Der Austritt von Mitarbeitenden

Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, führt Sie die Seite Austritt in fünf Schritten: der Austritt, die Schlussabrechnung, die Versicherungen, die Dokumente, dann der Abschluss. To Bill berechnet, was geschuldet ist, und nennt die Regel jedes Betrags; Sie entscheiden und machen die Meldungen.

Den Austritt öffnen

1. Öffnen Sie Löhne › Mitarbeitende und dann die Person.
2. Klicken Sie oben in ihren Daten auf Austritt.

Die Seite Austritt von … öffnet sich. Die fünf Schritte oben (1) sind mit erledigt oder offen markiert; ein Klick auf einen Schritt führt zu ihm. Sobald der Austritt gespeichert ist, tragen die Personaldaten den Vermerk Austritt am …, und die Schaltfläche heisst Austritt ansehen.

1. Den Austritt erfassen

1. Grund: Kündigung durch die mitarbeitende Person, Kündigung durch den Arbeitgeber, Ende eines befristeten Vertrags, Im gegenseitigen Einvernehmen, Pensionierung oder Tod.
2. Austrittsdatum: der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses, am Ende der Kündigungsfrist. Nach einem Todesfall das Todesdatum.
3. Kündigung empfangen am: der Tag, an dem die andere Partei die Kündigung empfangen hat. Probezeit: der erste Monat, ausser bei schriftlicher Abrede (höchstens drei Monate).
4. Letzter Arbeitstag, nur wenn er vom Austrittsdatum abweicht: Freistellung, Ferien am Ende des Vertrags.
5. Klicken Sie auf Austritt speichern.

To Bill berechnet die gesetzliche Kündigungsfrist (2), zum Beispiel «Gesetzliche Frist: 2 Monate auf ein Monatsende (7. Dienstjahr, OR 335c), frühestens am 30.09.2026.» Liegt Ihr Datum früher, weist To Bill darauf hin, ohne abzulehnen: Eine schriftliche Abrede kann eine andere Frist vorsehen. Während der Probezeit beträgt die Frist sieben Tage. Das Ende eines befristeten Vertrags, ein Austritt im gegenseitigen Einvernehmen oder ein Todesfall haben keine Kündigungsfrist.

Das Austrittsdatum ist auch das der Personaldaten (Anstellung › Austrittsdatum): Nach diesem Monat erhält die Person keine Lohnabrechnung mehr.

Die Abgangsentschädigung

Eine Person, die mindestens 50 Jahre alt ist und nach 20 oder mehr Dienstjahren austritt, hat Anspruch auf eine Entschädigung von mindestens zwei Monatslöhnen. To Bill weist auf dieser Seite darauf hin; legen Sie den Betrag mit Ihrem Treuhänder fest.

2. Die Schlussabrechnung festlegen

Die Schlussabrechnung ist das, was der Lohnlauf des Austrittsmonats zusätzlich zum Monatslohn bezahlt. Jeder Betrag nennt seine Regel.

• Ferien (1): To Bill zeigt den Anspruch des Jahres, anteilig zu den Anstellungstagen, den Übertrag, die bezogenen Tage und den Saldo. Wählen Sie Saldo abgelten (der Saldo wird ausbezahlt; das ist die Voreinstellung), Tage erfassen (zu bezahlende Tage oder, negativ, abzuziehende, zum Beispiel wenn während der Kündigungsfrist Ferien bezogen werden) oder Nichts. Der Lohn eines Ferientages wird berechnet, zum Beispiel «CHF 6'200.00 × 12 ÷ (52 × 4 Tage) = CHF 357.69»; Sie können ihn ändern.
• Zu bezahlende Überstunden: in Stunden, bezahlt mit dem Stundenlohn plus 25 %, ausser bei schriftlicher Abrede; Oder ein Betrag, der diese Berechnung ersetzt.
• Bonuszahlung: eine Gratifikation oder ein variabler Lohn, beim Austritt geschuldet.
• Abzüge: ein Betrag, der nach dem Nettolohn abgezogen wird, zum Beispiel ein Vorschuss oder ein nicht zurückgegebener Gegenstand. Abzug hinzufügen, mit Grund und Betrag.

Klicken Sie auf Schlussabrechnung speichern. Unter Was die Austrittsabrechnung enthalten wird (2) zeigt jede Zeile ihren Betrag und ihre Regel: die ausbezahlten Ferien, den Monatslohn anteilig bis zum Austrittsdatum (30 Tage pro Monat, wie bei der AHV), den 13. Monatslohn anteilig für das Jahr. Der Lohnlauf des Austrittsmonats im Entwurf übernimmt diese Beträge: Lohnlauf öffnen, prüfen und dann wie jeden Monat abschliessen. Siehe Die Lohnabrechnung des Monats.

