Rechnungen mit dem Smartphone stellen
In der App erstellen Sie in wenigen Minuten eine Rechnung mit QR-Rechnung, senden sie Ihrem Kunden und verfolgen ihre Zahlung. Rechnungen, Angebote und Kunden sind dieselben wie am Computer.
Bevor Sie beginnen
- Der Kunde muss bereits erfasst sein: Die App erstellt aus einer Rechnung heraus keinen Kunden. Erfassen Sie ihn zuerst im Tab Kunden, mit der Schaltfläche +.
- Für die QR-Rechnung öffnen Sie Mehr › Einstellungen › QR-Rechnung, schalten QR-Rechnung aktivieren ein und fügen die IBAN, auf der Ihre Zahlungen eingehen, in IBAN für den Zahlungseingang ein: To Bill erkennt das Konto von selbst. Mit einem QR-Konto geben Sie zusätzlich eine IBAN für Rechnungen in Euro (freiwillig) an, wenn Sie in Euro fakturieren. Tippen Sie auf Speichern. Siehe Die QR-Rechnung einrichten.
Einen Kunden erfassen
- Öffnen Sie den Tab Kunden und tippen Sie dann auf +.
- Wählen Sie den Typ: Unternehmen oder Privatperson.
- Erfassen Sie Name, E-Mail, Telefon und die Adresse: Strasse und Nr., PLZ, Stadt. Die Zahlungsfrist (Tage) ist freiwillig: Bleibt sie leer, gilt die Standardfrist.
- Fügen Sie bei Bedarf Kontakte hinzu und speichern Sie dann.
Eine Rechnung erstellen
- Öffnen Sie den Tab Rechnungen und tippen Sie dann auf die rote Schaltfläche +.
- Kunde: Tippen Sie auf das Feld, suchen Sie den Kunden und wählen Sie ihn aus. Kann die QR-Rechnung für diesen Kunden in dieser Währung nicht gedruckt werden, sagt es die App sofort: Diese Rechnung wird ohne QR-Rechnung versendet (etwa eine Rechnung in Euro auf einem QR-Konto oder ein Unternehmen ohne PLZ), mit Firmenadresse ergänzen oder QR-Einstellungen öffnen; «Zahlbar durch» bleibt auf der QR-Rechnung leer, wenn PLZ oder Ort des Kunden fehlen, mit Kundendaten ergänzen.
- Grundinformationen: Die Referenz wird automatisch vorgeschlagen. Fügen Sie einen Rechnungstitel hinzu und prüfen Sie die Währung. Unter Wichtige Daten des Dokuments geben Sie Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum im Format JJJJ-MM-TT ein, zum Beispiel 2026-10-31; die Fälligkeit folgt der Zahlungsfrist des Kunden.
- Artikel: Tippen Sie auf Artikel hinzufügen. Wählen Sie einen gespeicherten Artikel, oder erfassen Sie Name, Preis, Menge und Einheit. Fügen Sie unter Weitere Optionen eine Beschreibung hinzu oder ändern Sie den MWST-Satz. Kreuzen Sie In Artikelbibliothek speichern an, um ihn wiederzuverwenden. Tippen Sie auf Artikel hinzufügen. Ein Artikel in einer anderen Währung als die Rechnung wird zum Tageskurs umgerechnet; ohne Wechselkurs zeigt seine Zeile den Betrag in seiner Währung und nicht umgerechnet an und zählt nicht im Total, wie am Computer.
- Ist Ihr Unternehmen MWST-pflichtig, wählen Sie den Modus: Gesamt-MWST, ein einziger Satz für die ganze Rechnung, oder MWST pro Artikel.
- Fügen Sie bei Bedarf unter Anpassungen einen Rabatt hinzu, unter Notizen eine Notiz, und wählen Sie unter Zahlung zwischen Einmalzahlung und Zahlung in Raten.
- Tippen Sie oben auf das Augensymbol, um das PDF zu sehen. Tippen Sie dann auf Rechnung erstellen.
Die Rechnung wird mit dem Status Entwurf gespeichert: Sie ist noch nicht gesendet, Sie können sie noch ändern oder löschen.
Der Assistent Copilot
Die Schaltfläche mit den Funken oben auf dem Bildschirm öffnet den Assistenten Copilot: Beschreiben Sie die Arbeit, er füllt Artikel, Notizen und Bedingungen aus. Lesen Sie alles durch, bevor Sie die Rechnung erstellen. In der App erstellt er keinen Kunden. Siehe Der KI-Assistent.
Die Rechnung senden
- Tippen Sie in der Liste Rechnungen auf die Rechnung und dann auf Rechnung senden.
- Prüfen Sie den Empfänger, vorausgefüllt mit der E-Mail des Kunden. Fügen Sie bei Bedarf eine Adresse unter Kopie an (optional) hinzu, und den Betreff der E-Mail.
- Um Ihren eigenen Text zu schreiben, aktivieren Sie Einfache Textnachricht. Andernfalls sendet To Bill seine gewohnte E-Mail mit den Angaben der Rechnung.
- Tippen Sie auf Senden. Die Meldung Rechnung gesendet bestätigt den Versand. Der Status wechselt auf Gesendet.
Die E-Mail enthält immer einen Link zum Kundenportal, wo Ihr Kunde die Rechnung ansieht und herunterlädt. Siehe Das Kundenportal.
Den Versand per Post erledigen Sie am Computer. Siehe Eine Rechnung senden.
