão. Clique em Confirmer et rejoindre le cabinet (confirmar e juntar-se ao escritório) para continuar.
Escolher quem trata de um mandato
Abra o mandato e depois o separador Accès (acesso): lista os Responsables (responsáveis) do mandato e a função de cada um.
- Attribuer (atribuir): assinale as pessoas do escritório que tratam do mandato e clique em Enregistrer (guardar).
- Retirer l'accès (retirar o acesso): a pessoa deixa de ser responsável pelo mandato e perde de imediato os acessos que o escritório lhe tinha aberto nesta empresa. Os outros mandatos dela não mudam.
Se retirar a última pessoa, o mandato fica no escritório, Non attribué (não atribuído). Se se retirar a si próprio, deixa de ter acesso ao mandato e volta à visão geral.
Retirar alguém do escritório
- Em Équipe, clique no ícone Retirer du cabinet, à direita da pessoa.
- Leia o que vai acontecer e clique em Retirer du cabinet.
Concretamente:
- os mandatos que lhe estavam atribuídos são-lhe retirados;
- as tarefas dela ficam, sem responsável: poderá reatribuí-las;
- os acessos que o escritório lhe tinha aberto nos seus clientes são revogados de imediato;
- se um cliente lhe tiver dado pessoalmente outra função na empresa dele, essa função não muda;
- poderá voltar a convidá-la mais tarde.
- no cockpit, vê então Vous n’avez pas encore de cabinet (ainda não tem um escritório): pode aí criar o seu próprio escritório, ou esperar pelo seu novo convite (veja Ainda não tem um escritório).