Willkommen bei To Bill

To Bill ist die Software für Rechnungen und Buchhaltung von Schweizer KMU. Diese Anleitung zeigt Ihnen den Hauptbildschirm, wo Sie Hilfe finden und wie Sie am besten beginnen.

Was To Bill für Sie erledigt

• Rechnungen stellen: Angebote, Rechnungen mit QR-Rechnung, Mahnungen, Einnahmen und offene Posten.
• Ausgaben im Griff behalten: Erfassung, automatisch gelesene Belege, Lieferantenrechnungen zum Bezahlen.
• Die Buchhaltung führen: Ihre Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben werden für Sie verbucht, MWST inbegriffen.
• Löhne auszahlen und Zeit erfassen, wenn Sie das brauchen.

Buchhaltung, Löhne und Zeiterfassung sind Module: Sie aktivieren sie, sobald Sie sie brauchen. Siehe Module aktivieren.

Der Hauptbildschirm

Nach der Anmeldung öffnet sich To Bill auf der Übersicht: Ihre Kennzahlen (Umsatz, Eingenommen, Überfällig, Ergebnis), das Diagramm Verrechnet und eingenommen Monat für Monat, der Block Offene Posten nach Alter, die letzten Aktivitäten und Ihre Schnellaktionen. Den Zeitraum wählen Sie oben (zu Beginn Letzte 12 Monate); mit Anpassen bestimmen Sie, welche Kennzahlen in welcher Reihenfolge erscheinen. Jede Kennzahl und jeder Balken öffnet die passende Liste.

Am Computer passt die ganze Übersicht ins Fenster, ohne dass die Seite scrollt: Das Diagramm und die offenen Posten nehmen die verfügbare Höhe ein, und Aktuelle Aktivitäten zeigt die letzten Einträge, die darin Platz haben; Alle anzeigen öffnet die vollständige Liste. In einem niedrigen Fenster, auf einem Tablet oder einem Telefon stehen die Blöcke untereinander, und die Seite scrollt.

Die Zahlen sind in der Währung Ihres Unternehmens, meist in Franken, und zwar alle: Überfällig und die offenen Posten nach Alter wie der Umsatz, ebenso das Ergebnis, die Liquidität, die MWST und die Löhne, die die Buchhaltung in Franken führt. Ein Betrag in einer anderen Währung wird wie im Rechnungseditor umgerechnet, zum offiziellen Kurs des Schweizer Zolls (BAZG) vom Tag seines Dokuments oder zum letzten davor veröffentlichten; ein noch offener Betrag zum Kurs des letzten Tages des Zeitraums. Ist dieser Kurs älter als der Tag des Dokuments, sagt To Bill es unter der Zahl, zum Beispiel «Kurs EUR: letzter bekannter Kurs vom 06.10.2026». Ein Betrag in einer Währung, für die es keinen Kurs gibt, wird nicht mitgezählt: Er erscheint separat, zum Beispiel «+ SEK 5'000.00 nicht umgerechnet». Dasselbe gilt für das Diagramm und die offenen Posten nach Alter. Die MWST-Erinnerung und die Liste Offene Posten der Buchhaltung bleiben in Franken, der Währung der Bücher und der ESTV.

Unter jeder Kennzahl steht ihre Veränderung gegenüber dem Vergleichszeitraum. Steht dieser bei null, gibt es nichts zu vergleichen: Es wird keine Veränderung angezeigt. Liegt er zu nahe bei null (unter 100 in Ihrer Währung oder unter einem Hundertstel der angezeigten Zahl), wäre ein Prozentwert nichtssagend («+42'897 %»): To Bill zeigt «—».