Die Zahlung verfolgen
Auf der Seite der Rechnung folgt die Hauptschaltfläche dem Stand der Rechnung. Die App zeigt nur die Aktionen, die Ihre Rechte erlauben: Ohne das Recht, Rechnungen zu senden, wird die Schaltfläche zum Beispiel zu PDF herunterladen.
| Status | Schaltfläche | Was sie tut |
|---|---|---|
| Entwurf | Rechnung senden | Öffnet den Versand per E-Mail. |
| Gesendet | Als bezahlt markieren | Erfasst die vollständige Zahlung, nach einer Bestätigung. |
| Überfällig | Erinnerung senden | Zeigt, welche Mahnung mit welcher Gebühr hinausgeht, zum Beispiel «2. Mahnung — Mahngebühr CHF 20.00». Wählen Sie die Adresse des Kunden oder einen seiner Kontakte und tippen Sie dann auf Mahnung senden. |
Erinnerung senden erscheint erst nach Ablauf der Fälligkeit und wenn noch etwas zu bezahlen ist, wie am Computer.
Die Seite zeigt auch Bezahlt und Verbleibender Betrag. Für eine Teilzahlung öffnen Sie Mehr › Zahlungseingänge, tippen auf +, wählen die Rechnung und erfassen dann Betrag und Datum. Bei einer Rate schlägt die App vor, was auf dieser Rate noch offen ist. Eine Zahlung in einer anderen Währung als die Rechnung wird zum offiziellen Kurs ihres Tages umgerechnet; gibt es keinen, sagt es die App und fragt nach dem Angewendeter Kurs (1 EUR = ? CHF); tippen Sie dann erneut auf Speichern. Siehe Eine Zahlung in einer anderen Währung.
Der Abschnitt Mahnungen der Rechnung listet jede gesendete Mahnung mit Datum, Gebühr und deren Stand: Zu zahlen, Bezahlt oder Ersetzt (eine neuere Mahnung ersetzt die Gebühr der vorherigen, die Gebühren zählen nicht zusammen). Tippen Sie auf das Download-Symbol für das PDF der Mahnung. Dort sehen Sie auch die geplante Nächste Mahnung, die noch geschuldeten Gebühren und Zinsen und den von To Bill berechneten Verzugszins: 5 % pro Jahr ab dem Verzug des Kunden, sofern nichts anderes vereinbart ist (Art. 104 OR). Den Zins fordern Sie am Computer ein.
Die Mahnungen und ihre Gebühren stellen Sie unter Mehr › Einstellungen › Zahlungserinnerungen ein. Siehe Einen Kunden mahnen, der nicht bezahlt.
Eine gesendete Rechnung korrigieren
Eine gesendete Rechnung lässt sich nicht mehr ändern: Die App zeigt Diese Rechnung wurde versendet und kann nicht mehr geändert werden. Zwei Lösungen, in der Liste Aktionen der Rechnung:
- Gutschrift erstellen: Nach Betrag oder Nach Positionen, mit Datum und Grund. Auf der Seite der Gutschrift speichert oder teilt PDF herunterladen sie, und ein Link führt zur gutgeschriebenen Rechnung. Siehe Eine Rechnung mit einer Gutschrift korrigieren.
- Rechnung stornieren: Sie bleibt in Ihrer Liste mit dem Status Storniert, und ihre Nummer bleibt reserviert. War sie bezahlt, wird eine Gutschrift über den bezahlten Betrag ausgestellt.
Ein Entwurf hingegen wird mit Löschen wirklich gelöscht.
Die Angebote
Im Tab Angebote erstellt die Schaltfläche + ein Angebot gleich wie eine Rechnung. Unter Grundinformationen ist Gültig bis der letzte Tag, an dem Ihr Angebot verbindlich ist: 30 Tage nach dem Datum des Angebots, bei Bedarf änderbar, nie vor dem Datum des Angebots. Tippen Sie auf Angebot erstellen. Auf der Seite des Angebots:
- Angebot senden sendet es per E-Mail;
- Als angenommen markieren oder Als abgelehnt markieren hält die Antwort des Kunden fest;
- In Rechnung umwandeln erstellt die Rechnung aus dem Angebot. Ist es nicht angenommen, fragt die App zuerst Dieses Angebot wurde nicht angenommen. Trotzdem in eine Rechnung umwandeln?;
- Löschen entfernt ein nie gesendetes Angebot; jedes andere Angebot wird mit Angebot stornieren storniert: Es bleibt mit seiner Nummer in der Liste, mit dem Status Storniert.
Ein im Kundenportal abgelehntes Angebot zeigt den Ablehnungsgrund, den Ihr Kunde angegeben hat.
Siehe Ein Angebot erstellen und in eine Rechnung umwandeln.
Die wiederkehrenden Rechnungen
Um jeden Monat denselben Betrag zu verrechnen, aktivieren Sie beim Erstellen der Rechnung unter Grundinformationen die Option Wiederkehrende Rechnung. Wählen Sie die Häufigkeit und das Ende: Unbegrenzt, Anzahl Rechnungen oder Enddatum. Sie finden sie unter Mehr › Wiederkehrende Rechnungen, wo Sie sie pausieren oder wieder aktivieren. Siehe Jeden Monat automatisch Rechnungen stellen.
Rechtsgrundlage
Die Rechnung eines MWST-pflichtigen Unternehmens nennt namentlich seine MWST-Nummer, den Kunden, das Datum oder den Zeitraum der Leistung, die Art der Leistung, das Entgelt sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag: Art. 26 Abs. 2 MWSTG.