Buchhaltung aktivieren

To Bill führt Ihre Bücher auf der Grundlage Ihrer Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben. Die Aktivierung dauert rund 8 Minuten, und bevor Sie bestätigen, wird nichts gebucht.

Bevor Sie beginnen

• Sie müssen Administrator des Unternehmens sein. Alle anderen Benutzer sehen die Meldung Dem Administrator vorbehalten.
• Ihr Abonnement muss aktiv sein.
• Ihr Treuhänder kann die Buchhaltung auch für Sie aktivieren, aus seinem Cockpit: siehe Ihr Treuhänder kann sie für Sie aktivieren.

Experimentelle Funktion

Die Buchhaltung ist noch in Entwicklung. Prüfen Sie Ihre Zahlen vor jeder Deklaration mit Ihrem Treuhänder.

Den Assistenten öffnen

Klicken Sie im Menü auf Buchhaltung, markiert mit Neu (1). Die Seite stellt die Buchhaltung vor und zeigt, was To Bill aus Ihrem Konto übernehmen kann. Klicken Sie auf Starten (2).

Dieselbe Schaltfläche finden Sie unter Einstellungen › Module, auf der Karte Buchhaltung.

Die drei Fragen beantworten

Alles ist aus Ihrem Konto vorausgefüllt. Prüfen Sie jede Antwort und klicken Sie dann auf Weiter.

1. Unternehmen. To Bill zeigt, was es gefunden hat: Rechnungen, Gutschriften, erhaltene Zahlungen und Ausgaben. Prüfen Sie die Rechtsform, die aus Ihrer Firma abgeleitet wurde, und die Haupttätigkeit. Behalten Sie den empfohlenen vollständigen Kontenplan und den Beginn des Geschäftsjahres bei.

   

2. MWST und Konten. Ihr MWST-Status stammt aus Ihren Einstellungen. Um ihn zu ändern, klicken Sie auf In den Einstellungen ändern. Sind Sie MWST-pflichtig, wählen Sie, wann die MWST geschuldet ist: Bei Rechnungsstellung, der Regelfall, oder Bei Zahlungseingang, nur wenn die ESTV es Ihnen bewilligt hat. Kreuzen Sie an, was Ihre Tätigkeit betrifft. Prüfen Sie zum Schluss das Konto jeder Ausgabenkategorie.

   

3. Startpunkt. Wählen Sie, ab wann To Bill Ihre Bücher führt. Hat Ihr Treuhänder Ihre Jahresrechnung bereits abgeschlossen, behalten Sie Erster Tag des Geschäftsjahres + Eröffnungsbilanz und erfassen Sie die Zahlen seiner letzten Bilanz. Ohne Bilanz Ihres Treuhänders bereitet To Bill sie mit Ihnen vor: siehe Die Eröffnungsbilanz ohne Bilanz des Treuhänders. Hatten Sie bisher keine Buchhaltung, wählen Sie Von Anfang an: Ihre ganze Historie wird verbucht. Klicken Sie dann auf Vor dem Eröffnen prüfen.

   

   Die Eröffnungsbilanz erfassen Sie Zeile für Zeile oder importieren sie mit CSV importieren aus einer CSV-Datei Ihrer bisherigen Software. Siehe Bücher aus einer anderen Software übernehmen.

Ein neu gegründetes Unternehmen

Sein erstes Geschäftsjahr kann 1 bis 24 Monate dauern. Wählen Sie unter Ihr erstes Geschäftsjahr die Option Kürzeres oder längeres erstes Geschäftsjahr und dann seine Daten.

Die Eröffnungsbilanz ohne Bilanz des Treuhänders

Keine Bilanz von Ihrem Treuhänder? Starten Sie mit dem, was To Bill kennt. Unter Eröffnungsbilanz listet der Rahmen Was To Bill per 31.12.2025 kennt für den Tag vor dem ersten Tag Ihrer Bücher auf:

• Ihre noch offenen Rechnungen, auf dem Konto 1100;
• jedes Bankkonto in Franken, auf dem Konto 1020, dann 1021, 1022 … für die weiteren. Sein Saldo stammt aus Ihrem importierten Kontoauszug, falls es einen per diesem Tag gibt. Andernfalls erfassen Sie ihn;
• wenn Sie die MWST nach vereinnahmten Entgelten abrechnen, die auf diesen Rechnungen noch geschuldete MWST, auf dem Konto 2202.

