Die Absenzen des Teams
Der Tab Absenzen der Seite Zeit zeigt Monat für Monat, wer abwesend ist und warum. Eine hier erfasste Absenz zählt ihre Arbeitstage ohne Wochenenden und ohne die Feiertage des Arbeitskantons. Die Ferien werden zu den bezogenen Tagen im Feriensaldo der Person; die übrigen Absenzen erscheinen im Lohnlauf des Monats und füllen beim Austritt die Arbeitgeberbescheinigung.
Bevor Sie beginnen
- Die Module Löhne und Zeit & Projekte sind aktiviert: Die Absenzen sind jene der Mitarbeitenden aus den Löhnen. Siehe Löhne aktivieren und Zeit & Projekte aktivieren.
- Um eine Absenz zu erfassen, brauchen Sie das Recht, die Löhne zu verwalten.
Der Monat des Teams
Öffnen Sie Zeit und dann den Tab Absenzen. Der Kalender (1) zeigt eine Zeile pro Person und ein Feld pro Tag, in der Farbe des Grundes: Ferien, Krankheit, Unfall, Militär- oder Zivildienst, Mutterschaftsurlaub, Urlaub des andern Elternteils, Unbezahlter Urlaub oder Andere Absenz. Ein halber Tag füllt ein halbes Feld. Wochenenden sind grau; ein Punkt oben im Feld markiert einen Feiertag im Kanton der Person.
- Die Pfeile wechseln den Monat; Dieser Monat führt zurück.
- Ganzes Team filtert auf eine Person.
- Die zwei Schaltflächen rechts wechseln zwischen Kalender und Liste. Die Liste zeigt zu jeder Absenz die Person, den Grund, die Daten und die gezählten Tage. Auf dem Telefon erscheint zuerst die Liste.
Ein Klick auf eine Absenz öffnet sie zum Ändern; ein Klick auf einen freien Tag erfasst eine Absenz an diesem Tag.
Eine Absenz erfassen
Klicken Sie auf Absenz erfassen (2).
Wählen Sie die Person und den Grund.
Geben Sie Von und Bis ein. Für einen einzelnen Tag wählen Sie Ganzer Tag, Vormittag oder Nachmittag. Für mehrere Tage zählen Erster Tag ab Mittag und Letzter Tag bis Mittag einen halben Tag am Anfang oder am Ende.
Prüfen Sie vor dem Speichern, was To Bill zählt: die Arbeitstage, die nicht gezählten Feiertage mit Name und Datum und bei Ferien den Feriensaldo vorher und nachher.
Fügen Sie bei Bedarf eine Bemerkung hinzu und klicken Sie auf Speichern.
Zwei Absenzen können nicht denselben halben Tag belegen: To Bill sagt es («Am … ist bereits eine Absenz erfasst.») und speichert nicht. Wird jemand zum Beispiel in den Ferien krank, kürzen Sie zuerst die Ferien und erfassen dann die Krankheit. Ein Vormittag und ein Nachmittag mit verschiedenen Gründen am selben Tag gehen zusammen. Eine Absenz muss in die Anstellung der Person fallen.
Wie die Tage gezählt werden
- Montag bis Freitag, ohne Samstage und Sonntage.
- Ohne die Feiertage des Arbeitskantons der Person (in ihrem Datensatz: Arbeitskanton). To Bill folgt der Liste des SECO der den Sonntagen gleichgestellten Feiertage, dazu überall dem 1. August. Ein freier Nachmittag, etwa der 1. Mai im Kanton Solothurn, lässt den Vormittag.
- Bei einer Person, die weniger als fünf Tage pro Woche arbeitet (Arbeitstage pro Woche in ihrem Datensatz), zählt jeder Tag anteilig: Bei 4 Tagen pro Woche zählt eine Woche Absenz 4 Tage, ein halber Tag 0,4 Tage.
- Ferien über den Jahreswechsel zählen ihre Tage in jedem Jahr.