1. Ihr Unternehmen. Führen Sie mehrere, wechseln Sie hier zwischen ihnen.
2. Das Menü. Die Seiten sind nach Themen geordnet: Verkauf (Kunden, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Artikel), Einkauf (Ausgaben und Lieferantenrechnungen unter Zu bezahlen) und Zahlungen (Einnahmen und, mit der Buchhaltung, offene Posten). Danach folgen Zeit & Projekte, Löhne und Buchhaltung, wenn diese Module aktiviert sind. Ein Klick auf den Titel eines Themas klappt es ein. Ganz unten: Einstellungen und Hilfe. Das + neben einem Eintrag erstellt direkt ein neues Dokument.
3. Die Suche. Klicken Sie darauf oder drücken Sie ⌘K (Ctrl+K unter Windows), um einen Kunden, eine Rechnung, einen Betrag oder eine Seite zu finden und eine Aktion auszuführen. Siehe Alles finden mit der Suche.
4. Copilot und Hilfe. Auf jeder Seite beantwortet der Copilot Ihre Fragen mit Quellenangaben und bereitet Angebote und Rechnungen als Entwurf vor. Das ? öffnet die Hilfe zum angezeigten Bildschirm.
5. Ihr Konto. Ein Klick auf Ihren Namen öffnet das Menü Ihres Kontos: Mein Konto (Ihr Name, Ihr Passwort, Sprache und Darstellung von To Bill), Abonnement, Benutzer, Drive und Abmelden. Siehe Ihr persönliches Konto.

Brauchen Sie mehr Platz, klappen Sie das Menü ein: mit der Schaltfläche oben neben dem Logo oder mit der Taste [ (⌘B / Ctrl+B). Alle weiteren Kürzel finden Sie unter Tastenkürzel.

Hilfe finden

Diese Dokumentation beantwortet Ihre Fragen, Bildschirm für Bildschirm:

• Hilfe, unten im Menü, öffnet die Dokumentation in Ihrer Sprache.
• Das ? oben rechts öffnet ein kleines Menü: Geführte Tour dieser Seite zeigt Ihnen den Bildschirm Schritt für Schritt, Anleitung lesen öffnet die Anleitung zum Bildschirm, auf dem Sie sind, Tastenkürzel listet sie auf. Wenn Sie sich zum ersten Mal an einem Computer anmelden, startet die Tour durch die Übersicht von selbst.
• In der Suche führt Anleitung zu dieser Seite zum selben Ziel.
• Häufige Fragen beantwortet die FAQ, die Begriffe der Schweizer Buchhaltung erklärt das Glossar.

Auf dem Smartphone

To Bill funktioniert auch im Browser Ihres Smartphones. Das Menü öffnen Sie mit der Schaltfläche oben links, die Suche mit der Lupe. Listen werden zu Karten, und ihre Filter öffnen sich am unteren Bildschirmrand.

Zur mobilen App von To Bill: siehe App installieren.

Womit beginnen

Ein neu erstelltes Unternehmen findet auf seiner Übersicht die Karte Gut starten: erster Kunde, erste Rechnung, Logo, QR-Rechnung und, wenn Sie die Buchhaltung gewählt haben, die Eröffnung Ihrer Bücher. Jeder Schritt wird von selbst abgehakt, sobald er erledigt ist.

1. Erstellen Sie Ihr Konto und Ihr Unternehmen, falls noch nicht geschehen: Konto und Unternehmen erstellen.
2. Prüfen Sie Ihre Einstellungen: Adresse, UID-Nummer, QR-Rechnung, MWST, Nummerierung. Folgen Sie dazu Unternehmen einrichten.
3. Laden Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen ein, wenn Sie zu mehreren arbeiten: Ihr Team einladen.
4. Senden Sie Ihre erste Rechnung: Ihre erste Rechnung senden.
5. Aktivieren Sie die Buchhaltung, wenn To Bill Ihre Bücher führen soll: Buchhaltung aktivieren.

Sie sind Treuhänder?

Ihre Mandate betreuen Sie im Cockpit, einem eigenen Bereich. Lesen Sie Das Treuhand-Cockpit.

Was sich in dieser Version geändert hat: Neuerungen.