1. Kennt To Bill den Saldo eines Bankkontos nicht, erfassen Sie ihn im Feld seiner Zeile.

2. Klicken Sie auf Alles übernehmen und ausgleichen (1). To Bill fügt diese Zeilen hinzu, dann eine Zeile auf Ihrem Eigenkapital, die die Bilanz ausgleicht.

   

3. Prüfen Sie die Zeile auf dem Eigenkapital, markiert mit Automatisch berechnet (2), und die Anzeige Ausgeglichen: Soll = Haben.

Jede Zeile lässt sich auch einzeln hinzufügen, mit Diese Zeile hinzufügen.

Wenn Soll und Haben abweichen

Unter den Zeilen zeigt To Bill, wie viel auf welcher Seite fehlt, zum Beispiel: «Im Haben fehlen CHF 3'967.29: Das ist in der Regel der Gegenposten in Ihrem Eigenkapital.» Klicken Sie auf Automatisch ausgleichen (1), neben der Meldung.

Die Zeile auf dem Eigenkapital

Was Sie besitzen, abzüglich dessen, was Sie schulden: Das ist Ihr Eigenkapital. To Bill bucht die Differenz auf das Konto Ihrer Rechtsform:

• AG, GmbH oder Genossenschaft: 2970 Gewinnvortrag oder Verlustvortrag. Das Aktien- oder Stammkapital (2800) wird nie verändert: Sein Betrag ist der Ihrer Statuten.
• Einzelunternehmen oder Personengesellschaft: 2800, das Eigenkapital zu Beginn des Geschäftsjahres. In einer Personengesellschaft verteilt Ihr Treuhänder es anschliessend auf die Gesellschafter.

Die Zeile folgt jeder Änderung der anderen Zeilen, bis Sie sie selbst ändern. Beginnen Ihre Bücher im Laufe des Geschäftsjahres, behalten die Aufwand- und Ertragskonten ihre Zeilen, und die Differenz geht ebenfalls ins Eigenkapital. Im Journal ist die Zeile als automatisch dem Eigenkapital zugewiesene Eröffnungsdifferenz bezeichnet, von Ihrem Treuhänder zu prüfen.

Die Eröffnungsbilanz später korrigieren

Ihr Treuhänder übergibt Ihnen seine Bilanz erst, nachdem Ihre Bücher eröffnet sind? Korrigieren Sie die Buchung der Eröffnungsbilanz, ohne die Aktivierung neu zu beginnen.

1. Öffnen Sie Buchhaltung › Journal, dann die Buchung Nr. 1, die Eröffnungsbilanz per 01.01.2026.
2. Klicken Sie auf Stornieren und korrigieren. Erfassen Sie den Grund, dann die Zeilen der Bilanz Ihres Treuhänders.
3. Klicken Sie auf Stornieren und buchen.

Storno und Korrektur tragen das Datum des ersten Tages Ihrer Bücher: Ihre Eröffnungsbilanz wird zu der Ihres Treuhänders. Siehe Eine Buchung korrigieren.

Die Vorschau prüfen

To Bill simuliert Ihre Bücher, ohne etwas zu buchen: Vorschau: noch ist nichts gebucht. Unter Vor dem Eröffnen listet es auf, was es gefunden hat.

• Zu korrigieren: Diese Punkte verhindern die Eröffnung.
• Zu prüfen: Sie verhindern nichts, verdienen aber einen Blick.

