Unternehmen einrichten
Die Registrierung hat das Wichtigste erfasst: Name, Adresse, UID-Nummer und MWST. Bevor Sie Ihre erste Rechnung senden, nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit, um diese Einstellungen zu prüfen und den Rest zu ergänzen, allen voran Logo und QR-Rechnung: Sie erscheinen auf jedem Ihrer Dokumente. Die Karte Gut starten auf der Übersicht erinnert Sie an alles, was noch fehlt.
Sie finden alles unter Einstellungen, unten im linken Menü.
Die unverzichtbaren Einstellungen
- Unternehmen (1). Prüfen Sie Name, Adresse, E-Mail, Telefon und UID-Nummer, und laden Sie Ihr Logo hoch. Siehe Die Angaben zu Ihrem Unternehmen.
- Nummerierung (2). Wählen Sie das Format Ihrer Rechnungs- und Angebotsnummern. Kommen Sie von einer anderen Software, führen Sie Ihre bisherige Nummerierung einfach weiter. Siehe Kunden, Rechnungen und Angebote nummerieren.
- Rechnung (3). Aktivieren Sie die QR-Rechnung, falls noch nicht geschehen: Fügen Sie die IBAN ein, auf der Ihre Zahlungen eingehen, To Bill erkennt das Konto von selbst. Prüfen Sie dann die Standard-Zahlungsfrist. Aktivieren Sie bei Bedarf die automatischen Mahnungen. Siehe Die QR-Rechnung, Mahnungen und Rechnungen und Angebote gestalten.
- Dokumentvorlagen (4). Geben Sie Ihren Rechnungen und Angeboten Ihre Farben und Ihr Layout. Das ist freiwillig: Ohne Vorlage verwendet To Bill ein klassisches, sauberes Layout. Siehe Rechnungen und Angebote gestalten.
- Steuern (5). Sind Sie MWST-pflichtig, prüfen Sie, ob die MWST aktiviert ist und ob die benötigten Sätze 8,1 %, 2,6 % und 3,8 % vorhanden sind. Siehe MWST und Steuersätze Ihrer Dokumente.
Klicken Sie in jedem Tab oben rechts auf Speichern, bevor Sie zum nächsten wechseln. Tabs ohne diese Schaltfläche speichern jede Änderung sofort.
Nützliche Einstellungen
| Einstellung | Wozu | Anleitung |
|---|---|---|
| Kunden und Artikel übernehmen | Nicht alles neu erfassen: Import aus bexio, Excel oder CSV | Integrationen |
| Kolleginnen und Kollegen einladen | Jede Person mit eigenem Konto und eigenen Rechten | Ihr Team einladen |
| Von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse senden | Ihre Kunden erkennen den Absender und antworten Ihnen direkt | E-Mails von Ihrer eigenen Adresse senden |
| Karte und TWINT akzeptieren | Ihre Kunden bezahlen mit einem Klick aus der Rechnung heraus | Rechnungen online bezahlen lassen |
| Ihre Texte vorbereiten | Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, Gültigkeit der Angebote | Rechnungen und Angebote gestalten |
| Module aktivieren | Buchhaltung, Löhne, Zeit & Projekte | Module |
Senden Sie danach Ihre erste Rechnung: Ihre erste Rechnung senden.
Wer darf die Einstellungen ändern?
Nur Personen mit dem Recht Einstellungen › Verwalten sehen Einstellungen im Menü; standardmässig ist das der Administrator. Siehe Benutzer, Rollen und Rechte.