Mit einer Zahlungsdatei bezahlen (pain.001)

Statt jede Überweisung einzeln in Ihrem E-Banking zu erfassen, bereitet To Bill eine Zahlungsdatei mit allen gewählten Rechnungen vor. Sie laden sie in Ihr E-Banking hoch, prüfen und visieren: Die Bank bezahlt jeden Lieferanten am vorgesehenen Datum.

Die Datei folgt dem Schweizer Standard der Banken, pain.001 (ISO 20022), in der Version, die die Schweizer Banken ab dem 14. November 2026 verlangen.

Bevor Sie beginnen

• Die Rechnungen stehen unter Ausgaben › Zu bezahlen, mit IBAN, Betrag und, bei einer QR-IBAN, QR-Referenz. Siehe Lieferantenrechnungen bezahlen.
• Die Adresse jedes Lieferanten enthält mindestens Ort und Land.
• Das Konto, von dem das Geld abgeht, hat in To Bill eine IBAN: ein Konto unter Buchhaltung › Bank › Konten (siehe Ihre Bankkonten erfassen) oder die IBAN Ihrer QR-Rechnungen, sofern es keine QR-IBAN ist. Sonst können Sie die IBAN im Fenster eingeben.
• Ihr E-Banking akzeptiert den Upload von Zahlungsdateien. Das ist bei den meisten Schweizer Banken der Fall, manchmal unter dem Namen «Datei-Upload» oder «Sammelaufträge».

Die Datei erstellen

1. Kreuzen Sie unter Ausgaben › Zu bezahlen die zu bezahlenden Rechnungen an (1). Das Total der Auswahl erscheint unten am Bildschirm.

   

2. Klicken Sie auf Zahlungsdatei (pain.001) (2). Die Schaltfläche bleibt ausgegraut, wenn eine angekreuzte Rechnung nicht in eine Datei kann: bereits beauftragt oder bezahlt, oder Unvollständig aus einem anderen Grund als der Adresse. Fahren Sie mit der Maus über die Schaltfläche, um zu sehen, welche.

3. Prüfen Sie die Anzahl der Rechnungen und das Total. Wählen Sie das Belastungskonto, oder Andere IBAN…, um eine andere einzugeben.

4. Wählen Sie das Ausführungsdatum: den Tag, an dem Ihre Bank die Zahlungen ausführt. To Bill schlägt den nächsten Werktag vor.

   

5. Klicken Sie auf Datei herunterladen. Die XML-Datei wird in Ihren Downloads gespeichert, und To Bill bestätigt: Zahlungsdatei heruntergeladen.

6. Laden Sie die Datei in Ihr E-Banking hoch, prüfen Sie die Zahlungen und visieren Sie sie wie gewohnt.

Die Rechnungen wechseln auf Beauftragt, mit ihrem Ausführungsdatum. Sie bleiben unter Zu bezahlen, bis Sie sie als bezahlt markieren.

Nach der Zahlung

Wenn Sie den Kontoauszug Ihrer Bank importieren, wird jede Belastung anhand der Referenz der Datei erkannt und unter Buchhaltung › Bank vorgeschlagen. Gleichen Sie sie ab: Die Zahlung wird verbucht (2000 Kreditoren im Soll, Ihr Bankkonto im Haben). Markieren Sie die Rechnungen danach unter Zu bezahlen als bezahlt: Die Zahlung wird kein zweites Mal gebucht. Siehe Zahlungen abgleichen.

Die Adressen der Lieferanten ergänzen

Ab dem 14. November 2026 lehnen die Schweizer Banken eine Überweisung ab, deren Empfänger weder Ort noch Land hat. To Bill prüft alle gewählten Rechnungen, bevor es die Datei erstellt.

1. Das Fenster listet die zu ergänzenden Lieferanten auf und was ihnen fehlt, zum Beispiel Es fehlt: Ort, Land.
2. Klicken Sie auf Ergänzen (1). Die Rechnung öffnet sich in einem neuen Tab, im Bereich Adresse des Lieferanten.
3. Füllen Sie mindestens Ort und Land aus, wenn möglich auch Strasse, Nr. und PLZ, und klicken Sie dann auf Speichern.
4. Kehren Sie zum Tab von Zu bezahlen zurück: Die Liste aktualisiert sich von selbst. Sobald nichts mehr fehlt, wird Datei herunterladen aktiv.

Ist die Adresse Ihres eigenen Unternehmens unvollständig, weist To Bill darauf hin, ohne zu blockieren: Ihre Bank verwendet die Adresse, die sie kennt. Ergänzen Sie sie trotzdem unter Einstellungen, mit dem Link In den Einstellungen ergänzen.

