Ihre Schlussbilanz übernehmen
Ihre Bücher beginnen an einem bestimmten Tag, zum Beispiel am 1. Januar. Alles, was das Unternehmen am Vortag besass und schuldete, kommt mit einer einzigen Buchung hinein, der Eröffnungsbuchung: Banken, Debitoren, Anlagen, Darlehen, Rückstellungen und Kapital. Importieren Sie die Schlussbilanz, die Ihr Treuhänder, Ihre Tabellenkalkulation oder Ihre bisherige Software abgeschlossen hat: To Bill bereitet diese Buchung vor, Sie prüfen sie und buchen sie dann.
Bevor Sie beginnen
- Sie brauchen das Recht, die Buchhaltung zu führen.
- Halten Sie die Schlussbilanz per Vortag des ersten Tages Ihrer Bücher bereit: per 31.12.2025 für Bücher, die am 01.01.2026 beginnen. Beginnt ein Geschäftsjahr im Laufe des Jahres, zum Beispiel am 1. Mai, brauchen Sie die Bilanz per 30. April.
- Die Bilanz kann eine Excel-Datei (.xlsx, .xls), eine CSV- oder eine PDF-Datei sein, höchstens 15 MB gross. Ein PDF wird mit der KI gelesen: siehe Eine Bilanz als PDF.
- Wenn Sie sie haben, fügen Sie das Anlageverzeichnis und den Tilgungsplan Ihrer Darlehen als Excel-Datei bei. Sie können auch Blätter der Arbeitsmappe mit der Bilanz sein.
- Ihre Bücher sind noch nicht eröffnet? Importieren Sie die Bilanz während der Aktivierung: siehe Während der Aktivierung der Buchhaltung.
Die Bilanz importieren
Öffnen Sie Buchhaltung › Eröffnungsbilanz. Haben Ihre Bücher keine Eröffnungsbuchung, meldet Zustand der Bücher dies beim Punkt Eröffnungsbilanz, mit der Schaltfläche Meine Schlussbilanz importieren (1), die zur selben Seite führt.
Legen Sie die Schlussbilanz im ersten Feld (1) ab, oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen.
Liegt das Anlageverzeichnis oder der Tilgungsplan eines Darlehens in einer anderen Datei, legen Sie diese im zweiten Feld (2) ab.
Klicken Sie auf Bilanz lesen (3).
To Bill erkennt die Spalten für Kontonummer, Bezeichnung und Saldo oder für Soll und Haben. Titel und Totale übergeht es. Erkennt es die Spalten nicht, fragt es Sie, wo sie sind: Wählen Sie die Kopfzeile und die Rolle jeder Spalte, dann klicken Sie auf Mit diesen Spalten lesen.
Der Rahmen Schlussbilanz per 31.12.2025 prüft die Datei: Die Aktiven müssen den Passiven und dem Eigenkapital entsprechen. Sonst nennt To Bill die Differenz. Dann fehlt eine Zeile, oder sie wurde auf der falschen Seite gelesen: Vergleichen Sie mit Ihrem Dokument.
Keine Datei?
CSV-Vorlage herunterladen liefert eine Datei, die Sie in einer Tabellenkalkulation ausfüllen: eine Zeile pro Konto, mit Nummer, Bezeichnung und Saldo. Ein Aktivum ist positiv, eine Schuld oder ein Eigenkapitalposten negativ.
Eine Bilanz als PDF
Ein PDF wird von der KI gelesen, wenn ein Administrator sie unter Einstellungen › KI aktiviert hat. Die Datei wird unverändert an die KI gesendet. Diese liest daraus die Zeilen der Bilanz zum verlangten Datum, auch wenn das Dossier weitere Bilanzen enthält. To Bill prüft diese Zeilen danach gegen die Totale, die auf dem Dokument gedruckt sind: Die gelesenen Zeilen ergeben genau die Totale, die auf dem Dokument stehen. Sonst sagt es, wo die Differenz liegt. Sie bestätigen jedes Konto, bevor etwas gebucht wird.
Ohne KI wird nichts gesendet: Importieren Sie die Excel- oder CSV-Fassung der Bilanz, die Ihr Treuhänder in der Regel hat, oder übertragen Sie die Bilanz in die CSV-Vorlage. Siehe Der KI-Assistent.
