Das Zugriffsprotokoll der Löhne

Die Löhne und die AHV-Nummern sind die vertraulichsten Daten Ihrer Mitarbeitenden. To Bill hält jeden Zugriff auf diese Daten in einem Protokoll fest, unter dem Namen der Person, die sie eingesehen hat.

Bevor Sie beginnen

Das Zugriffsprotokoll steht nur den Personen offen, die die Löhne verwalten (Recht Löhne · Verwalten). Die anderen sehen die Registerkarte nicht.

Das Protokoll einsehen

Öffnen Sie Löhne › Zugriffsprotokoll. Jede Zeile sagt Wann, Was, Wer und für welche Person (oder Ganzer Lohnlauf), die neueste zuoberst.

Was festgehalten wird

Aktion	Wann sie festgehalten wird
Mitarbeiterliste eingesehen (AHV, IBAN)	Jemand hat Löhne › Mitarbeitende geöffnet, wo die AHV-Nummern vollständig angezeigt werden.
Personaldossier eingesehen (AHV, IBAN)	Jemand hat das Personaldossier einer Person geöffnet, mit ihrer vollständigen AHV-Nummer und IBAN.
AHV-Nummer angezeigt	Vor dem 11. Oktober 2026 zeigte das Personaldossier nur das Ende der AHV-Nummer: Jemand hat auf die Schaltfläche geklickt, die sie vollständig anzeigte. Diese Zeilen bleiben im Protokoll.
Lohnabrechnung heruntergeladen	Das PDF einer Lohnabrechnung.
Alle Abrechnungen heruntergeladen	Das PDF aller Abrechnungen eines Lohnlaufs.
Zahlungsdatei erstellt	Die pain.001-Datei eines Lohnlaufs.
Lohnausweis heruntergeladen	Das PDF des Lohnausweises einer Person.
Alle Lohnausweise heruntergeladen	Das PDF aller Lohnausweise eines Jahres.
AHV-Lohnmeldung heruntergeladen, BVG-Meldung heruntergeladen	Die Jahresdateien für die AHV-Ausgleichskasse und die Pensionskasse, die die vollständigen AHV-Nummern enthalten.
Austrittsdokument heruntergeladen	Ein Dokument zum Austritt einer Person, zum Beispiel die Arbeitgeberbescheinigung oder das Arbeitszeugnis. Siehe Austritt von Mitarbeitenden.
Aufbewahrungsarchiv erstellt	Das Archiv Ihrer Bücher, das die Lohnbuchhaltung umfasst. Siehe Archiv und Aufbewahrung der Bücher.

Die zwei Bildschirme, die die AHV-Nummern und die IBAN vollständig zeigen, die Mitarbeiterliste und das Personaldossier einer Person, werden bei jedem Öffnen festgehalten. Das Öffnen eines Lohnlaufs hingegen wird nicht festgehalten.

Das Protokoll wird aufbewahrt

To Bill bietet keine Möglichkeit, eine Zeile des Protokolls zu ändern oder zu löschen. Es gehört zum Archiv Ihrer Bücher, mit den Lohnabrechnungen, den Lohnausweisen und den Zahlungsdateien.

Rechtsgrundlage

• Die AHV-Nummer ist durch technische und organisatorische Massnahmen zu schützen: Zugriff nur für die Personen, die sie benötigen, und Sicherheit nach dem Stand der Technik: Art. 153d AHVG.
• Der Verantwortliche gewährleistet eine dem Risiko angemessene Datensicherheit: Art. 8 DSG. Dazu gehört namentlich, überprüfen zu können, welche Personendaten zu welcher Zeit und von welcher Person eingegeben oder verändert wurden: Art. 3 Abs. 3 Bst. a DSV.
• Bei den archivierten Daten der Bücher, zu denen die Lohnbuchhaltung gehört, werden Zugriffe und Zutritte aufgezeichnet, und diese Aufzeichnungen werden ebenso lange aufbewahrt wie die Daten: Art. 8 und Art. 1 Abs. 3 GeBüV.