Lohnausweise und Jahresmeldungen

Am Jahresende oder beim Austritt einer Person übergeben Sie ihr den Lohnausweis. To Bill füllt ihn auf dem amtlichen Formular der ESTV aus (Formular 11), auf der Grundlage der abgeschlossenen Lohnabrechnungen. Es bereitet auch die Zahlen vor, die jede Kasse für das Jahr von Ihnen verlangt.

Bevor Sie beginnen

• Die Lohnläufe des Jahres sind abgeschlossen, bis Dezember oder bis zum Austrittsmonat der Person. To Bill rechnet nichts neu: Der Lohnausweis summiert die abgeschlossenen Abrechnungen.
• Halten Sie bereit, was der Lohnlauf nicht kennt: Geschäftsfahrzeug, Lunch-Checks, Kantine, Spesen und ihr Reglement, übrige Leistungen.

Keine elektronische Übermittlung

To Bill ist nicht Swissdec-zertifiziert: Es übermittelt die Lohnausweise nicht an die Steuerverwaltungen, und das PDF hat nicht den 2D-Barcode zertifizierter Software. Sie übergeben die Lohnausweise selbst. To Bill erstellt auch keine Rentenbescheinigungen (Feld B), keine Beiblätter für Mitarbeiterbeteiligungen und keine Quellensteuer-Jahresabrechnungen.

Der Jahresabschluss

Öffnen Sie Löhne › Jahresabschluss und wählen Sie oben rechts das Jahr.

Oben: Bezahlte Mitarbeitende, Ausgestellte Lohnausweise, AHV-Löhne und Beiträge AHV/IV/EO/ALV des Jahres. Darunter ein Lohnausweis pro Person, die im Jahr bezahlt wurde, mit den bezahlten Monaten, dem Bruttolohn (Ziffer 8), dem Nettolohn (Ziffer 11) und dem Status:

Status	Was er bedeutet
Jahr läuft noch	Das Jahr oder die Anstellung ist nicht zu Ende: Es sind noch Monate zu bezahlen.
Zu ergänzen	Es fehlt etwas: ein Monat ohne abgeschlossenen Lohnlauf, zuzuordnende Spesen, der Preis eines Geschäftsfahrzeugs, eine AHV-Nummer.
Bereit	Der Lohnausweis kann ausgestellt werden.
Ausgestellt am …	Der Lohnausweis ist ausgestellt und hat sich seither nicht geändert.
Seither geändert	Eine Angabe hat sich seither geändert: Stellen Sie eine Korrektur aus.

Rechts listet Lohnfristen die nächsten einzuhaltenden Termine auf (AHV-Akontobeiträge, Quellensteuerabrechnungen…), berechnet anhand Ihrer Lohnläufe.

Während des laufenden Monats

Solange der Lohnlauf des laufenden Monats nicht abgeschlossen ist, erscheinen die angestellten Personen als Zu ergänzen («Monate ohne abgeschlossenen Lohnlauf»). Das ist normal: Der Status wird mit jedem abgeschlossenen Lohnlauf aktualisiert.

Einen Lohnausweis ausstellen

1. Klicken Sie einmal pro Jahr auf Einstellungen Lohnausweise und prüfen Sie, was Feld I des Lohnausweises über das Unternehmen sagt. Siehe Die Einstellungen der Lohnausweise.

2. Klicken Sie auf eine Person. Ihr Lohnausweis öffnet sich rechts, Ziffer für Ziffer, wie auf dem Formular.

   

3. Öffnen Sie Angaben zum Jahresende und ergänzen Sie, was die Person betrifft (siehe unten). Klicken Sie auf Speichern: Der Lohnausweis wird neu berechnet.

4. Listet der Kasten Anzuschauen Punkte auf, beheben Sie sie.

5. Klicken Sie auf Lohnausweis ausstellen.

Um alle bereiten Lohnausweise auf einmal auszustellen, klicken Sie oben auf der Seite auf … Lohnausweise ausstellen (mit ihrer Anzahl). Alle Lohnausweise (PDF) lädt sie danach in einer einzigen Datei herunter.