Die Konten prüfen
Jede Zeile der Bilanz kommt auf ein Konto Ihres Kontenplans, zuerst über ihre Nummer, dann über ihren Namen. Die Spalte Zuordnung zeigt, wie das Konto gefunden wurde.
Sagen Nummer und Name nicht dasselbe, stellt To Bill die Frage einmal, unter der Zeile (1). Im Beispiel hat der Treuhänder die EDV-Geräte auf sein Konto 1510 gebucht. Im Schweizer Kontenrahmen KMU ist 1510 das Mobiliar, die Informatik ist 1520.
- Lesen Sie die Frage.
- Klicken Sie auf 1520 nehmen (2) für das Konto, das der Name ergibt, oder auf 1510 behalten für die Nummer aus der Datei.
- Für ein anderes Konto wählen Sie dieses in der Liste der Zeile. Die Schaltfläche neben der Liste ignoriert die Zeile.
Eine Nummer, die es in Ihrem Kontenplan nicht gibt: To Bill schlägt das übergeordnete Konto vor, oder Konto … anlegen mit der Nummer und dem Namen aus der Datei.
Die Banken
Eine Bilanz nennt oft nur eine Zeile für alle Banken. To Bill verteilt sie auf Ihre Bankkonten, mit dem Saldo jedes Kontoauszugs per 31.12.2025 (1).
- Ändern Sie auf jeder Zeile die Bank oder den Betrag. Auf eine weitere Bank verteilen fügt eine Zeile hinzu. Neues Bankkonto… erstellt beim Buchen ein neues Bankkonto.
- Jede Bank hat ihr eigenes Buchhaltungskonto: die erste 1020, die weiteren 1021, 1022…
- Eine Differenz in der Höhe Ihrer noch offenen Rechnungen (2): Ihre Bilanz hat das Geld von Rechnungen, die beim Abschluss noch nicht bezahlt waren, zu den flüssigen Mitteln gezählt. Die tatsächlichen Saldi Ihrer Banken und Ihre Debitoren ergeben zusammen dasselbe Total: Die Buchung ist ausgeglichen.
Debitoren, Kreditoren und Eigenkapital
Debitoren und Kreditoren vergleicht Ihre Bilanz mit dem, was To Bill per 31.12.2025 kennt: die an diesem Tag noch offenen Rechnungen, auf dem Konto 1100, und die seither bezahlten Lieferantenrechnungen, auf dem Konto 2000.
- Rechnungen aus To Bill übernehmen: empfohlen. Jede Zahlung einer dieser Rechnungen vermindert das Konto 1100: Fehlt die Rechnung in der Eröffnung, wird 1100 negativ.
- Zahl der Bilanz behalten: wenn Ihr Treuhänder sie anders festgelegt hat, zum Beispiel wegen einer bestrittenen Rechnung.
Das Eigenkapital richtet sich nach Ihrer Rechtsform:
| Rechtsform | Bei der Eröffnung |
|---|---|
| Einzelunternehmen | Das Ergebnis des Geschäftsjahres, das Privatkonto und die Einlagen werden auf das Kapital 2800 übertragen: Abschlussübertrag vornehmen. |
| Personengesellschaft | Ebenso, auf das Kapital jedes Gesellschafters (2800, 2850). Die Verteilung folgt dem Gesellschaftsvertrag. |
| AG, GmbH | Das Kapital (2800) und die Reserven bleiben, wie sie sind. Das Ergebnis des Geschäftsjahres wird auf 2970 «Gewinnvortrag oder Verlustvortrag» eröffnet, bis zum Entscheid der Generalversammlung. |
Anlagen und Darlehen
Mit einem Anlageverzeichnis kommt jede Anlage in Ihr Anlagevermögen: Anschaffungswert, bereits vorgenommene Abschreibungen, Nutzungsdauer, Satz und Methode. Die Abschreibung läuft ab dem ersten Tag Ihrer Bücher weiter.
To Bill vergleicht die Buchwerte des Verzeichnisses mit der Bilanz, Konto für Konto. Es weist auf einen Satz hin, der über dem liegt, den die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zulässt. Entfernen Sie das Häkchen bei einer Anlage, um sie nicht zu übernehmen.
