Löhne aktivieren

Das Modul Löhne berechnet jeden Monat die Löhne Ihrer Mitarbeitenden, zu den offiziellen Schweizer Sätzen des Jahres. Es erstellt die Lohnabrechnungen, die Zahlungsdatei für Ihre Bank, die Lohnbuchung und am Jahresende die Lohnausweise.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen Administrator des Unternehmens sein. Die übrigen Benutzer sehen die Meldung Nur der Administrator Ihres Unternehmens kann dieses Modul aktivieren oder deaktivieren.
• Ihr Abonnement muss aktiv sein.
• Das Modul ist für kleine Unternehmen gedacht, mit einer bis rund zwanzig Personen.

To Bill ist nicht Swissdec-zertifiziert

To Bill berechnet die Löhne und bereitet die Zahlen vor, übermittelt aber nichts an die Kassen. Die Meldungen bleiben Ihre Aufgabe: AHV-Abrechnung, Meldung an den Unfallversicherer, Quellensteuerabrechnung, Statistiken. Sie erledigen sie im Portal der jeweiligen Kasse, mit den Zahlen, die To Bill vorbereitet.

Das Modul aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen › Module.

2. Klicken Sie auf der Karte Löhne auf Aktivieren (1).

   

3. Das Menü Löhne erscheint in der Seitenleiste nach Zahlungen, für Sie und für die Personen, die die Löhne sehen dürfen.

Die Löhne einrichten

Beim ersten Mal zeigt die Seite Löhne den Bereich Löhne einrichten (2): drei Schritte, nur einmal.

1. Ihre Versicherungsverträge. Klicken Sie auf Versicherungen erfassen und übertragen Sie die Sätze Ihrer Verträge: AHV-Ausgleichskasse, Familienzulagen, Unfallversicherung, Pensionskasse. Siehe Ihre Versicherungen erfassen.
2. Ihre Mitarbeitenden. Klicken Sie für jede Person, die Sie entlöhnen, auf Person erfassen. Siehe Mitarbeitende erfassen.
3. Der erste Lohnlauf. Die Schaltfläche Neuer Lohnlauf erscheint, sobald die ersten beiden Schritte erledigt sind. Siehe Den Lohnlauf des Monats durchführen.

Ihr Jahr hat mit einer anderen Software begonnen?

Erfassen Sie für jede Person die Jahreskumulationen aus der bisherigen Software (Übernommene Kumulationen). Sie halten die Höchstbeträge der Arbeitslosen- und der Unfallversicherung korrekt. Siehe Mitarbeitende erfassen.

Wer die Löhne sieht

Die Löhne sind die persönlichsten Daten des Unternehmens. Standardmässig hat nur die Rolle Administrator Zugriff:

Recht	Was es erlaubt
Löhne · Anzeigen	Lohnläufe, Lohnabrechnungen und Mitarbeitende ansehen, mit vollständigen AHV-Nummern und IBAN; jede Einsicht wird im Zugriffsprotokoll festgehalten.
Löhne · Verwalten	Alles Übrige: Mitarbeitende, Versicherungen, Lohnläufe, Zahlungsdateien, Lohnausweise, Zugriffsprotokoll.

Die übrigen Rollen haben keine dieser Berechtigungen. Um sie einer bestimmten Person zu geben, öffnet ein Administrator Benutzer, bearbeitet die Person und setzt das Häkchen unter Berechtigungen.

Was To Bill tut und was nicht

To Bill tut	Ihre Aufgabe, ausserhalb von To Bill
Berechnet AHV/IV/EO, ALV, UVG, KTG, BVG und Familienzulagen zu den offiziellen Sätzen des Jahres und zu den Sätzen Ihrer Verträge	Die Abrechnungen und Meldungen an die Kassen übermitteln (keine Übermittlung über Swissdec)
Zieht die Quellensteuer zum Satz, den Sie erfassen, aus dem kantonalen Tarif ab	Diesen Satz im Tarif finden, die Quellensteuer mit dem Kanton abrechnen
Erstellt die Lohnabrechnungen und die Zahlungsdatei pain.001	Die Datei in Ihr E-Banking hochladen und freigeben
Bereitet die Lohnausweise (Formular 11) und die Jahreszusammenstellungen vor	Die Lohnausweise den Mitarbeitenden übergeben, Kopien an die Kantone senden, die sie verlangen
Erstellt die Lohnbuchung, wenn die Buchhaltung in To Bill geführt wird

Das Modul deaktivieren

Klicken Sie unter Einstellungen › Module auf der Karte Löhne auf Deaktivieren und bestätigen Sie. Das Menü Löhne verschwindet für das ganze Team. Nichts wird gelöscht: Ihre Mitarbeitenden, Lohnläufe und Abrechnungen erscheinen wieder, wenn Sie das Modul reaktivieren.

Solange ein Lohnlauf im Entwurf ist, lässt sich das Modul nicht deaktivieren: Es erscheint die Meldung, dass der Lohnlauf in Bearbeitung ist. Schliessen Sie ihn zuerst ab oder löschen Sie ihn.

Rechtsgrundlage

• Der Arbeitgeber übergibt dem Arbeitnehmer eine schriftliche Lohnabrechnung: Art. 323b Abs. 1 OR.
• Die Lohnabrechnungen werden wie die übrigen Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f OR. Ein abgeschlossener Lohnlauf ändert sich nicht mehr.
• Die AHV-Nummer ist durch technische und organisatorische Massnahmen zu schützen, mit beschränktem Zugriff: Art. 153d AHVG. To Bill speichert sie verschlüsselt, zeigt sie nur den Personen, die Zugriff auf die Löhne haben, und hält jede Einsicht im Zugriffsprotokoll fest.