QR-Rechnungen enthalten die Adresse bereits

Eine QR-Rechnung enthält immer Ort und Land des Lieferanten: To Bill übernimmt sie beim Lesen des QR-Codes. Es fehlen vor allem die Adressen von Rechnungen, die von Hand erfasst wurden.

In der Datei schreibt To Bill jede Adresse Feld für Feld: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort und Land. Das ist die strukturierte Adresse, die die Banken verlangen. Eine ältere QR-Rechnung kann eine Adresse ohne Strasse liefern, auf zwei freien Zeilen. To Bill sendet dann Ort und Land in ihren Feldern und den Rest auf höchstens zwei freien Zeilen: Das ist die hybride Adresse. Nicht alle Banken akzeptieren sie. Lehnt Ihre Bank sie ab, erfassen Sie Strasse und Nr. des Lieferanten: Die Adresse ist dann wieder strukturiert.

Was die Datei bezahlen kann

Zahlung	Bedingung
QR-Rechnung mit QR-IBAN	In CHF oder EUR, mit der 27-stelligen QR-Referenz.
Rechnung mit Creditor Reference (RF…)	In CHF oder EUR, auf eine IBAN aus der Schweiz oder Liechtenstein.
Rechnung ohne Referenz	In CHF oder EUR, auf eine IBAN aus der Schweiz oder Liechtenstein. Der Lieferant erhält die Mitteilung an den Lieferanten (höchstens 140 Zeichen) oder, falls keine erfasst ist, Nummer und Beschreibung der Rechnung.
SEPA-Überweisung	In EUR, auf eine IBAN eines Landes im SEPA-Raum.

Andere Währungen sowie Zahlungen in CHF auf eine ausländische IBAN laufen nicht über die Datei: Bezahlen Sie sie direkt in Ihrem E-Banking. Buchstaben, die die Banken nicht akzeptieren, werden in der Datei durch einen Punkt ersetzt; die gängigen Umlaute und Akzente bleiben erhalten.

Einen Auftrag zurücknehmen

Wurde die Datei im E-Banking nicht visiert oder haben Sie die Zahlungen dort gelöscht, kreuzen Sie die Rechnungen unter Zu bezahlen an und klicken auf Wieder öffnen. Sie sind dann wieder Offen und können in eine neue Datei.

Nicht zweimal dieselbe Zahlung

To Bill lässt eine Rechnung im Status Beauftragt nicht in eine zweite Datei. Öffnen Sie eine Rechnung wieder, prüfen Sie in Ihrem E-Banking, dass die alte Zahlung wirklich gelöscht ist, bevor Sie die neue Datei senden.

Die Löhne

Auch die Löhne werden mit einer pain.001-Datei bezahlt, aus dem Lohnlauf des Monats, mit derselben Prüfung der Adressen: Jede Person braucht Ort, Land und IBAN. Siehe Die Löhne mit einer Zahlungsdatei auszahlen.

Rechtsgrundlage

• Ab dem 14. November 2026 muss die Adresse jeder an einer Zahlung beteiligten Partei den neuen Anforderungen an eine strukturierte Adresse entsprechen und mindestens Ort und Land enthalten, jedes in einem eigenen Feld. Eine Zahlung mit unstrukturierter Adresse wird nicht mehr verarbeitet. Nur noch die ISO-20022-Meldungen der Version 2019 werden akzeptiert: pain.001.001.09 für Zahlungsaufträge, camt.05x.001.08 für Kontoauszüge. Die Adresse Ihres Unternehmens ist nicht zwingend: Die Bank ergänzt sie aus ihren eigenen Daten. SIX, Anpassung der Adressen in Zahlungsaufträgen und Umstellung der ISO-20022-Meldungsversionen, Merkblatt vom 19.08.2025.
• In einem Zahlungsauftrag bleiben zwei Formen zulässig: die strukturierte Adresse und die hybride Adresse (Ort und Land in ihren Feldern, dazu höchstens zwei freie Zeilen zu je höchstens 70 Zeichen, ohne Angaben aus den Feldern zu wiederholen). Die hybride Adresse ist im Rahmen der Swiss Payment Standards optional: Jede Bank entscheidet, ob sie sie akzeptiert. Bei der QR-Rechnung ist dagegen nur die strukturierte Adresse möglich. Gleiches Merkblatt von SIX sowie Kapitel 3.11 der unten genannten Implementation Guidelines.
• Die Datei folgt den Swiss Implementation Guidelines «Customer Credit Transfer Initiation (pain.001)» von SIX, SPS 2025 Version 2.2 und SPS 2026 Version 2.3: Swiss Payment Standards, ISO 20022.