Mit dem Tilgungsplan eines Darlehens vergleicht To Bill dessen Saldo beim Abschluss mit der Bilanz und listet die noch zu zahlenden Raten auf.
Bankregel erstellen (1) schlägt für jede Rate, die in Ihren Bankbewegungen erscheint, das Konto des Darlehens vor: Die Rate vermindert die Schuld, statt ein Aufwand zu sein. Sie akzeptieren den Vorschlag Zeile für Zeile. Siehe Regeln und Automatismen der Bank.
Die Eröffnung buchen
Die Eröffnungsbuchung trägt das Datum des ersten Tages Ihrer Bücher, mit einer Zeile pro Konto.
- Lesen Sie die Buchung. Unter jedem Konto sagt To Bill, woher der Betrag stammt.
- Prüfen Sie das Total (1): Das Soll muss dem Haben entsprechen.
- Klicken Sie auf Eröffnung buchen (2). Solange ein Punkt offen ist, zum Beispiel ein zu bestätigendes Konto, bleibt die Schaltfläche inaktiv, und To Bill listet auf, was fehlt.
To Bill bestätigt die Nummer der Buchung und was es erstellt hat: Anlagen, Bankregel, Bankkonten. Die importierte Datei ist der Beleg der Buchung: Sie lässt sich bei der Buchung im Journal herunterladen. Der Punkt Eröffnungsbilanz verschwindet aus Zustand der Bücher.
Wenn die Buchung nicht ausgeglichen ist
To Bill zeigt, wie viel auf welcher Seite fehlt. Korrigieren Sie zuerst eine Zeile, zum Beispiel eine Bank oder die Debitoren. Ist die Differenz gewollt, wählen Sie das Konto für die Differenz und klicken Sie auf Automatisch ausgleichen: Die Zeile wird im Journal als berechnet markiert, von Ihrem Treuhänder zu prüfen. To Bill gleicht nie ohne Sie aus.
Die Eröffnung rückgängig machen oder ersetzen
Rückgängig (1) bucht die Gegenbuchung, ein Storno, mit demselben Datum. Nichts wird gelöscht. Die durch den Import erfassten Anlagen werden entfernt, solange keine Abschreibung gebucht wurde, und die Bankregel wird pausiert.
Ihre Bücher haben bereits eine Eröffnungsbuchung, zum Beispiel die aus der Aktivierung? Importieren Sie die Bilanz Ihres Treuhänders und kreuzen Sie Ersetzen an: Die alte Buchung wird am selben Tag storniert und die neue an ihrer Stelle gebucht.
Die früheren Importe bleiben unten auf der Seite aufgeführt, unter Frühere Importe.
Mit oder ohne KI
Alles funktioniert ohne KI, ausser das Lesen eines PDF. Mit KI öffnet Vom Copilot erklären lassen den Copilot bei Ihrem Import: was gelesen wurde, wohin jede Zeile geht, was Ihre Aufmerksamkeit braucht. Er stützt sich auf die Berechnungen von To Bill.
Während der Aktivierung der Buchhaltung
Ihre Bücher sind noch nicht eröffnet? Behalten Sie im Aktivierungsassistenten beim Schritt Startpunkt die Option Erster Tag des Geschäftsjahres + Eröffnungsbilanz und klicken Sie dann auf Meine Schlussbilanz importieren. Dieselben Kontrollen erscheinen. Diese Zeilen verwenden füllt die Tabelle der Eröffnungsbilanz aus, und die Anlagen und das Darlehen werden mit den Büchern erstellt. Siehe Buchhaltung aktivieren.
Rechtsgrundlage
- Die Buchführung erfasst die Geschäftsvorfälle vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch; jede Buchung stützt sich auf einen Beleg: Art. 957a Abs. 2 OR.
- Die Bilanz besteht aus Aktiven und Passiven; die Passiven umfassen das Fremd- und das Eigenkapital: Art. 959 und 959a OR.
- Der nutzungs- und altersbedingte Wertverlust einer Anlage wird durch Abschreibungen berücksichtigt: Art. 960a Abs. 3 OR.
- Die Bücher können nicht geändert werden, ohne dass sich dies feststellen lässt: Art. 3 GeBüV. Eine Eröffnung wird deshalb mit einem Storno und einer neuen Buchung korrigiert.