Die MWST-Abrechnung vorbereiten und einreichen

To Bill berechnet Ihre MWST-Abrechnung aus Ihren Büchern: Jede Rechnung, Gutschrift, Ausgabe und Buchung mit einem MWST-Code ist bereits darin enthalten. Sie prüfen sie in vier Schritten, reichen sie im ESTV-Portal ein und markieren sie dann als eingereicht.

Bevor Sie beginnen

• Ihre MWST-Einstellungen müssen aktuell sein: MWST-Nummer, Methode, Abrechnungsperiode. Siehe Die MWST Ihres Unternehmens einrichten.
• Um eine Abrechnung einzureichen, brauchen Sie das Recht, die Buchhaltung zu verwalten.
• Verbuchen Sie zuerst alles, was die Periode betrifft: versandte Rechnungen, Ausgaben, Kontoauszüge.

Experimentelle Funktion

Die Buchhaltung ist noch in Entwicklung. Lassen Sie Ihre Abrechnungen von Ihrem Treuhänder prüfen, bevor Sie sie einreichen.

Ihre Perioden und ihre Fristen

Öffnen Sie Buchhaltung › MWST. Der Tab Abrechnungen zeigt oben die Nächste MWST-Abrechnung: die vorzubereitende Periode und das Datum, bis zu dem Sie einreichen und bezahlen müssen. Klicken Sie auf Abrechnung vorbereiten (1).

Darunter stehen alle Ihre Perioden, nach Jahr. Das Feld Periode, Jahr… und die Filter Jahr und Status finden eine Periode; Ansichten bietet Einzureichen und Eingereicht. Jede Periode zeigt ihren Status:

Status	Was er bedeutet
Läuft bis …	Die Periode ist nicht abgelaufen.
Vorzubereiten · fällig in … Tagen	Die Periode ist abgelaufen; die Frist endet in mehr als 15 Tagen.
Fällig in … Tagen	Die Frist endet in 15 Tagen oder weniger.
Heute fällig	Die Frist endet heute.
… Tage überfällig	Die Frist ist abgelaufen.
Eingereicht · gesperrt	Die Abrechnung ist eingereicht und die Periode gesperrt. Der bezahlte oder erstattete Betrag wird angezeigt.
Ausserhalb von To Bill eingereicht	Sie haben diese Abrechnung ohne To Bill eingereicht.

Die Frist endet 60 Tage nach Ende der Periode, zum Beispiel am 29.11. für das 3. Quartal. Abrechnung und Zahlung sind an diesem Datum fällig.

Schritt 1: prüfen

Die Abrechnung öffnet sich beim Schritt Prüfen: der Liste dessen, worauf sie beruht. Jede Kontrolle trägt ein Abzeichen.

• Zu korrigieren: Die Abrechnung kann nicht eingereicht werden, solange dieser Punkt nicht bereinigt ist.
• Zu prüfen: Nichts blockiert, aber schauen Sie genau hin.
• Hinweis: eine Information, zum Beispiel ein verspäteter Beleg, der in dieser Periode deklariert wird.
• In Ordnung: nichts zu tun.

Klicken Sie auf Anzeigen, um die betroffenen Belege zu sehen, und dann auf Korrigieren: To Bill öffnet die Stelle, an der Sie den Punkt bereinigen, zum Beispiel das Journal oder die Bank.

Eine Zeile zu 0 % zuordnen

Ein Umsatz ohne MWST muss angeben, warum er davon befreit ist: Davon hängt ab, in welcher Ziffer des Formulars er abgezogen wird. Solange er es nicht angibt, steht die Kontrolle Jede Zeile zu 0 % hat ihre MWST-Art auf Zu korrigieren.

1. Klicken Sie unter der Kontrolle neben dem Beleg auf Zuordnen (1). Seine Seite öffnet sich beim Bereich Positionen zu 0 % MWST.

2. Wählen Sie für jede Zeile die MWST-Art.

3. Klicken Sie auf Speichern. Der Bereich zeigt dann: Jede Position nennt die Ziffer der Abrechnung, in der sie abgezogen wird.

   

MWST-Art	Wann wählen	Ziffer
Befreit – Export (Art. 23)	Exportierte Gegenstände oder eine andere von der Steuer befreite Leistung.	220
Leistung im Ausland	Der Ort der Leistung liegt ausserhalb der Schweiz, zum Beispiel eine Dienstleistung an ein Unternehmen mit Sitz im Ausland.	221
Meldeverfahren (Art. 38)	Eine Vermögensübertragung ohne MWST, gemeldet mit dem Formular 764.	225
Ausgenommen – ohne Vorsteuerabzug (Art. 21)	Gesundheit, Bildung, Vermietung von Liegenschaften, Versicherungen … ohne Option.	230
Übrige Abzüge (Ziffer 280)	Zum Beispiel der Wert des Bodens oder der Einkaufspreis bei der Margenbesteuerung.	280
Nicht steuerbar (durchlaufende Posten)	Auslagen, die im Namen und auf Rechnung des Kunden bezahlt wurden.	keine

Der Betrag ändert sich nicht, nur die Ziffer. War die Rechnung bereits verbucht, wird ihre Buchung storniert und mit diesen Codes neu erfasst: Das Journal bewahrt die Spur von beiden.

