Die Buchhaltung eines Kunden aktivieren
Sie können die Bücher eines Kunden an seiner Stelle eröffnen. Sie nutzen in To Bill denselben Assistenten wie er, und das Unternehmen weiss, wer es getan hat und wann.
Bevor Sie beginnen
Die Schaltfläche Buchhaltung aktivieren erscheint nur, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind:
- Das Unternehmen ist ein Mandat Ihrer Kanzlei, dem es zugestimmt hat: Ihre Kanzlei hat es erstellt, oder es hat sein Unternehmen über Ihre Einladung verknüpft;
- das Mandat gehört zu Ihren: jedes Mandat der Kanzlei für einen Eigentümer oder einen Admin, die Ihnen zugewiesenen für einen Mitarbeiter;
- Sie sind nicht Betrachter der Kanzlei;
- das Unternehmen erlaubt Ihnen, seine Buchhaltung zu führen (Buchhaltung · Verwalten) und seine Zahlen zu sehen.
Der Kunde hat Sie selbst in To Bill eingeladen?
Dann haben Sie nur die Rolle, die er Ihnen gegeben hat, und keine Vollmacht für seine Entscheide: Bitten Sie ihn, die Buchhaltung zu aktivieren, oder sein Unternehmen über eine Einladung mit Ihrer Kanzlei zu verknüpfen. Siehe Einen Kunden einladen.
Sehen, wo das Unternehmen steht
Öffnen Sie das Mandat. Die Karte Buchhaltung in der Übersicht zeigt den Stand seiner Bücher. In der Übersicht aller Mandate fasst ihn zudem ein Badge zusammen, zum Beispiel Bereit zur Aktivierung · 3 Dokumente.
| Was angezeigt wird | Was es bedeutet |
|---|---|
| … Dokumente werden in die Bücher übernommen. | Die bereits erfassten Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben werden bei der Eröffnung verbucht. |
| Die Bücher beginnen leer. | Das Unternehmen hat noch nichts erfasst. |
| Die Bücher werden eröffnet | Jemand hat die Eröffnung gestartet: To Bill verbucht die Dokumente. |
| Die Eröffnung der Bücher wurde vor dem Ende unterbrochen. | Klicken Sie auf Aktivierung fortsetzen: Sie wird dort fortgesetzt, wo sie aufgehört hat. |
| Buchhaltung aktiviert am … von … | Erledigt. Der Name der Kanzlei und der Person erscheinen, wenn es ein Treuhänder war. |
Wenn die Aktivierung nicht möglich ist
Auf Die Buchhaltung kann noch nicht aktiviert werden: folgt der Grund.
| Grund | Was tun |
|---|---|
| Das To-Bill-Abonnement des Unternehmens ist nicht aktiv. | Das Unternehmen braucht eine Testphase oder ein aktives Abonnement. Bei einem Unternehmen, das Sie erstellt haben, öffnen Sie es in To Bill und ergänzen seine Angaben: Seine Testphase beginnt. |
| Das Unternehmen ist nicht in der Schweiz: Die Buchhaltung ist nicht verfügbar. | Die Buchhaltung von To Bill folgt dem Schweizer Recht. |
| Die Pauschalsteuersatzmethode der MWST wird noch nicht unterstützt. | Ein Unternehmen mit Pauschalsteuersatz kann seine Bücher nicht in To Bill eröffnen. |
| Das Unternehmen hat das Buchhaltungsmodul deaktiviert. | Nur sein Administrator kann es wieder aktivieren, unter Einstellungen › Module. |
Die Buchhaltung aktivieren
- Klicken Sie in der Karte Buchhaltung auf Buchhaltung aktivieren (1). Dieselbe Wahl finden Sie im Menü … der Mandatskarte in der Übersicht.
- To Bill öffnet sich in einem neuen Tab. Prüfen Sie das Unternehmen und klicken Sie dann auf Weiter zu …. Siehe Das Unternehmen in To Bill öffnen.
- Der Aktivierungsassistent öffnet sich. Beantworten Sie die drei Fragen, prüfen Sie die Vorschau der Bücher, korrigieren Sie, was nötig ist, und klicken Sie dann auf Buchhaltung eröffnen. Jeder Schritt ist unter Buchhaltung aktivieren beschrieben.
- Klicken Sie am Ende auf Zurück zum Cockpit. Die Karte des Mandats zeigt Buchhaltung aktiviert am … von ….
Ein Entscheid des Kunden
Die Eröffnung der Bücher bindet das Unternehmen: das Startdatum, die Rechtsform, die Behandlung der MWST. Klären Sie diese Punkte mit Ihrem Kunden, bevor Sie den Assistenten starten. Sind die Bücher eröffnet, lässt sich die Buchhaltung nicht mehr deaktivieren.
Was das Unternehmen sieht
To Bill hält fest, wer die Bücher eröffnet hat, für welche Kanzlei und wann. Die Administratoren des Unternehmens werden in To Bill und per E-Mail darüber informiert. Die Angabe bleibt in seinen Einstellungen und auf der Startseite seiner Buchhaltung sichtbar.
Rechtsgrundlage
- Der Treuhänder handelt als Beauftragter, im Rahmen des Auftrags, und legt Rechenschaft über seine Geschäftsführung ab: Art. 394 Abs. 1, 396 Abs. 1 und 400 Abs. 1 OR.
- Die Buchführung muss jede Buchung nachprüfbar machen: Art. 957a Abs. 2 Ziff. 5 OR.