Zeiterfassung und Projekte aktivieren

Mit dem Modul Zeit & Projekte erfassen Sie die Stunden, die Sie für die Projekte Ihrer Kunden aufwenden, behalten deren Budget im Blick und verrechnen die Stunden mit einem Klick.

Bevor Sie beginnen

• Um das Modul zu aktivieren, müssen Sie Administrator des Unternehmens sein.
• Ihr Abonnement muss aktiv sein.

Das Modul aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen › Module.

2. Klicken Sie auf der Karte Zeit & Projekte auf Aktivieren (1).

   

3. In der Seitenleiste erscheinen unter Zeit & Projekte die Menüs Zeit und Projekte.

Zum Ausschalten klicken Sie auf derselben Karte auf Deaktivieren und bestätigen. Die Menüs verschwinden für das ganze Team, gelöscht wird aber nichts: Ihre Projekte und Stunden sind wieder da, sobald Sie das Modul erneut aktivieren.

Rundung und Ansätze festlegen

Die Einstellungen gelten für das ganze Unternehmen. Öffnen Sie Zeit und klicken Sie auf das Symbol für die Einstellungen links von Zeit erfassen.

1. Rundung der Dauer: Keine oder ein Schritt von 5, 6, 10, 15 oder 30 Minuten. Mit 6-Minuten-Schritten (0,1 Std.) gehen die Stunden auf der Rechnung genau auf.
2. Rundungsrichtung: Aufrunden (aus 7 Minuten werden bei 6-Minuten-Schritten 12 Minuten) oder Kaufmännisch (aus 7 Minuten werden 6 Minuten, mindestens ein Schritt). Gerundet wird beim Speichern der Stunden; bereits erfasste Stunden ändern sich nicht.
3. Stundenansatz der Firma: der Standardansatz, exkl. MWST.
4. Üblicher Ansatz jeder Person: freiwillig, für eine Person, die zu einem anderen Ansatz verrechnet wird.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Welcher Ansatz gilt?

Der erste vorhandene, in dieser Reihenfolge: der Ansatz, der beim Eintrag selbst erfasst ist, der Ansatz der Person im Projekt, der Ansatz des Projekts, der übliche Ansatz der Person, dann der Ansatz der Firma. Eine Stunde ganz ohne Ansatz kann nicht verrechnet werden: Auswertung und Verrechnung weisen darauf hin (ohne Ansatz).

Wer darf was

Berechtigung	Was sie erlaubt	Rollen, die sie haben
timetracking.track	Die eigenen Stunden erfassen, ändern und mit der Stoppuhr messen.	Administrator, Manager, Mitglied
timetracking.view	Alle Projekte, die Stunden aller, die Ansätze und die Auswertung sehen.	Administrator, Manager, Betrachter
timetracking.manage	Projekte, Ansätze, Einstellungen und die Stunden aller verwalten.	Administrator, Manager
timetracking.invoice	Die Stunden verrechnen (zusammen mit dem Recht, Rechnungen zu erstellen).	Administrator, Manager

Ein Mitglied, das seine Stunden erfasst, sieht nur seine eigenen, ohne Beträge. Ein Administrator kann die Berechtigungen einer Person unter Benutzer anpassen.

Projektzeit ist keine Arbeitszeiterfassung

To Bill erfasst Dauern pro Projekt und Tag, um zu verrechnen und Budgets zu verfolgen. Beginn und Ende der Arbeit und die Pausen, die nach dem Arbeitsgesetz zu dokumentieren sind, erfasst es nicht. Unterstehen Ihre Mitarbeitenden dem Arbeitsgesetz, führen Sie diese Erfassung separat.

Rechtsgrundlage

• Der Arbeitgeber hält die Verzeichnisse über die Arbeitszeit für die Behörden bereit: Art. 46 ArG. Sie enthalten namentlich die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit mit Beginn und Ende sowie die Pausen von einer halben Stunde und mehr und werden fünf Jahre aufbewahrt: Art. 73 ArGV 1. Eine vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht darauf sind unter bestimmten Voraussetzungen möglich: Art. 73a und 73b ArGV 1.