Die Buchhaltung und die MWST-Datei exportieren
Sie arbeiten mit Ihrer eigenen Software? Das Cockpit exportiert die Buchungen Ihrer Mandate in deren Format. Es bereitet zudem die MWST-Abrechnung als Datei vor, die Sie im Portal der ESTV importieren.
Bevor Sie beginnen
- Das Unternehmen muss Ihnen erlauben, seine Buchhaltung zu exportieren (Buchhaltung · Exportieren). Die Rolle Treuhänder umfasst dieses Recht.
- Der Export funktioniert auch für ein Unternehmen, dessen Abonnement abgelaufen ist: Seine Bücher lassen sich weiterhin exportieren.
Die Buchungen eines Mandats exportieren
Öffnen Sie das Mandat. Klicken Sie oben in der Übersicht auf Buchhaltung exportieren und wählen Sie dann Ihre Software: Banana, Abacus, Crésus oder WinBIZ.
Prüfen Sie die Software des Treuhänders (1). Unter den Schaltflächen erinnert To Bill daran, wie die Datei in diese Software importiert wird.
Wählen Sie die Periode (2): Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Quartal, Letztes Quartal, Dieses Jahr, Letztes Jahr oder Ihre eigenen Daten unter Vom und Bis. Höchstens zwei Jahre pro Export.
Klicken Sie auf Herunterladen (3). Die Meldung Export heruntergeladen nennt die Anzahl der Buchungen.
| Software | Datei | So importieren Sie sie |
|---|---|---|
| Banana | Text (.txt) | Banana Buchhaltung: Aktionen › In Buchhaltung importieren › Buchungen, mit Unicode (UTF-8). |
| Abacus | XML (.xml) | AbaConnect-Datei (FIBU, «XML Buchungen»), mit der Option «MWST berechnen». |
| Crésus | Text (.txt) | Crésus Finanzbuchhaltung: Datei › Importieren. |
| WinBIZ | Text (.txt) | WinBIZ: Buchungen › Standardimport, tabulatorgetrennt, Konvertierung UTF-8. |
Das Cockpit merkt sich Ihre Software und Ihre Periode für den nächsten Export.
Mehrere Mandate auf einmal exportieren
- Wechseln Sie in der Übersicht zur Tabelle und kreuzen Sie dann die Mandate an.
- Klicken Sie auf Buchhaltung exportieren und wählen Sie Software und Periode.
- Klicken Sie auf ZIP herunterladen. Die Datei enthält einen Export pro Mandat.
Ein Mandat, bei dem Sie die Buchhaltung nicht exportieren dürfen, wird übergangen: Die Meldung nennt seinen Namen.
Ihre Kontonummern zuordnen
Standardmässig behalten die Konten ihre To-Bill-Nummer (Schweizer Kontenrahmen KMU) und die MWST den Standardcode der Software. Verwendet Ihr Dossier andere Nummern, erfassen Sie diese einmal pro Mandat und pro Software.
Wählen Sie im Menü Buchhaltung exportieren den Eintrag Kontenzuordnung.
Wählen Sie oben im Fenster die Software.
Erfassen Sie unter Konten neben jedem To-Bill-Konto seine Nummer in Ihrer Software. Nur verwendete Konten beschränkt die Liste auf Konten mit Buchungen.
Erfassen Sie unter MWST-Codes Ihre Codes für Umsatz, Gutschriften, Einkäufe und Investitionen.
Klicken Sie auf Speichern.
Lassen Sie ein Feld leer, um die To-Bill-Nummer zu behalten. Für Abacus besteht eine Kontonummer nur aus Ziffern (höchstens 11) und ein MWST-Code aus höchstens 3 Zeichen. Für WinBIZ ist ein MWST-Code nur nötig, um einen bestimmten Code Ihres Dossiers zu wählen.
MWST-Zeilen ohne Code
Zeigt die Meldung … MWST-Zeilen ohne Code, ergänzen Sie die MWST-Codes der Zuordnung und exportieren Sie dann erneut.
Die MWST-Datei für das ESTV-Portal
Das Cockpit bereitet die MWST-Abrechnung der Periode im Format eCH-0217 vor. Sie importieren sie in die Anwendung zur MWST-Abrechnung im Portal der ESTV, statt die Zahlen abzutippen.
Öffnen Sie das Mandat. Suchen Sie unten in der Übersicht die Karte MWST-Datei für das ESTV-Portal.
Wählen Sie die Art: Abrechnung, oder Korrekturabrechnung, um eine bereits eingereichte Periode zu korrigieren.
Wählen Sie die Periode (1). Das Cockpit schlägt die zuletzt abgelaufenen Perioden vor: pro Quartal, oder pro Semester bei der Saldosteuersatzmethode.
Erfassen Sie bei der Saldosteuersatzmethode ab 2025 den ESTV-Tätigkeitscode: 5 Zeichen, die Sie im Portal der ESTV unter den Abrechnungsmodalitäten finden.
Klicken Sie auf XML-Datei herunterladen (2). Das Cockpit zeigt den Betrag An die ESTV zu zahlen oder das Guthaben zu Ihren Gunsten.
Importieren Sie die Datei im Portal der ESTV, prüfen Sie die Zahlen und reichen Sie die Abrechnung dann ein.
| Meldung | Was tun |
|---|---|
| Erfassen Sie die MWST-Nummer (CHE-…) des Unternehmens, um die Datei zu erstellen. | Ergänzen Sie die MWST-Nummer in den Einstellungen des Unternehmens, in To Bill. |
| Dieses Unternehmen ist nicht mehrwertsteuerpflichtig: keine Abrechnung einzureichen. | Nichts einzureichen. |
| Ungewöhnliche Periodenlänge | Prüfen Sie, ob die Periode jener im Portal der ESTV entspricht. |
Die Jahresabstimmung
Die Datei deckt die Jahresabstimmung nicht ab: Diese enthält nur die Differenzen zu den bereits eingereichten Abrechnungen. Erfassen Sie sie direkt im Portal der ESTV.
Ihr Kunde bereitet seine Abrechnungen ebenfalls in To Bill vor und reicht sie von dort ein. Siehe Die MWST-Abrechnung vorbereiten und einreichen und Die Abrechnung im ESTV-Portal einreichen. Die Exporte, die er selbst für seinen Treuhänder erstellt, sind unter Die Exporte für Ihren Treuhänder beschrieben.
Rechtsgrundlage
- Die MWST-Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Periode einzureichen. Sie umfasst das Quartal, oder bei der Saldosteuersatzmethode das Semester: Art. 35 Abs. 1 und 71 Abs. 1 MWSTG.
- Ein Fehler, der bei der Erstellung des Jahresabschlusses entdeckt wird, ist spätestens in der Abrechnung jener Periode zu korrigieren, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt: Art. 72 Abs. 1 MWSTG.
- Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f Abs. 1 OR.
- Das Format der Datei folgt dem Standard eCH-0217, den die ESTV anerkennt, um die MWST online abzurechnen.