Die Angaben zum Jahresende

Der Lohnlauf kennt nicht alles. Geben Sie unter Angaben zum Jahresende an:

• Mit dem Lohn bezahlte Spesen: wohin die effektiven Spesen gehören (Reise, Verpflegung, Übernachtung (13.1.1), Übrige effektive Spesen (13.1.2) oder nur das Kreuz, wenn alle Bedingungen von Rz 52 erfüllt sind) und die Pauschalspesen (Repräsentation (13.2.1), Auto (13.2.2), Übrige Pauschalspesen (13.2.3)). Solange sie nicht zugeordnet sind, ist der Lohnausweis nicht bereit.
• Geschäftsfahrzeug: kein Fahrzeug, Pauschal: 0,9 % des Preises pro Monat (mit Kaufpreis exkl. MWST und Monate mit Privatnutzung), Bordbuch: Privat-km × 75 Rappen oder die Fälle, in denen nichts in Ziffer 2.2 gehört.
• Verpflegung und Arbeitsweg: Lunch-Checks pro Monat, verbilligte Kantine, bezahltes Mittagessen, unentgeltliche Beförderung zum Arbeitsplatz (Felder F und G).
• Am Jahresende bewertete Leistungen: Kost und Logis, übrige Leistungen, bezahlte Weiterbildung, nicht bewertbare Leistungen. Sie sind auch AHV-Lohn: Prüfen Sie, ob der Lohnlauf sie berücksichtigt hat.
• Bemerkungen (15): die Bemerkungen, die die Wegleitung der ESTV vorsieht (Familienzulagen, mehrere Anstellungen, ein Lohnausweis von mehreren) und Ihre eigenen Bemerkungen.

Das PDF des Lohnausweises

Im geöffneten Lohnausweis lädt PDF (Entwurf) das Formular vor der Ausstellung mit dem Vermerk ENTWURF herunter. Nach der Ausstellung lädt PDF den Lohnausweis selbst herunter.

Der Lohnausweis trägt die vollständige AHV-Nummer, wie es das Formular verlangt. Jeder Download wird im Zugriffsprotokoll festgehalten. Die Beträge stehen in ganzen Franken.

Einen ausgestellten Lohnausweis korrigieren

Ein ausgestellter Lohnausweis wird nicht an Ort und Stelle geändert. Ändert sich danach eine Angabe (eine Ergänzung, eine Adresse), wechselt sein Status auf Seither geändert: Klicken Sie auf Korrektur ausstellen. Der neue Lohnausweis trägt den Vermerk, dass er den Lohnausweis des früheren Datums ersetzt. Die Liste Ausgestellte Lohnausweise des Lohnausweises bewahrt den Verlauf. Einen unveränderten Lohnausweis erneut auszustellen, ändert nichts.

Die Einstellungen der Lohnausweise

• Ort der Ausstellung, Telefon und Verantwortliche Person: das Feld I, die Person, die Fragen zu den Lohnausweisen beantwortet.
• Fenster des Couverts: Links oder Rechts, für die Adresse der Person.
• Genehmigtes Spesenreglement: Hat der Sitzkanton Ihr Spesenreglement genehmigt, geben Sie den Kanton und das Datum unter Genehmigt am an. Ziffer 15 erwähnt es.

Die Jahresmeldungen

Weiter unten liefert Jahresmeldungen die Zahlen des Jahres so, wie jede Kasse sie verlangt, zum Übertragen in ihr Portal oder zum Herunterladen mit Herunterladen (CSV):

Registerkarte	Für wen	Was sie enthält
AHV / ALV	Ihre AHV-Ausgleichskasse	AHV-Lohn und ALV-Lohn (bis CHF 148’200 pro Jahr und Person)
UVG / NBU	Ihr Unfallversicherer	Unterstellter Lohn, versicherter Lohn, davon NBU, Anteil über dem Höchstbetrag, nach Geschlecht
Familienzulagen	Ihre Familienausgleichskasse	AHV-Löhne, Beiträge und ausbezahlte Zulagen, pro Arbeitskanton
BVG	Ihre Pensionskasse	Versicherter Jahreslohn, koordinierter Lohn, Beiträge des Jahres

Die Dateien AHV und BVG enthalten die vollständigen AHV-Nummern: Ihr Download wird im Zugriffsprotokoll festgehalten.

Rechtsgrundlage

• Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer eine schriftliche Bescheinigung über seine Leistungen aus, den Lohnausweis: Art. 127 Abs. 1 Bst. a DBG. Er stellt ihn jedes Jahr aus und beim Austritt der Person, ohne das Jahresende abzuwarten: Wegleitung der ESTV zum Ausfüllen des Lohnausweises, Rz 7.
• Die Kantone BS, BE, FR, JU, NE, SO, VS und VD verlangen zudem ein Exemplar der Lohnausweise für ihre Steuerverwaltung (gleiche Wegleitung, Rz 74). Erkundigen Sie sich nach der Frist Ihres Kantons.
• Die Ausgleichskasse erhält die Lohnabrechnung des Jahres spätestens am 30. Januar: Art. 36 Abs. 2 und 3 AHVV und AHV-Merkblatt 2.01.