Offene Rechnungen verfolgen

Die Seite Offene Posten ist die Altersstruktur Ihrer Debitoren: alles, was Ihre Kunden Ihnen an einem Stichtag schulden, geordnet nach Verzug. Sie zeigt Ihnen, wen Sie mahnen sollten, und liefert Ihrem Treuhänder beim Abschluss die Liste der offenen Posten.

Bevor Sie beginnen

Offene Posten gehört zur Buchhaltung: Die Seite erscheint im Menü unter Zahlungen, wenn die Buchhaltung aktiviert ist. Siehe Buchhaltung aktivieren. Ohne Buchhaltung zeigt die Registerkarte Offen der Rechnungsliste bereits alles, was noch zu bezahlen ist.

Die Altersstruktur lesen

Öffnen Sie im Menü unter Zahlungen die Seite Offene Posten.

1. Das Datum. Standardmässig heute. Wählen Sie Ende letzter Monat, Ende letztes Jahr oder ein anderes vergangenes Datum: Die Altersstruktur zeigt, was an diesem Tag offen war.
2. Die Verzugsstufen: Noch nicht fällig, 1 bis 30 Tage, 31 bis 60 Tage, 61 bis 90 Tage, Über 90 Tage nach der Fälligkeit. Klicken Sie auf eine Stufe, um nur sie in der Tabelle zu sehen; klicken Sie erneut, um den Filter zu entfernen.
3. Abstimmung mit der Buchhaltung vergleicht das Total der offenen Posten mit dem Saldo des Kontos 1100 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren). Stimmt überein: Alles ist richtig. Differenz zu klären: To Bill listet auf, woher die Differenz kommt; jede Zeile führt zum Dokument oder Konto, das zu prüfen ist.

Das Total oben enthält die Mahngebühren, die Ihre Kunden noch schulden; To Bill nennt sie unter der Anzahl Belege, zum Beispiel «davon Mahngebühren CHF 20.00». Es ist dieselbe Zahl wie in der Registerkarte Offen der Rechnungsliste.

Die Schaltfläche Kunden / Lieferanten wechselt zur Altersstruktur Ihrer zu bezahlenden Lieferantenrechnungen.

Die Details pro Kunde

Jede Zeile ist ein Kunde, mit seinen Beträgen pro Stufe und seinem Total. Klicken Sie auf den Pfeil eines Kunden, um seine Dokumente zu sehen (1): jede Rechnung mit Datum, Fälligkeit oder Verzugstagen, und die Gutschriften als Abzug. Klicken Sie auf eine Nummer, um die Rechnung zu öffnen.

Die Beträge sind in Franken. Eine Rechnung in einer Währung, für die es keinen Wechselkurs gibt, zählt nicht in den Totalen: Ihre Zeile zeigt nicht umgerechnet mit ihrem Betrag in ihrer Währung, und die Seite fasst es zusammen, zum Beispiel «+ EUR 1'200.00 nicht umgerechnet». Wurde ein älterer Kurs verwendet, sagt To Bill es: «Kurs EUR: letzter bekannter Kurs vom …».

Die Filterleiste sucht nach Kunde oder Rechnungsnummer und filtert nach Kunde, Verzug, Betrag und Fällig am. Ansichten bietet Überfällig, Über 90 Tage und Diesen Monat fällig.

Auf der Rechnung können Sie eine Mahnung senden, eine Zahlung erfassen oder die Forderung als Verlust abschreiben.

Die Offene-Posten-Liste exportieren

1. Wählen Sie das Datum, zum Beispiel das Ende des Geschäftsjahres.

2. Klicken Sie auf Exportieren.

3. Wählen Sie das Dokument und sein Format:

   • Altersstruktur: ein Total pro Kunde und Verzugsstufe;
   • Offene-Posten-Liste: ein Dokument pro Zeile, mit Datum, Fälligkeit, Verzugstagen und offenem Saldo.

   

4. Wählen Sie PDF (zum Drucken oder für Ihren Treuhänder) oder CSV (zum Öffnen in einer Tabellenkalkulation).

Die Datei enthält alles, was am gewählten Datum offen ist. Die Filter der Tabelle gelten dafür nicht. Unter dem Total nennt eine Zeile die darin enthaltenen Mahngebühren.

Eine Forderung als Verlust abschreiben

Wenn ein Kunde nicht bezahlen wird (Konkurs, Verlustschein, Kunde unauffindbar):

1. Öffnen Sie die Rechnung. Klicken Sie unter Forderung auf Aktionen › Als Verlust abschreiben.
2. Geben Sie den Grund an. Er steht in der Buchung und begründet den Verlust bei einer Kontrolle.
3. Prüfen Sie den Verlorener Betrag: standardmässig alles, was noch offen ist.
4. Haben Sie einen Verlustschein, geben Sie seine Nummer ein: Damit können Sie die Forderung später wieder geltend machen.
5. Klicken Sie auf Als Verlust abschreiben.

Die Rechnung erhält den Status Abgeschrieben und wird nicht mehr gemahnt. Der Verlust wird verbucht, und die MWST auf dem nicht bezahlten Teil erhalten Sie zurück. Bezahlt der Kunde schliesslich doch, öffnen Sie Aktionen › Eingang einer abgeschriebenen Forderung: Die Zahlung wird erfasst, und auf diesem Betrag ist die MWST wieder geschuldet.

Rechtsgrundlage

• Ein Forderungsverlust reduziert das Entgelt: Die bereits deklarierte MWST wird in dem Zeitpunkt korrigiert, in dem der Verlust verbucht wird, und ist wieder geschuldet, wenn das Geld später doch eingeht: Art. 41 MWSTG.
• Eine Forderung verjährt in der Regel mit Ablauf von zehn Jahren, Art. 127 OR. Forderungen aus Handwerksarbeit und aus Kleinverkauf von Waren verjähren mit Ablauf von fünf Jahren: Art. 128 Ziff. 3 OR. Die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit (Art. 130 OR) und wird namentlich durch eine Betreibung oder durch eine Anerkennung der Forderung, etwa eine Abschlagszahlung, unterbrochen (Art. 135 OR).