Die Kontrolle der Ziffer 299

Eine nicht zugeordnete Zeile zu 0 % verfälscht auch die Kontrolle Ziffer 299 entspricht dem Umsatz der Satzziffern. Sie steht wieder auf In Ordnung, sobald die Zeile zugeordnet ist.

Ist nichts mehr Zu korrigieren, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 2: die Verprobung

Der Schritt Verprobung stellt jede Ziffer der Abrechnung neben die Summe der Buchungen, aus denen sie sich zusammensetzt. Ein grünes Häkchen zeigt, dass beide gleich sind.

• Klicken Sie auf einen unterstrichenen Betrag, um die Buchungen der Ziffer zu sehen. Die Tasten J und K wechseln zur nächsten oder vorherigen Ziffer.
• Alle Zeilen exportieren lädt die Details als CSV herunter, für Ihren Treuhänder.

Einzige normale Abweichung: Die verbuchte MWST und die MWST, die das Formular berechnet (Umsatz × Satz), können um einige Rappen Rundung voneinander abweichen. Jede andere Differenz ist auffällig: Reichen Sie die Abrechnung nicht ein und besprechen Sie sie mit Ihrem Treuhänder.

Schritt 3: das Formular

Der Schritt Formular zeigt die Abrechnung wie das offizielle Formular der ESTV: 0550 bei der effektiven Methode, 0536 bei den Saldosteuersätzen. Die Zahlen sind diejenigen, die Sie im ESTV-Portal wiederfinden.

• Die Schaltflächen FR, DE und IT zeigen das Formular in der Sprache Ihrer Wahl.
• In der Ansicht Einfach erklärt ein Satz unter jeder Ziffer, worum es geht.

Schritt 4: abschliessen

Der Schritt Abschliessen vereint, was noch zu tun ist. Die Karte Vor dem Einreichen prüft vier Bedingungen: Die Periode ist abgelaufen, die früheren Perioden sind eingereicht, die Kontrollen sind bestanden und die MWST-Nummer ist erfasst. Rechts steht der Betrag An die ESTV zu bezahlen (Ziffer 500) oder Die ESTV erstattet Ihnen (Ziffer 510).

1. Datei im ESTV-Portal importieren. Klicken Sie auf eCH-0217-Datei herunterladen, importieren Sie sie in «MWST-Abrechnung pro» im ESTV-Portal und senden Sie die Abrechnung ab. ESTV-Portal öffnen öffnet das Portal in einem neuen Tab. Die Einzelheiten: Die MWST-Abrechnung im ESTV-Portal importieren.

2. Zahlungsreferenz notieren (optional). Übertragen Sie die Referenz, die das Portal nach dem Senden anzeigt, in ESTV-Zahlungsreferenz. So erkennt der Bankabgleich Ihre Zahlung.

3. Als eingereicht markieren. Ist die Abrechnung gesendet, klicken Sie auf Als eingereicht markieren und sperren (1) und bestätigen Sie mit Einreichen und sperren.

   

To Bill friert die Abrechnung dann so ein, wie sie ist, erstellt die Abrechnungsbuchung (die MWST-Konten werden gegen das Konto 2201, MWST-Abrechnungskonto, ausgeglichen) und sperrt die Periode.

Bereits ohne To Bill eingereicht?

Haben Sie diese Abrechnung auf anderem Weg eingereicht, klicken Sie in der Karte Bereits ausserhalb von To Bill bei der ESTV eingereicht? auf Als bereits eingereicht markieren. Die Periode wird in Ihren Büchern abgerechnet und gesperrt und erscheint nicht mehr als überfällig. Sie können die früheren, nicht eingereichten Perioden einschliessen.

Nach dem Einreichen

Die Periode zeigt Eingereicht am …. Sie finden dort:

• eCH-0217-Datei wie eingereicht (1), die genaue Datei dieser Abrechnung;
• die Abrechnungsbuchung, mit Im Journal öffnen;
• die Zahlung: Zahlung noch nicht abgestimmt, solange die Überweisung an die ESTV nicht in der Bank abgeglichen ist, danach Bezahlt am ….

