Ihre Daten aus bexio oder einer anderen Software übernehmen
Sie wechseln die Software? To Bill übernimmt Ihre Kunden, Ihre Artikel und Ihre noch offenen Rechnungen. Aus bexio liest es die Exporte so, wie sie sind. Aus einer anderen Software liest es eine Excel- oder CSV-Datei oder Ihre alten Rechnungen als PDF. Sie sehen immer eine Vorschau, bevor etwas gespeichert wird.
Die Integrationen
Öffnen Sie Einstellungen › Integrationen und dann die Kategorie Importieren aus. Siehe Integrationen.
| Karte | Was sie übernimmt | Dateien |
|---|---|---|
| bexio (1) | Kontakte, Produkte, offene Rechnungen und Saldoliste | CSV, XLS, XLSX |
| Excel / CSV (2) | Kunden (Kunden importieren) oder Artikel (Artikel) | CSV, XLS, XLSX, JSON |
| PDF-Rechnungen (3) | Ihre alten Rechnungen, automatisch gelesen |
Die Karten Banana, Abacus, AbaNinja, Crésus, WinBIZ, Run my Accounts, KLARA, CashCtrl und Sage 50 sind mit Demnächst markiert: Benachrichtigen meldet Ihnen, wenn sie bereit sind. Exportieren Sie bis dahin Ihre Kunden und Artikel aus Ihrer Software als CSV- oder Excel-Datei und verwenden Sie Excel / CSV.
Von bexio wechseln
Klicken Sie auf der Karte bexio auf Importieren. Die Seite Von bexio wechseln zeigt die vier Übernahmen, mit dem Pfad jedes Exports in bexio.
Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: zuerst die Kontakte, damit die offenen Rechnungen beim richtigen Kunden landen.
| Schritt | Der Export in bexio |
|---|---|
| 1. Ihre Kontakte | Kontakte → alle auswählen → Exportieren → CSV |
| 2. Ihre Produkte | Stammdaten → Produkte → Exportieren |
| 3. Ihre offenen Rechnungen | Buchhaltung → Berichte → Offene Posten → «OP-Liste Debitoren», oder Verkauf → Rechnungen → Exportieren |
| 4. Ihre Saldoliste | Buchhaltung → Berichte → Kontensaldi per 31.12. (Excel oder CSV), oder der Kontenplan mit Saldi |
1. Ihre Kontakte
Exportieren Sie Ihre Kontakte aus bexio und klicken Sie dann unter Ihre Kontakte auf Starten.
Legen Sie die Datei unverändert ab. To Bill zeigt bexio-Datei erkannt an.
Prüfen Sie die Vorschau: jeder Kunde mit Typ, Adresse, UID-Nummer und Zahlungsfrist. Kunden, die schon in To Bill sind, tragen den Vermerk Existiert bereits und werden nicht neu angelegt; Lieferanten werden weggelassen.
Lesen Sie die zu prüfenden Punkte, falls es welche gibt (eine ungültige E-Mail-Adresse, eine UID-Nummer, deren Prüfziffer nicht stimmt…).
Klicken Sie auf … Kunden importieren; die Schaltfläche nennt die Anzahl Kunden.
2. Ihre Produkte
Gleiches Vorgehen unter Ihre Produkte: Legen Sie den Export ab, prüfen Sie die Vorschau und importieren Sie. Bereits vorhandene Codes werden nicht neu angelegt. Die alten MWST-Sätze (7,7 %, 2,5 %, 3,7 %) werden auf die geltenden Sätze gebracht (8,1 %, 2,6 %, 3,8 %), mit einer Warnung pro Zeile.
3. Ihre offenen Rechnungen
Exportieren Sie die Offene-Posten-Liste aus bexio und klicken Sie dann unter Ihre offenen Rechnungen auf Starten.
Legen Sie die Datei ab. To Bill zeigt die Anzahl Zu übernehmende Rechnungen und den Betrag Offen an.
Prüfen Sie jede Rechnung: bexio-Nummer, Kunde, Daten, Total und offener Betrag. Ein Kunde, den es in To Bill nicht gibt, ist als Neuer Kunde markiert und wird angelegt. Weiter unten sagen die weggelassenen Zeilen, was nicht übernommen wird und warum: bereits bezahlte Rechnung, Entwurf, storniert, Gutschrift.
Klicken Sie auf … Rechnungen übernehmen; die Schaltfläche nennt die Anzahl Rechnungen.
Die Rechnungen erscheinen in der Registerkarte Importiert der Rechnungsliste, mit ihrer ursprünglichen Nummer. Sie werden dem Kunden weder erneut gesendet noch gemahnt noch ein zweites Mal verbucht: Sie warten auf ihre Zahlung. Was bexio bereits eingenommen hatte, wird als Zahlung erfasst. Ihre QR-Referenz bleibt erhalten: Die Zahlung, die auf Ihrem Konto eintrifft, wird ihnen automatisch vorgeschlagen.
Starten Sie den Import mit derselben Datei erneut, werden die bereits übernommenen Rechnungen übersprungen.
4. Ihre Saldoliste
Saldoliste prüfen kontrolliert den Export der Saldi Ihrer Konten am letzten Tag des Geschäftsjahres: Geht er auf, und wohin kommt jedes Konto in To Bill? In diesem Schritt wird nichts gespeichert. Die Saldoliste dient als Eröffnungsbilanz, wenn Sie die Buchhaltung aktivieren: siehe Bücher aus einer anderen Software übernehmen und Buchhaltung aktivieren.
Aus Excel oder CSV
Für jede andere Software exportieren Sie Ihre Kunden und Artikel als Excel- oder CSV-Datei und verwenden dann Excel / CSV. Sie ordnen die Spalten Ihrer Datei den Feldern von To Bill zu. Die Einzelheiten stehen unter Kunden und Artikel.
Aus Ihren alten Rechnungen als PDF
- Klicken Sie auf der Karte PDF-Rechnungen auf Importieren (oder unter Rechnungen auf Rechnungen importieren).
- Legen Sie Ihre PDF ab: mehrere Dateien auf einmal.
- To Bill liest jede Rechnung. Prüfen Sie bei jeder den Kunden (bestehend oder neu anzulegen), die Referenz, das Datum, die Fälligkeit und die Beträge ohne MWST, MWST und inkl. MWST, und geben Sie an, ob sie Bezahlt oder Unbezahlt ist.
- Klicken Sie auf Import bestätigen.
Die importierten Rechnungen erscheinen in der Registerkarte Importiert. Sie dienen als Historie und warten, wenn sie unbezahlt sind, auf ihre Zahlung; ändern lassen sie sich nicht. Dieses automatische Lesen setzt voraus, dass die KI für Ihr Unternehmen verfügbar ist.
Rechtsgrundlage
Die Bücher und Buchungsbelege Ihrer bisherigen Software bleiben Ihre Belege: Bewahren Sie die Exporte und die ursprünglichen PDF zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf, Art. 958f OR.