Die Lohnabrechnungen
Jeder Lohnlauf ergibt eine Lohnabrechnung pro Person: die Abrechnung, die Sie ihr laut Gesetz übergeben müssen. To Bill erstellt sie als PDF, in der Sprache der Person.
Bevor Sie beginnen
Der Lohnlauf des Monats ist berechnet. Die Abrechnungen eines Lohnlaufs im Entwurf lassen sich zum Durchsehen bereits herunterladen; übergeben werden die Abrechnungen eines abgeschlossenen Lohnlaufs. Siehe Den Lohnlauf des Monats durchführen.
Eine Abrechnung ansehen
Öffnen Sie Löhne und dann den Lohnlauf des Monats.
Klicken Sie unter Lohnabrechnungen auf die Person. Ihre Abrechnung öffnet sich rechts, so wie sie gedruckt wird.
Arbeitgeberbeiträge anzeigen zeigt auch, was das Unternehmen zusätzlich zum Lohn bezahlt: AHV, Verwaltungskosten der Kasse, ALV, Familienzulagen, UVG, KTG, BVG. Sie erscheinen nicht auf dem PDF für die Person.
Die Pfeile oben in der Abrechnung wechseln von einer Person zur nächsten.
Was die Abrechnung enthält
Jede Zeile trägt eine Lohnart, ihre Bezeichnung, ihre Basis, ihren Satz und ihren Betrag. Die Lohnarten folgen der Muster-Lohnartenliste von Swissdec.
| Lohnart | Zeile |
|---|---|
| 1000, 1005 | Monatslohn oder Stundenlohn (anteilig für einen unvollständigen Monat) |
| 1061, 1160, 1200, 1210 | Überstunden, Ferienvergütung (Stundenlohn), 13. Monatslohn, Bonuszahlung |
| 1162, 1420 | Beim Austritt: Ferienauszahlung beim Austritt, Lohnnachgenuss (OR 338) (ohne AHV-Beiträge) |
| 3000, 3010 | Kinderzulagen, Ausbildungszulagen |
| 5000 | Bruttolohn |
| 5010 bis 5060 | Die Abzüge: AHV/IV/EO, ALV, Nichtberufsunfallversicherung, Krankentaggeldversicherung, Pensionskasse, Quellensteuer |
| 6030, 6070 | Effektive Spesen, Pauschalspesen (vergütet, ohne Beiträge) |
| 6500 | Nettolohn |
| 6520 | Übriger Abzug, mit seinem Grund |
| 6530, 6540 | Rückerstattung vorgeschossener Spesen (ohne Beiträge), Rückforderung (was die Person nach einer Korrektur zurückgibt) |
| 6600 | Auszahlung |
Die Abrechnungen herunterladen
- Eine Abrechnung: Klicken Sie in der geöffneten Abrechnung auf Lohnabrechnung (PDF) (1).
- Alle Abrechnungen des Monats: Klicken Sie oben im abgeschlossenen Lohnlauf auf Lohnabrechnungen (PDF). Ein einziges PDF, eine Seite pro Person.
Jeder Download wird im Zugriffsprotokoll festgehalten.
Die Abrechnung trägt die Adresse der Person rechts, an der Stelle des Fensters eines C5-Umschlags. Darunter: Periode, Zahltag, Personalnummer, Eintritt (und Austritt), Beschäftigungsgrad, Arbeitskanton, der Tarifcode der Quellensteuer, falls es einen gibt, das Auszahlungskonto und der Stand der Ferien des Jahres, zum Beispiel «Ferien 2026: Anspruch 25 T. · bezogen 15 T. · Saldo 13 T.» (ausser bei einem Stundenlohn mit Ferienzuschlag).
AHV-Nummer und IBAN auf der Abrechnung
Die Abrechnung druckt die AHV-Nummer und die IBAN vollständig, denn sie geht an die Person selbst, die damit ihr AHV-Konto und den ausbezahlten Lohn kontrolliert. Das gilt unabhängig vom Recht dessen, der sie herunterlädt, Löhne · Anzeigen oder Löhne · Verwalten, und jeder Download wird im Zugriffsprotokoll festgehalten. In To Bill bleibt die Nummer verschlüsselt gespeichert. Auch der Lohnausweis am Jahresende trägt die vollständige AHV-Nummer, wie es das amtliche Formular verlangt.
Eine Korrekturabrechnung
Ein Korrekturlauf ergibt eine Korrekturabrechnung: Sie nennt den korrigierten Monat und den Grund, und jede Zeile zeigt, was bezahlt wurde, was korrekt war und die Differenz. Übergeben Sie sie der Person wie eine Lohnabrechnung.
In der Sprache der Person
Die Abrechnung wird in der Sprache der Lohnabrechnung gedruckt, die im Datensatz der Person gewählt ist: Französisch, Deutsch, Italienisch oder Englisch. Im selben PDF hat jede Person ihre Abrechnung in ihrer Sprache.
Um die Sprache zu ändern, öffnen Sie Löhne › Mitarbeitende, die Person und dann Sprache der Lohnabrechnung. Eine bereits abgeschlossene Abrechnung behält die Sprache ihrer Berechnung; rechnen Sie einen Entwurf neu, um die neue Sprache anzuwenden.
Die Abrechnungen übergeben
To Bill sendet die Abrechnungen nicht per E-Mail. Übergeben Sie sie jeder Person selbst, auf Papier oder über einen sicheren Kanal: Sie enthalten ihren Lohn und ihre Personendaten.
Rechtsgrundlage
- Der Arbeitgeber übergibt dem Arbeitnehmer eine schriftliche Lohnabrechnung: Art. 323b Abs. 1 OR.
- Die Lohnabrechnungen werden wie die übrigen Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f OR. Sie gehören zum Archiv Ihrer Bücher.
- Ein mit dem Stundenlohn ausbezahlter Ferienzuschlag muss auf jeder Abrechnung gesondert ausgewiesen sein (BGE 129 III 493): To Bill druckt ihn auf der Zeile Ferienvergütung.