Ein Beleg, der nach dem Einreichen eintrifft

Eine eingereichte Periode ist gesperrt: Eine manuelle Buchung mit MWST, die darin datiert ist, wird abgelehnt. Eine Rechnung, eine Gutschrift oder eine Ausgabe, die in dieser Periode datiert, aber erst nachträglich erfasst ist, behält ihr Datum; ihre MWST wird in der nächsten offenen Abrechnung desselben Jahres deklariert. Der Schritt Prüfen dieser Abrechnung zeigt es an: 1 Beleg einer eingereichten Periode wird hier deklariert.

Ist noch keine Periode des Jahres offen, bleibt der Beleg in der eingereichten Periode: Deklarieren Sie ihn mit einer Korrekturabrechnung oder in der Jahresabstimmung.

Eine eingereichte Abrechnung korrigieren

1. Öffnen Sie die eingereichte Periode, Schritt Abschliessen.
2. Klicken Sie unter Diese Abrechnung korrigieren auf Mit der Buchhaltung vergleichen. To Bill zeigt die Ziffern, die zwischen Ihren Büchern und der eingereichten Abrechnung abweichen, oder Die Buchhaltung stimmt mit der eingereichten Abrechnung überein: nichts zu korrigieren.
3. Gibt es Differenzen, klicken Sie auf Korrekturabrechnung einreichen. Die Differenz wird am selben Tag verbucht.
4. Laden Sie ihre Datei mit der Schaltfläche XML herunter und reichen Sie sie im ESTV-Portal als Korrekturabrechnung ein.

Eine Abrechnung lässt sich bis fünf Jahre zurück korrigieren. Eine Periode mit dem Status Ausserhalb von To Bill eingereicht korrigieren Sie direkt im ESTV-Portal.

Die Jahresabstimmung

Ist der Jahresabschluss erstellt, vergleichen Sie, was Sie deklariert haben, mit dem, was Ihre Bücher sagen. Öffnen Sie den Tab Jahresabstimmung und wählen Sie das Jahr.

• Die Tabelle vergleicht für jede Periode den Betrag Deklariert (netto) mit Buchhaltung heute (netto).
• Ist das Jahr abgelaufen und sind alle seine Perioden eingereicht, stimmen drei Karten das ganze Jahr ab: den verbuchten Umsatz, die Geschuldete MWST und die Vorsteuer. Jede erklärte Differenz wird aufgelistet; eine Differenz mit dem Vermerk Nicht erklärt klären Sie mit Ihrem Treuhänder.
• Gibt es Differenzen, klicken Sie auf Jahresabstimmung einreichen, laden Sie dann die eCH-0217-Datei herunter und reichen Sie sie im ESTV-Portal ein.

Nur einmal pro Jahr

Die Jahresabstimmung deklariert nur die Differenzen und kann danach nicht mehr korrigiert werden. Ohne Differenz gibt es nichts einzureichen.

Die Frist: Fehler, die beim Jahresabschluss entdeckt werden, sind spätestens in der Abrechnung der Periode zu korrigieren, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt. Bei einem Geschäftsjahr, das am 31. Dezember endet, fällt der 180. Tag auf Ende Juni: Das ist die Abrechnung des 2. Quartals oder des 1. Semesters des Folgejahres. Erhält die ESTV innert 240 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres keine Korrektur, betrachtet sie Ihre Abrechnungen des Jahres als vollständig und korrekt.

Die MWST bezahlen

Bezahlen Sie den geschuldeten Betrag innert derselben Frist von 60 Tagen, mit den Zahlungsangaben, die das ESTV-Portal anzeigt. Eine verspätete Zahlung kostet einen Verzugszins, ohne Mahnung. Erscheint die Überweisung auf Ihrem Kontoauszug, gleichen Sie sie ab: Die Periode wechselt auf Bezahlt am ….

Rechtsgrundlage

• Die Abrechnung wird innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode eingereicht und die Steuer innert derselben Frist bezahlt: Art. 71 Abs. 1 und Art. 86 Abs. 1 MWSTG. Bei verspäteter Zahlung ist ohne Mahnung ein Verzugszins geschuldet: Art. 87 MWSTG.
• Mängel, die bei der Erstellung des Jahresabschlusses festgestellt werden, sind spätestens in der Abrechnung über die Periode zu korrigieren, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres fällt; ältere Mängel, solange die Steuerforderung weder rechtskräftig noch verjährt ist: Art. 72 MWSTG. Die Form: MWST-Jahresabstimmung und MWST-Korrekturabrechnung, ESTV.
• Als Ort einer Dienstleistung gilt in der Regel der Ort, an dem der Empfänger den Sitz seiner wirtschaftlichen Tätigkeit hat: Art. 8 Abs. 1 MWSTG. Die von der Steuer ausgenommenen Leistungen: Art. 21 MWSTG. Die von der Steuer befreiten Leistungen: Art. 23 MWSTG.
• Die Bücher lassen sich nicht ändern, ohne dass die Änderung feststellbar ist: Art. 3 GeBüV.