1. Bei einem Beleg klicken Sie auf Korrigieren (1): Er öffnet sich. Ist zum Beispiel eine Rechnung als bezahlt markiert, aber ohne Zahlungseingang, erfassen Sie den Zahlungseingang mit seinem Datum. Ein Zahlungseingang in einer anderen Währung zählt ebenfalls, zum Beispiel in Euro für eine Rechnung in Franken: Er begleicht die Rechnung zum Kurs, der bei seiner Erfassung festgelegt wurde. Siehe Fremdwährungen.
2. Bei einer Ihrer Antworten klicken Sie auf Bearbeiten: Der Assistent springt zum richtigen Schritt zurück.
3. Kehren Sie zum Assistenten zurück und klicken Sie auf Erneut prüfen. Ihre Antworten bleiben erhalten.

Weiter unten zeigen Kontrollen, Simulierte Saldobilanz und MWST pro Periode Ihre Bücher so, wie sie sein werden. Vorschau exportieren lädt alles für Ihren Treuhänder herunter.

Ihre Bücher eröffnen

Sobald nichts mehr zu korrigieren ist, wird die Schaltfläche Buchhaltung eröffnen (1) aktiv. To Bill zeigt an, wie viele Belege verbucht werden und ab welchem Datum Ihre Bücher beginnen.

Ein Unternehmen ohne jeden Beleg

Beginnt Ihr Unternehmen erst, ohne Rechnungen und ohne Ausgaben, stellt To Bill die drei Fragen nicht: Ein einziger Bildschirm übernimmt die Rechtsform aus Ihrer Konfiguration und Ihren MWST-Status, legt Ihr erstes Geschäftsjahr fest und eröffnet leere Bücher, mit derselben Schaltfläche. Alle Optionen öffnet den vollständigen Assistenten, zum Beispiel um eine Eröffnungsbilanz zu erfassen.

Eine Buchung wird nie gelöscht

Ein Fehler wird danach mit einer Gegenbuchung korrigiert. Sind die Bücher einmal eröffnet, bleibt die Buchhaltung aktiv: Sie lässt sich in Ihren Einstellungen nicht deaktivieren.

To Bill verbucht Ihre Belege in der Reihenfolge ihrer Daten. Sie können die Seite verlassen: Die Arbeit läuft weiter. Am Ende erscheint Ihre Buchhaltung ist eröffnet, mit zwei Kontrollen: Das Journal ist unversehrt, und Ihre Bücher stimmen mit der Vorschau überein.

Letzter Schritt: Geben Sie an, wie Sie Ihre Bücher führen, als Vollständige Buchhaltung oder als Vereinfachte Buchführung: siehe Die vereinfachte Buchführung. Klicken Sie dann auf Zu meiner Buchhaltung (1).

Ihr Treuhänder kann sie für Sie aktivieren

Betreut Ihr Treuhänder Ihr Unternehmen in To Bill, kann er denselben Assistenten aus seinem Cockpit in Ihrem Namen starten. Die Administratoren des Unternehmens werden in To Bill und per E-Mail benachrichtigt. Siehe Buchhaltung eines Kunden aktivieren.

Wie es weitergeht

• Die Startseite der Buchhaltung: die Karte Gut starten und was auf eine Aktion wartet.
• Das Journal und die Buchungen: Ihre Buchungen, die Belege und die Korrekturen.
• Der Zustand der Bücher: die Kontrollen Ihrer Bücher.

Rechtsgrundlage

• Juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 im letzten Geschäftsjahr führen eine vollständige Buchhaltung. Darunter genügt eine Buchführung über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage: Art. 957 OR.
• Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege werden zehn Jahre lang aufbewahrt: Art. 958f OR.
• Die Passiven der Bilanz umfassen das Fremd- und das Eigenkapital, das Eigenkapital gegliedert nach der Rechtsform: Art. 959 Abs. 4 und 7 OR. Bei einer Gesellschaft gehören dazu namentlich das Gesellschaftskapital und der Gewinn- oder Verlustvortrag: Art. 959a Abs. 2 Ziff. 3 OR.
• Die MWST wird nach vereinbarten Entgelten abgerechnet, also bei Rechnungsstellung. Die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten braucht eine Bewilligung der ESTV: Art. 39 MWSTG.