Ein Stundenlohn mit Ferienzuschlag bezahlt die Ferien bereits mit jedem Lohn: Es ist nichts abzugelten.

Zu viel bezogene Ferien

Hat die Person mehr Tage bezogen als ihr Anspruch, zieht To Bill sie nicht von selbst ab: Das Gesetz regelt diesen Abzug nicht, in der Praxis ist er nur aus einem Grund zulässig. Um ihn vorzunehmen, kreuzen Sie Die … zu viel bezogenen Tage abziehen an und wählen den Grund des Abzugs: Im Vertrag oder in einer Abrede vorgesehen, Ferien auf Wunsch der mitarbeitenden Person vorbezogen, Im Wissen um das nahe Ende bezogen oder Fristlose Kündigung (OR 337). Ein Abzug vom Lohn ist auf dessen pfändbaren Teil begrenzt.

Pensionierung, Todesfall

• Pensionierung: dieselben Schritte, mit dem Grund Pensionierung.
• Tod: Das Arbeitsverhältnis endet mit dem Tod, ohne Kündigungsfrist. Hinterlässt die Person einen Ehegatten, eine eingetragene Partnerin oder einen eingetragenen Partner, minderjährige Kinder oder andere unterstützte Personen, kreuzen Sie es unter Lohnnachgenuss an: To Bill fügt ab dem Todestag einen Monatslohn hinzu, nach fünf Dienstjahren zwei, an die Hinterbliebenen bezahlt, ohne AHV und ALV. Nur der Lohnausweis des Jahres bleibt geschuldet.

3. Die Meldungen an die Versicherungen

To Bill sendet nichts: Es listet auf, was zu melden oder der Person mitzuteilen ist, mit dem Namen Ihrer Versicherer (aus Löhne › Versicherungen) und der Regel. Es erscheinen nur die Aufgaben, die die Person betreffen. Wählen Sie für jede Offen, Erledigt oder Entfällt; To Bill hält den Tag fest, an dem sie erledigt wurde.

Aufgabe	Was sie verlangt
Austritt der Pensionskasse melden	Melden Sie den Austritt umgehend: Die Kasse überweist die Freizügigkeitsleistung an die neue Kasse oder auf ein Freizügigkeitskonto.
Die mitarbeitende Person über die Unfallversicherung informieren	Die Deckung dauert bis zum 31. Tag nach Ende des Lohnanspruchs. Teilen Sie ihr mit, dass eine Abredeversicherung sie um bis zu sechs Monate verlängert, abzuschliessen vor Ende der Deckung.
Die mitarbeitende Person über die Krankentaggeldversicherung informieren	Teilen Sie ihr schriftlich mit, dass die Kollektivdeckung endet und sie in die Einzelversicherung übertreten kann.
Austritt in der Quellensteuerabrechnung angeben	Für eine quellensteuerpflichtige Person: Das Austrittsdatum steht in der Abrechnung des Monats an den Kanton, ohne separate Meldung.
Die Familienausgleichskasse informieren	Für eine Person mit Zulagen: Der Anspruch darauf endet mit dem Lohnanspruch.
Jährliche AHV-Lohnbescheinigung	Vorher ist nichts zu senden: Die AHV-Ausgleichskasse erfährt den Austritt mit der jährlichen Lohnbescheinigung.

4. Die Dokumente der Person

• Lohnausweis (Formular 11): beim Austritt geschuldet, ohne das Jahresende abzuwarten. Er wird ausgestellt, sobald der Lohnlauf des Austrittsmonats abgeschlossen ist: Klicken Sie auf Lohnausweis ausstellen und dann auf Herunterladen. Fehlt eine Angabe, nennt To Bill sie, zum Beispiel eine AHV-Nummer. Siehe Die Lohnausweise.
• Arbeitgeberbescheinigung (Arbeitslosenversicherung): das offizielle Formular des SECO, von To Bill ausgefüllt. Siehe unten.
• Arbeitszeugnis: siehe weiter unten.

Für die Arbeitgeberbescheinigung füllt To Bill das offizielle Formular des SECO aus, die Arbeitgeberbescheinigung Nr. 10006 (Version 02.2025 auf Deutsch und Französisch, 03.2025 auf Italienisch), wie sie arbeit.swiss veröffentlicht, mit dem, was To Bill über die Person weiss: ihren Datensatz, ihre abgeschlossenen Lohnabrechnungen, ihre Absenzen und ihren Austritt. Die Arbeitslosenkassen nehmen die alten Formulare seit Januar 2026 nicht mehr an.

