E-Mails von Ihrer eigenen Adresse senden
Standardmässig versendet To Bill Ihre Rechnungen, Angebote und Mahnungen von seiner Versandadresse aus, im Namen von To Bill. Mit einem benutzerdefinierten SMTP gehen sie von Ihrer Adresse aus, zum Beispiel rechnungen@ihr-unternehmen.ch: Ihr Kunde erkennt Sie sofort, und seine Antworten landen in Ihrem Posteingang.
Bevor Sie beginnen
Fragen Sie Ihren E-Mail-Anbieter (Infomaniak, Swisscom, Microsoft 365, Google Workspace …) oder Ihre Informatikerin bzw. Ihren Informatiker nach diesen Angaben:
- SMTP-Server: seine Adresse, zum Beispiel mail.infomaniak.com;
- Verschlüsselung: STARTTLS (Port 587) oder SSL/TLS (Port 465);
- Benutzername: oft Ihre vollständige E-Mail-Adresse;
- Passwort: jenes des Postfachs, oder ein App-Passwort, wenn Ihr E-Mail-Anbieter es verlangt (so bei Google und Microsoft, wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist).
SMTP einrichten
Öffnen Sie Einstellungen › SMTP und aktivieren Sie Benutzerdefinierten SMTP aktivieren.
Servereinstellungen: Erfassen Sie den SMTP-Server und wählen Sie dann die Verschlüsselung (1), die Ihr Anbieter angibt: STARTTLS (Port 587, empfohlen) oder SSL/TLS (Port 465). Der Port folgt Ihrer Wahl; geben Sie unter Port 587 oder 465 ein, passt sich auch die Verschlüsselung an. Die Verbindung ist immer verschlüsselt.
Authentifizierung: Füllen Sie Benutzername und Passwort aus.
Absenderinformationen: die Absender-E-Mail, also die Adresse, die Ihr Kunde sieht, und der Absendername, zum Beispiel der Name Ihres Unternehmens. Ohne Namen nimmt To Bill jenen Ihres Unternehmens.
Klicken Sie auf Verbindung testen (1). To Bill sendet die E-Mail «SMTP-Verbindungstest - To Bill» (der Betreff ist auf Französisch) an Ihre Adresse, jene, mit der Sie angemeldet sind. Die Meldung Test erfolgreich bestätigt es.
Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung SMTP-Einstellungen erfolgreich gespeichert bestätigt es.
Testen Sie vor dem Speichern
Sie können ohne Test speichern, doch To Bill erinnert Sie unter dem Formular daran: Lehnt Ihr Server eine E-Mail ab, wird sie trotzdem gesendet, aber von der Adresse von To Bill und nicht von Ihrer. Ändern Sie nach einem erfolgreichen Test ein Feld, testen Sie erneut.
Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Nach dem Speichern zeigt das Feld Gespeichertes Passwort: Lassen Sie es leer, um es zu behalten, oder geben Sie ein neues ein, um es zu ersetzen. Kann To Bill es nicht sicher speichern, sagt es Ihnen das und ändert nichts: Versuchen Sie es später erneut.
Wenn der Test fehlschlägt
| Meldung | Was tun |
|---|---|
| Benutzername oder Passwort vom Server abgelehnt … | Prüfen Sie Benutzername und Passwort. Für Google oder Microsoft erstellen Sie ein App-Passwort. |
| Der Server antwortet nicht … | Prüfen Sie die Adresse des Servers und den Port. |
| Die Verschlüsselung passt nicht zum Port … | Wählen Sie STARTTLS für Port 587, SSL/TLS für Port 465. |
| Die Verbindung wurde unterbrochen … | Prüfen Sie die gewählte Verschlüsselung und den Port. |
| Geben Sie Server, Port, Benutzername … | Füllen Sie Server, Port, Benutzername, Passwort und Absender-E-Mail aus. |
Zum Versand durch To Bill zurückkehren
Deaktivieren Sie Benutzerdefinierten SMTP aktivieren und klicken Sie dann auf Speichern. Ihre E-Mails gehen wieder von der Versandadresse von To Bill aus.
Und wenn Ihr Server ausfällt?
Schlägt der Versand über Ihren Server fehl, sendet To Bill die E-Mail über seinen eigenen Dienst, damit Ihr Kunde sie trotzdem erhält.
Wie Sie eine Rechnung senden, lesen Sie unter Eine Rechnung senden.