Das Team der Kanzlei

Jede Person der Kanzlei hat ihr eigenes Konto und eine Rolle. Die Rolle bestimmt, was sie im Cockpit sieht und tun kann.

Die Rollen

Rolle	Mandate, die sie sieht	Was sie tun kann
Eigentümer	Alle Mandate der Kanzlei.	Alles: das Team, die Einladungen, die Mandate, und weitere Eigentümer ernennen.
Admin	Alle Mandate der Kanzlei.	Das Team, die Einladungen, das Hinzufügen und Zuweisen der Mandate, und die Arbeit an jedem Mandat.
Mitarbeiter	Die ihr zugewiesenen Mandate.	Die Arbeit an den eigenen Mandaten: Aufgaben, Kommentare, Anhänge, Prozesse, Lohneinstellungen, Exporte.
Betrachter	Die ihr zugewiesenen Mandate.	Einsehen und exportieren, ohne etwas zu ändern.

In den Kundenunternehmen hängen die Rechte einer Person auch von ihrer Rolle in der Kanzlei ab: Ein Betrachter erhält nur Leserechte. Siehe Die Rechte auf einem Mandat.

Die Seite Team

Klicken Sie im Menü auf Team. Die Seite zeigt die Anzahl Mitarbeiter, die Anzahl Mandate der Kanzlei (Mandate, jedes einmal gezählt) und den Bereich Ausstehende Einladungen. Neben jeder Person steht die Anzahl Mandate, die sie betreut.

1. Mitarbeiter einladen: siehe unten.
2. Die Rolle jeder Person: Ändern Sie sie in der Liste. Die Meldung … hat jetzt die Rolle «…». bestätigt die Änderung.
3. Aus der Kanzlei entfernen: siehe weiter unten.

Suchen Sie eine Person nach Name oder E-Mail und filtern Sie nach Rolle oder nach Zugewiesene Mandate.

Der Gründer der Kanzlei kann weder entfernt noch in seiner Rolle geändert werden, und niemand ändert seine eigene Rolle. Nur ein Eigentümer ernennt einen weiteren Eigentümer. Ein Mitarbeiter oder ein Betrachter sieht die Liste, kann sie aber nicht ändern: Team und Einladungen werden von den Eigentümern und Admins der Kanzlei verwaltet.

Mitarbeitende einladen

1. Klicken Sie unter Team auf Mitarbeiter einladen.

2. Füllen Sie E-Mail aus und wählen Sie die Rolle. Unter der Auswahl erinnert To Bill daran, was diese Rolle erlaubt.

3. Klicken Sie auf Einladung senden. Die Person erhält eine E-Mail, um der Kanzlei beizutreten. Die Einladung ist 7 Tage gültig.

   

Zuerst eine bestätigte E-Mail-Adresse

Um einzuladen, muss Ihre eigene E-Mail-Adresse bestätigt sein. Sonst zeigt es das Fenster ganz oben an: «Um jemanden einzuladen, bestätigen Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse (…) mit dem Link in der Bestätigungs-E-Mail.», und Einladung senden bleibt ausgegraut. Klicken Sie auf Bestätigungs-E-Mail erneut senden, öffnen Sie die erhaltene E-Mail und klicken Sie auf ihren Link; kehren Sie dann zurück und laden Sie ein. Dasselbe gilt für Erneut senden bei einer Einladung und für das Einladen eines Kunden (siehe Ihre Mandate hinzufügen und verfolgen).

Unter Ausstehende Einladungen zeigt jede Einladung Läuft in … T ab oder Abgelaufen am ….

• Erneut senden verschickt die E-Mail noch einmal: Die Einladung ist wieder 7 Tage gültig.
• Link kopieren kopiert den Link der Einladung: Geben Sie ihn auf anderem Weg weiter, wenn die E-Mail nicht ankommt.
• Widerrufen deaktiviert den Link, nach einer Bestätigung.

Einer Kanzlei beitreten

Sie haben die Einladung einer Kanzlei erhalten:

1. Öffnen Sie den Link aus der E-Mail. Die Seite Kanzlei beitreten öffnet sich.
2. Sind Sie nicht angemeldet, klicken Sie auf Anmelden, oder auf Konto erstellen, wenn Sie noch kein To-Bill-Konto haben. Verwenden Sie die E-Mail-Adresse, an die die Einladung ging. Ein hier erstelltes Konto erhält zudem die E-Mail «Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse»; die Bestätigung ist freiwillig, ausser Sie möchten Ihrerseits jemanden einladen (siehe Ihre E-Mail-Adresse bestätigen).
3. Klicken Sie auf Einladung annehmen. Einladung angenommen! Willkommen in der Kanzlei. erscheint.

Ihr To-Bill-Konto wird zu einem Treuhänder-Konto

Nutzen Sie To Bill bereits für Ihre eigenen Unternehmen, weist To Bill Sie vor dem Annehmen darauf hin: Mit dem Beitritt zu einer Kanzlei wird Ihr Konto zu einem Treuhänder-Konto. Es öffnet das Cockpit, und die Unternehmen, die Sie danach in To Bill einladen, erscheinen im Cockpit der Kanzlei. Ihre Unternehmen und deren Daten bleiben unverändert. Klicken Sie auf Bestätigen und der Kanzlei beitreten, um fortzufahren.

Bestimmen, wer ein Mandat betreut

Öffnen Sie das Mandat und dann den Tab Zugriff: Er listet unter Verantwortliche die Personen auf, die das Mandat betreuen, mit ihrer Rolle.

1. Zuweisen: Kreuzen Sie die Personen der Kanzlei an, die das Mandat betreuen, und klicken Sie dann auf Speichern.
2. Zugriff entziehen: Die Person ist nicht mehr für das Mandat zuständig und verliert sofort die Zugriffe, die die Kanzlei ihr in diesem Unternehmen geöffnet hatte. Ihre anderen Mandate bleiben unverändert.

Entfernen Sie die letzte Person, bleibt das Mandat bei der Kanzlei, Nicht zugewiesen. Entfernen Sie sich selbst, haben Sie keinen Zugriff mehr auf das Mandat und kehren zur Übersicht zurück.

Jemanden aus der Kanzlei entfernen

1. Klicken Sie unter Team rechts neben der Person auf das Symbol Aus der Kanzlei entfernen.
2. Lesen Sie, was geschehen wird, und klicken Sie dann auf Aus der Kanzlei entfernen.

Konkret:

• Die ihr zugewiesenen Mandate werden ihr entzogen;
• ihre Aufgaben bleiben bestehen, ohne verantwortliche Person: Sie können sie neu zuweisen;
• die Zugriffe, die die Kanzlei ihr bei Ihren Kunden geöffnet hatte, werden sofort entzogen;
• hat ein Kunde ihr selbst eine andere Rolle in seinem Unternehmen gegeben, bleibt diese bestehen;
• Sie können die Person später erneut einladen.
• im Cockpit sieht die Person dann Sie haben noch keine Kanzlei: Sie kann dort ihre eigene Kanzlei erstellen oder auf Ihre neue Einladung warten (siehe Sie haben noch keine Kanzlei).