Zählt der Vertrag oder der GAV anders, etwa bei einem geschenkten Tag, aktivieren Sie Anzahl Tage von Hand erfassen und tippen die Tage ein. Die Liste markiert sie mit von Hand erfasst.
Kantone mit Feiertagen je nach Gemeinde
Im Aargau, in Freiburg, Neuenburg und Solothurn hängen die Feiertage vom Bezirk oder von der Gemeinde ab: Freiburg zum Beispiel feiert in mehrheitlich katholischen und in mehrheitlich reformierten Gemeinden nicht dieselben Tage. To Bill nimmt die häufigste Region und weist im Fenster der Absenz darauf hin. Wählen Sie die Region im Datensatz der Person unter Ferien › Bedingungen › Feiertage.
Wer was sieht
| Recht | Was es erlaubt |
|---|---|
| Löhne verwalten | Absenzen erfassen, ändern und löschen, mit Grund und Bemerkung. |
| Löhne ansehen | Alle Absenzen sehen, mit Grund und Bemerkung. |
| Zeit ansehen oder verwalten, ohne Löhne | Sehen, wer wann abwesend ist, nie warum: eine einzige Farbe, Abwesend, ohne Bemerkung. |
Der Grund einer Absenz, eine Krankheit oder ein Unfall, ist eine Angabe über die Gesundheit: Er bleibt den Personen vorbehalten, die die Löhne verwalten.
Die Ferien und der Saldo
Die hier erfassten Ferien sind die bezogenen Tage im Feriensaldo der Person: Ihr Datensatz listet sie unter Bezogene Ferien …, mit dem Link In Zeit anzeigen. Übertrag, anteiliger Anspruch und Korrekturen bleiben im Datensatz. Siehe Die Ferien.
Im Lohnlauf und beim Austritt
- Der Lohnlauf des Monats zeigt unter jeder Person ihre Absenzen des Monats nach Grund, zum Beispiel «Krankheit: 2 T.». Das ist eine Information: To Bill ändert den Lohn deswegen nicht.
- Beim Austritt übernimmt die Arbeitgeberbescheinigung für die Arbeitslosenversicherung die Absenzen der letzten 12 Monate (Frage 21), eine Krankheit oder einen Unfall während der Kündigungsfrist (Frage 13) und einen Militärdienst rund um die Kündigungsfrist (Frage 16). Siehe Der Austritt von Mitarbeitenden.
Was To Bill noch nicht macht
- Den Lohn bei unbezahltem Urlaub kürzen: Korrigieren Sie die Lohnabrechnung des Monats selbst, mit Ihrer Treuhand.
- Die Erwerbsersatzentschädigungen (EO: Dienst, Mutterschaft, anderer Elternteil) oder die Taggelder bei Krankheit und Unfall berechnen und beantragen: Die Ausgleichskasse und die Versicherer zahlen sie auf Antrag des Arbeitgebers.
- Die Lohnfortzahlung bei Krankheit (Berner, Zürcher oder Basler Skala) und den Kündigungsschutz während einer Krankheit verfolgen.
Rechtsgrundlage
- Die Ferien: mindestens vier Wochen pro Jahr, fünf bis zum vollendeten 20. Altersjahr, anteilig bei einem unvollständigen Jahr: Art. 329a OR; der Arbeitgeber bestimmt den Zeitpunkt und nimmt auf die Wünsche der Arbeitnehmenden Rücksicht: Art. 329c OR.
- Die Feiertage: Der 1. August ist in der ganzen Schweiz den Sonntagen gleichgestellt: Art. 110 Abs. 3 BV; die Kantone können höchstens acht weitere Feiertage im Jahr den Sonntagen gleichstellen: Art. 20a Abs. 1 ArG. Liste nach Kanton: Anhang des SECO (Stand 12.12.2024).
- Der Arbeitgeber bearbeitet Daten über die Arbeitnehmenden nur, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind: Art. 328b OR; Daten über die Gesundheit sind besonders schützenswert: Art. 5 Bst. c Ziff. 2 DSG.