Der KI-Assistent

Die KI von To Bill liest Ihre Belege, schlägt die Kontierung vor, beantwortet Ihre Fragen zu Ihren Daten und bereitet Angebote und Rechnungen als Entwurf vor. Sie schlägt vor, Sie entscheiden. Sie ist in Ihrem Abonnement inbegriffen: Sie verbraucht keine Credits.

Was die KI für Sie tut

Wo	Die Hilfe	Was sie tut
Buchhaltung › Zu prüfen	Hochgeladene Belege lesen, Kategorie der Belege	Liest die Quittungen und Lieferantenrechnungen, die Sie ablegen, schlägt die Kategorie vor und verbucht sie, wenn Sie es erlauben. Siehe Der Autopilot für Belege.
Ausgaben und mobile App	Beleg in einer Ausgabe lesen	Füllt die Ausgabe aus dem Foto oder dem PDF der Quittung aus.
Buchhaltung › Bank	Vorschläge für Bankbuchungen	Schlägt eine Rechnung oder ein Konto für eine Bankbewegung vor, die sonst nichts erkannt hat.
Obere Leiste jeder Seite, Copilot (⌘J / Ctrl+J)	Copilot (Fragen zu Ihren Daten)	Beantwortet Ihre Fragen zu dem, was Sie sehen dürfen — Rechnungen, Angebote, Kunden, Ausgaben, Zahlungseingänge, Stunden, Buchhaltung —, mit Quellenangaben. Siehe Der Copilot und der Nacht-Agent.
Buchhaltung › Zustand der Bücher	Nächtliche Prüfung der Bücher, Erklärung der Kontrollen	Erklärt, was die Kontrollen finden, und bereitet die Korrekturen vor, die Sie bestätigen.
Der Copilot, und seine Schaltfläche im Rechnungs- und Angebotseditor	Copilot: Entwürfe von Angeboten und Rechnungen	Schreibt ein Angebot oder eine Rechnung als Entwurf nach Ihrer Beschreibung; Sie prüfen es im Editor. Siehe Ein Angebot oder eine Rechnung vorbereiten.
Rechnungen › Rechnungen importieren	Import von Rechnungen als PDF	Liest Rechnungen, die anderswo erstellt wurden, um sie zu übernehmen.
Kunden und Artikel, Importieren	Import von Kunden, Import von Artikeln	Prüft die ersten Zeilen Ihrer Datei und die Zuordnung der Spalten.
Rechnungseditor, mit der QR-Rechnung	Adresse für die QR-Rechnung kürzen	Ist die Adresse des Kunden länger als 70 Zeichen, schlägt sie eine kurze Fassung für die QR-Rechnung vor.
Einstellungen › Dokumentvorlagen	Layoutvorlage aus einer Beschreibung	Entwirft eine Vorlage aus einer Beschreibung des gewünschten Stils.
Löhne, Seite Austritt einer Person	Arbeitszeugnisse	Verfasst den Entwurf eines Arbeitszeugnisses aus Ihren Antworten. Nur wenn KI für die Löhne aktiviert ist: siehe unten.
Cockpit Ihres Treuhänders	Monatsübersicht für Ihren Treuhänder, Belegeanfrage Ihres Treuhänders	Ihr Treuhänder fasst Ihren Monat zusammen und bereitet die Anfrage nach fehlenden Belegen vor.

Die KI verbucht nichts und sendet nichts von sich aus. Eine einzige Ausnahme, die Sie selbst einstellen: Der Autopilot kann einen sicheren Beleg verbuchen. Der Copilot speichert höchstens Angebote und Rechnungen als Entwurf, nie versendet: Prüfen Sie sie im Editor, bevor Sie sie versenden.

Die KI ein- oder ausschalten

Nur ein Administrator des Unternehmens ändert diese Einstellung.

1. Öffnen Sie Einstellungen und dann KI.

2. Schalten Sie KI eingeschaltet (1) ein oder aus. Die Meldung KI eingeschaltet. oder KI ausgeschaltet. bestätigt die Änderung.

   

Auf derselben Seite:

• Autopilot (2): sichere Belege selbständig verbuchen, und ab welcher Sicherheitsschwelle. Siehe Der Autopilot für Belege. Dieser Teil erscheint, wenn die Buchhaltung aktiv ist.
• KI für die Löhne: deaktiviert, solange ein Administrator sie nicht aktiviert. Siehe unten.
• Erweiterte Einstellungen (3): siehe unten.
• Mehr erfahren öffnet die Seite der To-Bill-Website über die KI: Sie beschreibt den Dienst, der Ihre Daten verarbeitet.

Die anderen Benutzer sehen Von Ihrem Administrator eingeschaltet oder Von Ihrem Administrator ausgeschaltet.

Die KI für die Löhne

Lohndaten können die Religion (die Kirchensteuer) oder die Gesundheit (krankheitsbedingte Absenzen) verraten: Es sind besonders schützenswerte Daten. Deshalb haben sie einen eigenen Schalter, KI für die Löhne, unter Einstellungen › KI, standardmässig deaktiviert. Er deckt die einzigen zwei Verwendungen der KI bei den Löhnen ab:

• Der Copilot kann die Summen jedes Lohnlaufs lesen: brutto, netto, Arbeitgeberkosten, Anzahl Mitarbeitende. Siehe Der Copilot;
• die KI kann den Entwurf eines Arbeitszeugnisses aus Ihren Antworten verfassen (Funktion, Aufgaben, Beurteilung), ohne Namen, Lohn oder AHV-Nummer. Siehe Austritt von Mitarbeitenden.

