Das Kundenportal
Jeder Kunde hat sein Portal: eine Online-Seite ohne Passwort, auf der er alle Dokumente findet, die Sie ihm gesendet haben. Dort lädt er seine Rechnungen herunter, nimmt Ihre Angebote an oder lehnt sie ab und bezahlt, wenn Sie das aktiviert haben, per Karte oder TWINT.
Wie Ihr Kunde darauf zugreift
Am Portal ist nichts einzurichten. Jede E-Mail mit einer Rechnung, einem Angebot oder einer Mahnung enthält einen Link Zugriff auf Ihr Kundenportal. Dieser Link öffnet alle Dokumente, die Sie für diesen Kunden ausgestellt haben, nicht nur das aus der E-Mail.
Um das Portal so zu sehen, wie Ihr Kunde es sieht, klicken Sie auf Kundenportal öffnen: im Menü … einer Rechnung, auf der Kundenkarte einer Rechnung oder eines Angebots oder oben im Datensatz des Kunden. Das Portal öffnet sich in einem neuen Tab; seine Adresse ist der Link, den Sie weitergeben, wenn Ihr Kunde die E-Mail verloren hat.
Ein persönlicher Link
Der Link lässt sich nicht erraten, aber wer ihn hat, sieht die Dokumente dieses Kunden. Geben Sie ihn nur Ihrem Kunden weiter. Entwürfe erscheinen dort nie.
Was Ihr Kunde sieht
- Oben der Name Ihres Unternehmens, die Anzahl offener Rechnungen und der geschuldete Gesamtbetrag. Ihr Kunde kann die Sprache wechseln.
- Die Registerkarten Rechnungen, Angebote und, falls vorhanden, Gutschriften.
- Für jedes Dokument: Nummer, Datum, Betrag, noch zu bezahlender Betrag und Status.
Klickt er auf ein Dokument, öffnet sich sein PDF, so wie Sie es ausgestellt haben; ein Angebot, das Sie nach dem Versand bearbeitet haben, erscheint in seiner neuesten Fassung. Das PDF erscheint in der Seite, auf die Breite angepasst, am Computer wie auf dem Telefon; darüber die Seitenzahl, der Zoom und das Download-Symbol (PDF herunterladen), das es speichert. Eine offene Rechnung enthält eine QR-Rechnung über den noch offenen Betrag.
Ein Angebot online annehmen oder ablehnen
Bei einem gesendeten Angebot klickt Ihr Kunde auf Annehmen (1) oder Ablehnen (2). Lehnt er ab, kann er einen Grund angeben, höchstens 1000 Zeichen. Sie erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung, und der Status des Angebots ändert sich in To Bill. Der Grund der Ablehnung steht in der E-Mail und auf der Seite des Angebots, unter Ablehnungsgrund. Ist das Angebot angenommen, müssen Sie es nur noch in eine Rechnung umwandeln: siehe Angebote.
Das Angebot gilt bis zum Ende des Tages Gültig bis, Schweizer Zeit. Ab dem folgenden Tag kann Ihr Kunde es nicht mehr annehmen: Annehmen verschwindet, und das Portal zeigt zum Beispiel «Dieses Angebot ist am 30 Sep. 2026 abgelaufen. Wenden Sie sich an Atelier Léman SA, um es verlängern zu lassen.» (1), mit der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer Ihres Unternehmens, jenen aus Einstellungen › Unternehmen. Ablehnen (2) bleibt möglich. Um das Angebot zu verlängern, ändern Sie das Datum Gültig bis des Angebots: siehe Angebote.
Die Online-Zahlung
Haben Sie Ihr Stripe-Konto verknüpft (Einstellungen › Zahlungen erhalten, Mein Stripe-Konto verknüpfen) und nimmt Stripe seine Zahlungen an, erscheint auf jeder noch offenen Rechnung eine Schaltfläche Bezahlen. Ihr Kunde bezahlt per Karte oder per TWINT (in Schweizer Franken, bis 5’000 CHF). Der Betrag ist der noch offene Betrag. Die Zahlung wird ohne Ihr Zutun auf der Rechnung erfasst.
Ohne Stripe-Konto, oder solange Stripe Ihr Konto nicht angenommen hat (Einrichtung nicht abgeschlossen, Prüfung läuft), zeigt das Portal keine Schaltfläche Bezahlen: Ihr Kunde bezahlt per Überweisung mit der QR-Rechnung. Einstellungen › Zahlungen erhalten sagt, was fehlt: siehe Online per Karte oder TWINT bezahlen lassen.
Auf dem Telefon
Das Portal passt sich dem Telefon Ihres Kunden an.
Sie wissen, wann die Rechnung angesehen wird
Öffnet Ihr Kunde eine Rechnung in seinem Portal, markiert To Bill sie als angesehen und sendet Ihnen eine Benachrichtigung.