Ihre Bankkonten erfassen
Jedes Konto des Unternehmens bei einer Bank (Kontokorrent, Sparkonto, Euro-Konto) hat in To Bill seinen eigenen Datensatz. Jeder Datensatz hat sein eigenes Buchhaltungskonto, 1020, 1021 …: So vergleichen Sie den Saldo Ihrer Buchhaltung Konto für Konto mit dem des Kontoauszugs.
Bevor Sie beginnen
- Die Bank gehört zur Buchhaltung: Diese muss aktiviert und Ihre Bücher eröffnet sein. Siehe Buchhaltung aktivieren.
- Um ein Konto zu erfassen oder zu ändern, brauchen Sie das Recht, die Buchhaltung zu verwalten. Ohne dieses Recht sehen Sie die Konten, können sie aber nicht ändern.
Sie müssen nicht hier beginnen
Wenn Sie den ersten camt-Auszug eines Kontos importieren, legt To Bill dessen Datensatz selbst an, anhand der IBAN in der Datei und mit der IBAN als Name. Benennen Sie ihn danach hier um.
Ihre Konten ansehen
Klicken Sie im Menü auf Buchhaltung, dann auf Bank, und öffnen Sie den Tab Konten.
Jedes Konto zeigt Name, Bank, IBAN, Währung, Buchhaltungskonto und die Anzahl der importierten Zeilen aus Kontoauszügen. Das Hauptkonto wird für Zahlungen verwendet, wenn kein anderes gewählt ist.
Ein Konto erfassen
Klicken Sie auf Neues Konto (1).
Füllen Sie Name aus, zum Beispiel «UBS Kontokorrent», und geben Sie die Bank an.
Geben Sie die IBAN des Kontos ein, so wie sie auf Ihren Kontoauszügen steht.
Wählen Sie die Währung des Kontos.
Lassen Sie Buchhaltungskonto auf Automatisch (1020, sonst die nächste freie Nummer).
Klicken Sie auf Konto hinzufügen. To Bill bestätigt: Bankkonto hinzugefügt, mit der Nummer des gewählten Buchhaltungskontos.
Die IBAN, nicht die QR-IBAN
Geben Sie die IBAN Ihrer Kontoauszüge ein. Die QR-IBAN auf Ihren QR-Rechnungen dient nur dem Empfang von Zahlungen: To Bill lehnt sie hier ab. Sie wird unter Einstellungen › Rechnung festgelegt. Siehe Die QR-Rechnung einrichten.
Das Buchhaltungskonto
Im Modus Einfach wählt To Bill das Buchhaltungskonto für Sie: Das erste Konto in Franken erhält die 1020, sofern sie frei ist; die weiteren erhalten die erste freie Nummer von 1021 bis 1059 mit dem Namen «Bank —», gefolgt vom Namen des Kontos. Ein Euro-Konto erhält ebenfalls sein eigenes, mit «(EUR)» im Namen.
Im Modus Experte (unten im Menü der Buchhaltung) können Sie selbst ein Konto der flüssigen Mittel von 1000 bis 1059 wählen, das nur zu diesem Bankkonto gehört.
Ein Buchhaltungskonto pro Bankkonto
Teilen sich zwei Bankkonten dasselbe Buchhaltungskonto, zeigt To Bill eine Warnung an: Ihre Saldi lassen sich nicht mehr getrennt prüfen. Geben Sie jedem sein eigenes.
Ein Konto ändern, ausschalten oder löschen
Klicken Sie in der Liste auf das Konto. Das Formular öffnet sich; ändern Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Speichern.
Manche Felder lassen sich nicht mehr ändern, sobald sie verwendet wurden; To Bill weist neben dem Feld darauf hin:
| Feld | Gesperrt, sobald … |
|---|---|
| IBAN | ein Auszug dieses Kontos importiert wurde. |
| Währung | das Konto Zeilen aus Auszügen oder Zahlungen hat. |
| Buchhaltungskonto | eine Zahlung über dieses Konto verbucht ist. |
- Deaktivieren: Ein geschlossenes Konto schalten Sie mit Konto aktiv aus. Es behält seinen ganzen Verlauf.
- Löschen: nur ein Konto, über das nichts gelaufen ist, ohne Auszug, Zeile oder Zahlung. Klicken Sie auf Löschen und dann auf Löschen bestätigen.
Wo Ihre Konten verwendet werden
- Unter Zahlungseingänge gibt das Feld Eingegangen auf Konto an, auf welches Konto ein Kunde bezahlt hat. Siehe Die Zahlungen Ihrer Kunden erfassen.
- In einer Ausgabe: Bezahlt mit › Bankkonto des Unternehmens, dann Vom Bankkonto. Siehe Eine Ausgabe erfassen.
- In einer Zahlungsdatei: das Belastungskonto. Siehe Mit einer Zahlungsdatei bezahlen.
- In einer Bankregel: die Bedingung Auf dem Konto. Siehe Regeln und Automatismen der Bank.
Importieren Sie danach den Kontoauszug jedes Kontos. Siehe Einen Kontoauszug importieren.
Rechtsgrundlage
- Geschäftsbücher und Buchungsbelege werden zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt; ein geschlossenes Konto behält deshalb seinen Verlauf: Art. 958f Abs. 1 OR.
- Die flüssigen Mittel stehen in der Bilanz zuoberst im Umlaufvermögen: Art. 959a Abs. 1 Ziff. 1 Bst. a OR.