1. Wählen Sie die Sprache des Formulars: Deutsch, Französisch oder Italienisch. Standardmässig die Sprache der Person; für eine englischsprachige Person jene des Arbeitskantons.
2. Klicken Sie auf Antworten anzeigen, um Frage für Frage nachzulesen, was To Bill ausgefüllt hat und was Von Hand zu ergänzen bleibt.
3. Klicken Sie auf Ausgefülltes Formular herunterladen. Öffnen Sie das PDF, ergänzen Sie die übrigen Felder, datieren und unterzeichnen Sie.
4. Geben Sie es der Person mit den Beilagen: Sie legt es ihrem Antrag auf Arbeitslosenentschädigung bei.

Was To Bill ausfüllt:

• Die Person: Name und Vorname, AHV-Nummer, Geburtsdatum. Der Arbeitgeber: Name, Adresse, UID, die Kontaktperson und ihre Telefonnummer.
• Das Arbeitsverhältnis: Vollzeit oder Teilzeit mit dem Pensum, befristet oder unbefristet, Ein- und Austrittsdatum, die Tätigkeit, sobald das Arbeitszeugnis gespeichert ist, die Wochenstunden des Betriebs und der Person, die AHV-Ausgleichskasse.
• Die Kündigung: wer gekündigt hat, das Datum des Empfangs und das Enddatum; die gesetzliche Kündigungsfrist, die Sie korrigieren, wenn der Vertrag eine andere vorsieht.
• Eine Krankheit, ein Unfall oder ein Mutterschaftsurlaub während der Kündigungsfrist und ein Militär- oder Zivildienst rund um die Kündigungsfrist: nur wenn sie als Absenzen erfasst sind. Ohne erfasste Absenz kreuzt To Bill nie an Ihrer Stelle «nein» an: To Bill fragt Sie.
• Der letzte Arbeitstag und der bis zum letzten Tag bezahlte Lohn.
• Der Lohn: der letzte monatliche Grundlohn oder bei Stundenlohn der Grundlohn, die Ferienentschädigung und der Anteil des 13. Monatslohns in Prozent und Franken; der letzte 13. Monatslohn und der letzte Bonus, mit ihrem Zahlungsdatum.
• Die Absenzen der letzten 12 Monate (Frage 21), in den fünf Zeilen des Formulars, mit einer beigelegten Übersicht, wenn es mehr sind.
• Die Pensionskasse, die Kinder- und Ausbildungszulagen pro Monat.
• Die Beilage: die Löhne Monat für Monat der letzten 24 Monate, aus den abgeschlossenen Lohnabrechnungen (Grundlohn, Überstunden, bezahlte Ferien, 13. Monatslohn, Bonus, Zulagen, AHV-Lohn). Ein korrigierter Monat ist mit einem Stern markiert.

Was von Hand bleibt, zum Beispiel: der Grund der Kündigung, ihre Form (mündlich oder schriftlich), der Gesamtarbeitsvertrag, der beizulegende schriftliche Arbeitsvertrag, eine Schwangerschaft, eine finanzielle Beteiligung der Person am Betrieb, eine Rente, weitere Leistungen beim Austritt, Datum und Unterschrift. Lohnabrechnungen aus der Zeit vor To Bill legen Sie ebenfalls bei: To Bill nennt die Monate.

Vor dem Herunterladen

Solange der Lohnlauf des Austrittsmonats nicht abgeschlossen ist, fehlen der letzte Lohn und der 13. Monatslohn im Formular: To Bill weist darauf hin. Schliessen Sie den Lohnlauf ab und laden Sie das Formular dann herunter. Die AHV-Nummer wird nur mit dem Recht, die Löhne zu verwalten, vollständig gedruckt.

Das Arbeitszeugnis verfassen

1. Klicken Sie unter Arbeitszeugnis auf Verfassen.

2. Wählen Sie die Art des Zeugnisses (1): Vollzeugnis (Art und Dauer, Leistung und Verhalten) oder Arbeitsbestätigung (nur Art und Dauer, auf ausdrückliches Verlangen der Person).

3. Füllen Sie Funktion, Abteilung und Hauptaufgaben aus, eine pro Zeile. Wählen Sie Leistung und Verhalten. Ergänzen Sie Stärken, Erfolge, in Ihren Worten: nie Gesundheit, Religion, Privatleben, Lohn oder Absenzen.

4. Austrittsgrund erwähnen: nur wenn die Person es wünscht. Die Sprache ist die der Person; ändern Sie sie bei Bedarf. Geben Sie an, wer unterzeichnet: Unterzeichnet von und Funktion der unterzeichnenden Person.

5. Lesen Sie die Vorschau (2), klicken Sie dann auf Speichern und Herunterladen.

   

Der Text stammt aus einer Vorlage, gefüllt mit Ihren Antworten; die Absätze der Vorschau lassen sich auch von Hand ändern. Mit KI verfassen schreibt aus diesen Antworten einen Entwurf, nur wenn ein Administrator KI für die Löhne unter Einstellungen › KI aktiviert hat: Lesen Sie ihn vor dem Speichern. Sonst sagt es eine Meldung, mit einem Verweis auf diese Einstellung; die Vorlage bleibt nutzbar. Siehe Die KI für die Löhne.

