Löhne aus einer anderen Lohnsoftware verbuchen
Sie machen die Löhne in einer anderen Software (bexio, Abacus, Swiss21, eine Excel-Datei…), führen Ihre Bücher aber in To Bill? Importieren Sie jeden Monat das Lohnjournal dieser Software. To Bill prüft, ob es aufgeht, und erstellt dann eine einzige ausgeglichene Lohnbuchung für den Monat.
Bevor Sie beginnen
- Die Buchhaltung ist aktiviert und Ihre Bücher sind eröffnet. Siehe Buchhaltung aktivieren.
- Sie haben die Berechtigung, die Buchhaltung zu verwalten: Das Journal enthält den Lohn jeder Person.
- Exportieren Sie aus Ihrer Lohnsoftware das Journal des Monats im Format CSV, eine Zeile pro Person. Eine Excel-Datei speichern Sie in Excel als CSV (Speichern unter › CSV).
- Machen Sie die Löhne im Modul Löhne von To Bill, importieren Sie nichts: Der Lohnlauf erstellt seine Buchung bereits. Siehe Den Lohnlauf des Monats durchführen.
Das Journal des Monats importieren
Öffnen Sie Buchhaltung › Löhne. Die Seite heisst Monatslöhne.
Ziehen Sie die Datei in Lohnjournal importieren oder klicken Sie, um sie auszuwählen. CSV, höchstens 2 MB, getrennt durch Semikolon, Komma oder Tabulator.
Lassen Sie Spaltenformat auf Automatisch erkennen. To Bill erkennt die üblichen Spaltenköpfe Schweizer Lohnjournale auf Deutsch, Französisch und Italienisch (AHV, ALV, NBU, BVG, FAK, QST, Nettolohn…). Wählen Sie ein bestimmtes Format nur, wenn eine Spalte nicht erkannt wird.
Hat die Datei keine Spalte für die Periode, wählen Sie den Monat. Das Buchungsdatum ist standardmässig der letzte Tag des Monats: Setzen Sie besser den Zahltag ein, wenn Sie ihn kennen.
To Bill liest die Datei und zeigt die Vorschau an. Noch ist nichts verbucht.
Die Vorschau prüfen
Die Vorschau zeigt den Status der Datei, die Anzahl Personen, die Bruttolöhne, die Ausbezahlte Nettolöhne, das Buchungsdatum, jede Person und Die Buchung, die erfasst wird, Zeile für Zeile.
| Status | Was zu tun ist |
|---|---|
| Bereit zum Buchen | Prüfen Sie die Buchung und verbuchen Sie dann. |
| Zu korrigieren | Das Journal geht nicht auf: Prüfen Sie die gemeldeten Zeilen in Ihrer Lohnsoftware, exportieren Sie erneut und klicken Sie dann auf Datei neu lesen. |
| Konten fehlen | Ein benötigtes Konto ist nicht in Ihrem Kontenplan. Setzen Sie das Häkchen bei Diese Konten aus dem KMU-Kontenrahmen hinzufügen und dann buchen oder öffnen Sie den Kontenplan. |
| Bereits gebucht | Diese Datei ist bereits in Ihren Büchern: Es ist nichts zu tun. |
| Monat bereits gebucht | Eine andere Datei dieses Monats ist bereits in Ihren Büchern. Um sie zu ersetzen, stornieren Sie ihre Buchung im Journal. Für einen zusätzlichen Lohnlauf im selben Monat setzen Sie das Häkchen bei Es ist ein zusätzlicher Lohnlauf im selben Monat (Bonus, Korrektur): zusätzlich buchen. |
Wie To Bill das Journal prüft
Auf jeder Zeile muss der ausbezahlte Nettolohn dem Bruttolohn entsprechen, plus Familienzulagen und vergütete Spesen, minus Abzüge der Person, auf den Rappen genau. Eine Zeile Total unten in der Datei wird als Kontrollsumme gelesen: Sie muss der Summe der Personen entsprechen und wird nie als Person verbucht. Geht auch nur eine Zeile nicht auf, wird nichts verbucht.
Klicken Sie dann auf Löhne … buchen (1), mit dem Monat. Die Buchung wird im Journal erfasst, und die Originaldatei bleibt als Beleg erhalten.
Wohin die Beträge gehen
| Konto | Was darauf gebucht wird |
|---|---|
| 5000 | Die Bruttolöhne und Zulagen |
| 5700 | Der Sozialversicherungsaufwand des Arbeitgebers: AHV/ALV, Familienzulagen, BVG, UVG, KTG (oder deren Unterkonten 5710 bis 5740, wenn sie in Ihrem Kontenplan bestehen) |
| 5800 | Die vergüteten Spesen |
| 2270 | Die Verbindlichkeiten gegenüber AHV-Ausgleichskasse, Familienausgleichskasse, Pensionskasse und Versicherern (oder die Unterkonten 2271 bis 2274) |
| 2279 | Die abgezogene Quellensteuer |
| 2210 | Die übrigen Abzüge |
| 1020 | Die ausbezahlten Nettolöhne, auf dem Bankkonto Ihrer Buchhaltungseinstellungen |
Die bereits importierten Monate
Unter Bereits importierte Monate zeigt jeder Import seine Buchung (Buchung Nr. … oder Storniert) und die Schaltfläche Originaldatei, die die Datei so herunterlädt, wie Sie sie importiert haben.
Die Vorlage von To Bill
Ihre Software exportiert kein Journal pro Person? Klicken Sie auf CSV-Vorlage und füllen Sie sie aus: eine Zeile pro Person, mit Periode, Bruttolohn, jedem Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeitrag, Familienzulagen, Quellensteuer, übrigen Abzügen, Spesen und ausbezahltem Nettolohn.
Rechtsgrundlage
- Die Bücher und Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f OR. Das importierte Journal ist der Beleg der Lohnbuchung.
- Der Anhang der Jahresrechnung nennt die Verbindlichkeiten gegenüber Vorsorgeeinrichtungen: Art. 959c Abs. 2 Ziff. 7 OR. Teilt sich die BVG-Verbindlichkeit das Konto 2270 mit anderen Versicherungen, weist die Vorschau Sie darauf hin.
- Der Solidaritätsbeitrag an die Arbeitslosenversicherung (ALV 2) ist seit dem 1. Januar 2023 aufgehoben: AHV-Merkblatt 2.08. Ein Journal ab 2023, das ihn enthält, wird gemeldet.