L’équipe du cabinet
Chaque personne du cabinet a son propre compte et un rôle. Le rôle décide de ce qu’elle voit et de ce qu’elle peut faire dans le cockpit.
Les rôles
| Rôle | Mandats qu’il voit | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|
| Propriétaire | Tous les mandats du cabinet. | Tout : l’équipe, les invitations, les mandats, et nommer d’autres propriétaires. |
| Admin | Tous les mandats du cabinet. | L’équipe, les invitations, l’ajout et l’attribution des mandats, et le travail sur chaque mandat. |
| Collaborateur | Les mandats qui lui sont attribués. | Le travail sur ses mandats : tâches, commentaires, pièces jointes, processus, réglages des salaires, exports. |
| Lecteur | Les mandats qui lui sont attribués. | Consulter et exporter, sans rien modifier. |
Dans les entreprises clientes, les droits d’une personne dépendent aussi de son rôle au cabinet : un Lecteur ne reçoit que les droits de consultation. Voir Les droits sur un mandat.
La page Équipe
Dans le menu, cliquez sur Équipe. La page montre le nombre de Collaborateurs, le nombre de mandats du cabinet (Mandats, chacun compté une fois) et les Invitations en cours. À côté de chaque personne, le nombre de mandats dont elle s’occupe.
- Inviter un collaborateur : voir ci-dessous.
- Le rôle de chaque personne : changez-le dans la liste. Le message … a maintenant le rôle « … ». confirme le changement.
- Retirer du cabinet : voir plus bas.
Cherchez une personne par son nom ou son e-mail, et filtrez par Rôle ou par Mandats attribués.
Le fondateur du cabinet ne peut être ni retiré ni changé de rôle, et personne ne change son propre rôle. Seul un Propriétaire nomme un autre propriétaire. Un Collaborateur ou un Lecteur voit la liste, sans pouvoir la modifier : L’équipe et les invitations sont gérées par les propriétaires et les admins du cabinet.
Inviter un collaborateur
Dans Équipe, cliquez sur Inviter un collaborateur.
Saisissez son E-mail et choisissez son Rôle. Sous le choix, To Bill rappelle ce que ce rôle permet.
Cliquez sur Envoyer l’invitation. La personne reçoit un e-mail pour rejoindre le cabinet. L’invitation est valable 7 jours.
Une adresse e-mail confirmée d’abord
Pour inviter, votre propre adresse e-mail doit être confirmée. Sinon, la fenêtre le dit avant tout : « Pour inviter quelqu’un, confirmez d’abord votre adresse e-mail (…) avec le lien de l’e-mail de confirmation. », et Envoyer l’invitation reste grisé. Cliquez sur Renvoyer l’e-mail de confirmation, ouvrez l’e-mail reçu et cliquez sur son lien, puis revenez inviter. Il en va de même pour Renvoyer une invitation et pour inviter un client (voir Ajouter et suivre vos mandats).
Sous Invitations en cours, chaque invitation indique Expire dans … j ou Expirée le ….
- Renvoyer envoie l’e-mail une nouvelle fois : l’invitation est de nouveau valable 7 jours.
- Copier le lien copie le lien de l’invitation : transmettez-le par un autre moyen si l’e-mail n’arrive pas.
- Révoquer désactive le lien, après confirmation.
Rejoindre un cabinet
Vous avez reçu l’invitation d’un cabinet :
- Ouvrez le lien de l’e-mail. La page Rejoindre le cabinet s’ouvre.
- Si vous n’êtes pas connecté, cliquez sur Se connecter, ou sur Créer un compte si vous n’avez pas encore de compte To Bill. Utilisez l’adresse e-mail qui a reçu l’invitation. Un compte créé ici reçoit aussi l’e-mail « Confirmez votre adresse e-mail » ; la confirmation est facultative, sauf pour inviter quelqu’un à votre tour (voir Confirmer votre adresse e-mail).
- Cliquez sur Accepter l’invitation. Invitation acceptée ! Bienvenue dans le cabinet. s’affiche.
Votre compte To Bill devient un compte fiduciaire
Si vous utilisez déjà To Bill pour vos propres entreprises, To Bill vous le signale avant d’accepter : rejoindre un cabinet fait de votre compte un compte fiduciaire. Il ouvre le cockpit, et les entreprises qui vous inviteront ensuite dans To Bill apparaîtront dans le cockpit du cabinet. Vos entreprises et leurs données restent telles quelles. Cliquez sur Confirmer et rejoindre le cabinet pour continuer.
Choisir qui s’occupe d’un mandat
Ouvrez le mandat, puis l’onglet Accès : il liste les Responsables du mandat et leur rôle.
- Attribuer : cochez les personnes du cabinet qui s’occupent du mandat, puis cliquez sur Enregistrer.
- Retirer l’accès : la personne n’est plus responsable du mandat et perd immédiatement les accès que le cabinet lui avait ouverts dans cette entreprise. Ses autres mandats ne changent pas.
Si vous retirez la dernière personne, le mandat reste au cabinet, Non attribué. Si vous vous retirez vous-même, vous n’avez plus accès au mandat et revenez à la vue d’ensemble.
Retirer quelqu’un du cabinet
- Dans Équipe, cliquez sur l’icône Retirer du cabinet, à droite de la personne.
- Lisez ce qui va se passer, puis cliquez sur Retirer du cabinet.
Concrètement :
- les mandats qui lui étaient attribués lui sont retirés ;
- ses tâches restent, sans responsable : vous pourrez les réattribuer ;
- les accès que le cabinet lui avait ouverts chez vos clients sont révoqués immédiatement ;
- si un client lui a donné lui-même un autre rôle dans son entreprise, ce rôle ne change pas ;
- vous pourrez l’inviter à nouveau plus tard.
- dans le cockpit, elle voit alors Vous n’avez pas encore de cabinet : elle peut y créer son propre cabinet, ou attendre votre nouvelle invitation (voir Vous n’avez pas encore de cabinet).