Nie eine Lohnabrechnung, die Kirchensteuer oder Absenzen. Nur ein Administrator ändert diesen Schalter, und nur, wenn KI eingeschaltet aktiv ist. Darüber zeigt eine Zeile den Stand: Ihre Lohndaten werden nie gesendet., solange er deaktiviert ist, Die KI darf Ihre Lohndaten verwenden, nur für die zwei Zwecke unten., sobald er aktiviert ist.

Unter Löhne › Versicherungen zeigt die Karte KI für die Löhne nur den Stand der Einstellung, das Datum der letzten Änderung und den Link In Einstellungen › KI ändern. In der mobilen App zeigt auch Mehr › Einstellungen › KI an, ob sie aktiviert ist; ändern lässt sie sich am Computer.

Zwei frühere Einstellungen, jetzt eine einzige

Bis zum 11. Oktober 2026 hatten der Copilot und das Arbeitszeugnis je einen eigenen Schalter, den einen unter Einstellungen › KI, den anderen unter Löhne. Jetzt gibt es nur noch einen. Wo beide aktiviert waren, ist auch KI für die Löhne aktiviert. Wo nur einer aktiviert war, ist er deaktiviert, und Einstellungen › KI weist einmal darauf hin: «Die zwei KI-Einstellungen für die Löhne sind jetzt zu einer einzigen zusammengeführt, vorerst deaktiviert. Aktivieren Sie sie wieder, wenn Sie möchten.» Das Kreuz schliesst diese Meldung, ebenso das Ein- oder Ausschalten des Schalters.

Eine einzelne Hilfe ausschalten

1. Klicken Sie unter Einstellungen › KI auf Erweiterte Einstellungen.

2. Schalten Sie die Hilfe aus, die Sie nicht wollen. Die anderen bleiben aktiv. Die Liste umfasst sechzehn Schalter, einen pro Hilfe, zum Beispiel Beleg in einer Ausgabe lesen oder Copilot: Entwürfe von Angeboten und Rechnungen.

   

Diese Schalter wirken nur, wenn KI eingeschaltet aktiv ist.

Wenn eine Hilfe ausgeschaltet ist

Anstelle der Schaltfläche zeigt To Bill den Hinweis Diese KI-Hilfe ist für Ihr Unternehmen ausgeschaltet. (1). Ein Administrator findet dort die Schaltfläche Einstellungen › KI öffnen; die anderen Benutzer lesen Ein Administrator kann sie unter Einstellungen › KI einschalten. Der Rest des Bildschirms funktioniert normal: Sie füllen die Felder selbst aus.

Zeigt To Bill Der KI-Assistent ist vorübergehend nicht verfügbar. Versuchen Sie es später noch einmal., ist die KI eingeschaltet, antwortet aber im Moment nicht. Es wurde nichts gesendet.

Was die KI erhält

Jede Hilfe sendet nur, was sie braucht. To Bill protokolliert jeden Aufruf: die Hilfe, das Datum und die Art der gesendeten Daten, nie deren Inhalt.

• Ihre Lohndaten werden nie gesendet: weder die Mitarbeitenden noch die Lohnabrechnungen, die AHV-Nummern oder die Lohnzahlungen. Eine Ausnahme, deaktiviert, solange ein Administrator sie auf dieser Seite nicht aktiviert: KI für die Löhne. Der Copilot erhält dann die Summen jedes Lohnlaufs, die Mitarbeitenden als Code, und das Verfassen eines Arbeitszeugnisses erhält Ihre Antworten, ohne Namen und Lohn der Person. Die Kirchensteuer (sie verrät eine Religion) und krankheitsbedingte Absenzen (sie verraten die Gesundheit) gehen nie hinaus: Es sind besonders schützenswerte Daten im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG Art. 5).
• Für Buchhaltung, Bank und Copilot entfernt To Bill aus den Texten die IBAN, die AHV-Nummern, die E-Mail-Adressen, die Telefonnummern und die Kartennummern. Der Name einer Person wird durch einen Code ersetzt und in der Antwort, die Sie lesen, wieder eingesetzt.
• Ein Beleg, eine Quittung oder eine Rechnung als PDF geht unverändert hinaus, mit allem, was darauf gedruckt ist: Nur die KI kann einen Kassenzettel lesen.
• Ein Import sendet die ersten fünf Zeilen der Datei, unverändert; das Kürzen einer Adresse sendet die Adresse des Kunden.
• Der Copilot liest mit Ihren Rechten: Er erhält nur, was Sie am Bildschirm sehen können. Für einen Entwurf erhält das Schreiben Ihre Beschreibung sowie Namen und Ort Ihres Unternehmens, nie den Namen des Kunden.
• Ihre Gespräche mit dem Copilot bleiben bei To Bill, nur für Sie sichtbar; sie werden nach 6 Monaten ohne neue Frage gelöscht, oder wenn Sie sie löschen.

Ist die KI deaktiviert, wird nichts gesendet.