Wiederkehrende Buchungen und Abgrenzungen

Manche Buchungen wiederholen sich immer gleich: ein Leasing jeden Monat, eine Versicherungsprämie jedes Jahr, ein noch zu bezahlender Aufwand an jedem Quartalsende. Erfassen Sie sie einmal als wiederkehrende Buchung: To Bill bucht sie bei jeder Fälligkeit, ohne Doppel.

Bevor Sie beginnen

• Sie brauchen das Recht, die Buchhaltung zu verwalten.
• In der Ansicht Einfach finden Sie Wiederkehrende Buchungen im Menü der Buchhaltung unter Mehr. In der Ansicht Experte unter Tagesgeschäft.
• Eine wiederkehrende Buchung wird mit Konten erfasst, im Soll und im Haben. Ihr Treuhänder kann sie für Sie vorbereiten.

Rechnungen und Ausgaben sind nicht betroffen

Eine Miete, die Ihnen Ihr Vermieter in Rechnung stellt, erfassen Sie als Ausgabe, mit ihrem Beleg. Die wiederkehrende Buchung dient für Buchungen ohne Dokument bei jeder Fälligkeit: Leasing-Belastung, Jahresprämie, Abgrenzung am Periodenende.

Die Liste

Öffnen Sie Buchhaltung › Wiederkehrende Buchungen. Jede Zeile zeigt Namen, Rhythmus, Konten, Betrag und nächste Fälligkeit.

• Fällig seit …: Die Fälligkeit ist vorbei und die Buchung steht noch nicht im Journal. Buchen verbucht sie.
• Jetzt ausführen (2) verbucht in einem Zug alles Fällige, über alle Buchungen hinweg.
• Rückbuchung am 1.: Die Buchung ist eine Abgrenzung, die im Folgemonat automatisch zurückgebucht wird.
• Pausiert: Die Buchung wird nicht mehr verbucht. Pausieren hält eine Buchung an, die bereits verwendet wurde; Löschen entfernt eine Buchung, die nie etwas verbucht hat.
• Das Feld Name, Konto, Betrag…, die Filter Status und Intervall sowie die Ansichten Fällig, Diesen Monat zu buchen und Pausiert finden eine Buchung wieder.

To Bill verbucht fällige Buchungen auch automatisch, jede Nacht. Wird eine Fälligkeit abgelehnt, zum Beispiel weil das Geschäftsjahr abgeschlossen ist, zeigt die Zeile Angehalten am … mit dem Grund: Beheben Sie ihn und klicken Sie dann auf Buchen.

Eine wiederkehrende Buchung erstellen

1. Klicken Sie auf Neue wiederkehrende Buchung (1).
2. Füllen Sie Name der Vorlage aus, zum Beispiel «Leasing Lieferwagen», und den Buchungstext, der im Journal erscheint. Die Referenz ist optional.
3. Wählen Sie unter Zeilen die Konten und erfassen Sie die Beträge im Soll und im Haben. Die Buchung muss Ausgeglichen sein: gleich viel im Soll wie im Haben.
4. Wählen Sie den Rhythmus: jeden Monat, jedes Quartal oder einmal pro Jahr.
5. Geben Sie die Erste Fälligkeit an und, wenn die Buchung endet, die Letzte Fälligkeit. Eine Fälligkeit am Monatsletzten bleibt am Monatsende.
6. Prüfen Sie die Daten unter Nächste Fälligkeiten und klicken Sie dann auf Speichern.

Liegt die erste Fälligkeit bereits in der Vergangenheit, erscheint die Buchung als Fällig: Buchen verbucht dann alle verpassten Fälligkeiten der Reihe nach.

Um eine Buchung zu ändern, klicken Sie auf ihre Zeile. Der Abschnitt Bereits gebucht listet die erfassten Buchungen mit ihrer Nummer und ihrer Rückbuchung auf.

Die Abgrenzungen: noch zu bezahlender Aufwand, noch zu erhaltender Ertrag

Ein Aufwand der Periode, dessen Rechnung erst später eintrifft, muss in der richtigen Periode stehen: Das ist eine Abgrenzung (eine «Transitorische»). Aktivieren Sie Am 1. des Folgemonats zurückbuchen: Bei jeder Fälligkeit verbucht To Bill die Buchung und am ersten Tag des Folgemonats die Gegenbuchung.

Zum Beispiel die Honorare des Treuhänders, die nach jedem Quartal in Rechnung gestellt werden:

Datum	Buchung
31.03.	Soll 6500 Verwaltungsaufwand, Haben 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen: Der Aufwand liegt im 1. Quartal.
01.04.	Die Gegenbuchung: Das Konto 2300 ist ausgeglichen.
bei Eingang	Die Rechnung wird wie gewohnt als Ausgabe erfasst: Der Aufwand im April fällt auf null, da die Rückbuchung ihn bereits ausgeglichen hat.

Eine einmalige Abgrenzung zum Jahresende

Für einen nur per 31. Dezember zu bezahlenden Aufwand erstellen Sie eine jährliche wiederkehrende Buchung: Setzen Sie Erste Fälligkeit und Letzte Fälligkeit beide auf den 31.12. und aktivieren Sie die Rückbuchung. Die Gegenbuchung wird am 01.01. im neuen Geschäftsjahr erfasst.

Eine im Journal verbuchte wiederkehrende Buchung trägt den Vermerk Wiederkehrende Buchung: …, mit einem Link zu ihrer Vorlage. Eine Buchung wird im Journal durch ein Storno korrigiert, nie durch Löschen.

Rechtsgrundlage

• Aufwände und Erträge werden in zeitlicher und sachlicher Hinsicht voneinander abgegrenzt: Art. 958b Abs. 1 OR.
• Die passiven Rechnungsabgrenzungen stehen in der Bilanz im kurzfristigen Fremdkapital, die aktiven Rechnungsabgrenzungen im Umlaufvermögen: Art. 959a OR.
• Die Bücher lassen sich nicht ändern, ohne dass die Änderung feststellbar ist: Art. 3 GeBüV.