5. Den Austritt abschliessen

Sobald der Lohnlauf des Austrittsmonats abgeschlossen ist, klicken Sie auf Austritt abschliessen: Die Person wird archiviert. Vorher zeigt To Bill, was noch offen ist, zum Beispiel «Lohnlauf Oktober 2026 noch nicht abgeschlossen» oder «5 Aufgaben sind noch offen».

Austritt aufheben entfernt das Austrittsdatum: Die Person bleibt angestellt. Das ist möglich, solange der Austrittslohnlauf nicht abgeschlossen ist.

Löschen Sie eine ausgetretene Person nicht: Ihre Lohnabrechnungen bleiben zehn Jahre in Ihren Unterlagen.

Nach dem Austritt bezahlen

Ein nach dem Austritt geschuldeter Betrag, eine später beschlossene Bonuszahlung oder vergessene Stunden, wird mit einer Korrektur des Austrittsmonats bezahlt: Die AHV ordnet ihn dem Jahr der Arbeit zu. Klicken Sie in den Personaldaten auf Zahlung nach Austritt: To Bill öffnet einen Korrekturlauf dieses Monats. Siehe Einen abgeschlossenen Monat korrigieren.

Rechtsgrundlage

• Die Kündigungsfrist: sieben Tage während der Probezeit, der erste Monat ausser bei schriftlicher Abrede und höchstens drei Monate, Art. 335b OR; danach ein Monat im ersten Dienstjahr, zwei Monate vom zweiten bis zum neunten, danach drei Monate, je auf ein Monatsende, Art. 335c OR.
• Die Ferien: mindestens vier Wochen pro Jahr, fünf bis zum vollendeten 20. Altersjahr, anteilig für ein unvollständiges Jahr, Art. 329a OR. Während des Arbeitsverhältnisses dürfen sie nicht durch Geldleistungen abgegolten werden: Art. 329d Abs. 2 OR. Der Saldo wird deshalb am Ende des Vertrags ausbezahlt.
• Überstunden, die nicht durch Freizeit ausgeglichen werden, sind mit dem Normallohn samt einem Zuschlag von mindestens einem Viertel zu entschädigen, ausser bei schriftlicher Abrede: Art. 321c Abs. 3 OR.
• Der Arbeitgeber darf Gegenforderungen mit dem Lohn nur so weit verrechnen, als dieser pfändbar ist: Art. 323b Abs. 2 OR.
• Das Arbeitsverhältnis erlischt mit dem Tod der Person; der Arbeitgeber zahlt noch einen Monatslohn, nach fünf Dienstjahren zwei, wenn sie einen Ehegatten, eine eingetragene Partnerin oder einen eingetragenen Partner, minderjährige Kinder oder andere unterstützte Personen hinterlässt: Art. 338 OR.
• Die Abgangsentschädigung ab 50 Jahren und 20 Dienstjahren, mindestens zwei Monatslöhne, gekürzt um die vom Arbeitgeber finanzierten Vorsorgeleistungen: Art. 339b bis 339d OR.
• Eine Gratifikation ist bei einem Austritt während des Jahres nur anteilig geschuldet, wenn es verabredet ist: Art. 322d Abs. 2 OR. To Bill zahlt den 13. Monatslohn anteilig aus.
• Das Arbeitszeugnis kann jederzeit verlangt werden; auf besonderes Verlangen der Person äussert es sich nur über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses: Art. 330a OR.
• Der Lohnausweis wird beim Austritt übergeben, ohne das Jahresende abzuwarten: Art. 127 Abs. 1 Bst. a DBG und Wegleitung der ESTV, Rz 7.
• Der Arbeitgeber meldet der Vorsorgeeinrichtung den Austritt einer versicherten Person unverzüglich: Art. 1 Abs. 1 FZV.
• Die Unfallversicherung endet mit dem 31. Tag nach dem Tag, an dem der Anspruch auf mindestens den halben Lohn aufhört; der Versicherer bietet eine Verlängerung um bis zu sechs Monate durch Abrede an: Art. 3 Abs. 2 und 3 UVG. Der Arbeitgeber informiert seine Arbeitnehmer darüber: Art. 72 UVV.
• Der letzte Arbeitgeber stellt die Arbeitgeberbescheinigung für die Arbeitslosenversicherung beim Austritt aus: Art. 20 Abs. 2 AVIG; er erteilt den Kassen unentgeltlich die nötigen Auskünfte und füllt die Formulare aus: Art. 88 Abs. 1 Bst. b AVIG. Wissentlich falsche oder unvollständige Angaben sind strafbar: Art. 105 und 106 AVIG.