Ihre erste Rechnung senden

Vier Schritte trennen ein ganz neues Unternehmen von seiner ersten bezahlten Rechnung: ein Kunde, eine Rechnung, der Versand, die Zahlung. Rechnen Sie mit fünf Minuten.

Bevor Sie beginnen

Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen richtig eingerichtet ist, vor allem Adresse, UID-Nummer und QR-Rechnung mit Ihrer IBAN: siehe Unternehmen einrichten.

1. Den Kunden erfassen

1. Klicken Sie im Menü auf das + neben Kunden, oder öffnen Sie Kunden und dann Hinzufügen.

2. Wählen Sie Privat oder Unternehmen und füllen Sie das Feld Name aus.

3. Geben Sie die Adresse ein: Strasse und Nr., PLZ und Ort. Sie erscheint auf der Rechnung und in deren QR-Rechnung.

4. Geben Sie die E-Mail ein: An diese Adresse geht die Rechnung.

   

5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Zahlungsfrist ist freiwillig: Bleibt sie leer, übernimmt die Rechnung die Standardfrist aus Ihren Einstellungen, 30 Tage. Mehr dazu: Kunden.

2. Die Rechnung erstellen

1. Klicken Sie im Menü auf das + neben Rechnungen. Sie können auch ⌘K (Ctrl+K unter Windows) und dann ⌥1 (Alt+1) drücken: siehe Alles finden mit der Suche.
2. Kunde: Wählen Sie den Kunden. Datum und Fälligkeit sind bereits ausgefüllt.
3. Positionen: Fügen Sie Ihre Positionen hinzu (Bezeichnung, Menge, Preis); Enter fügt die Position hinzu. Summen, MWST und die Vorschau des PDF rechts rechnet To Bill selbst aus.
4. Optionen: Fügen Sie bei Bedarf unter Notizen eine Notiz hinzu, zum Beispiel Ihre Zahlungsbedingungen.

Eine Schaltfläche zum Speichern gibt es nicht: Sobald sie einen Kunden und eine Position hat, speichert sich die Rechnung von selbst, im Status Entwurf, und oben erscheint Gespeichert. Sie ist noch nicht gesendet, und Sie können sie noch korrigieren. Die ausführliche Anleitung: Eine Rechnung erstellen.

Wiederkehrende Leistungen?

Speichern Sie sie als Artikel, mit Preis und MWST-Satz: Bei der nächsten Rechnung genügt es, den Namen einzutippen. Siehe Artikel.

3. Die Rechnung senden

1. Öffnen Sie die Rechnung in der Liste Rechnungen. Ihre Seite zeigt das PDF so, wie Ihr Kunde es erhält, mit der QR-Rechnung auf der letzten Seite. Der Status (1) lautet Entwurf.

   

2. Lesen Sie das PDF durch. Zum Korrigieren klicken Sie auf Bearbeiten.

3. Klicken Sie auf Senden (2), prüfen Sie Empfänger und Betreff, und klicken Sie dann auf Senden.

Sie sind noch im Editor? Senden oben rechts öffnet dasselbe Versandfenster.

Ihre QR-Rechnung oder Ihr Logo sind noch nicht eingerichtet? Das Versandfenster fragt zuerst danach, im Rahmen Bevor Sie Ihre Rechnung senden:

• IBAN für den Zahlungseingang: Fügen Sie die IBAN des Firmenkontos ein oder tippen Sie sie, mit oder ohne Leerzeichen. Sonst ist nichts zu wählen: Die Zeile darunter sagt, welches Konto To Bill erkannt hat und was auf Ihren Rechnungen stehen wird, zum Beispiel «QR-Konto erkannt: Ihre Rechnungen erhalten eine QR-Referenz, und Zahlungen werden automatisch erkannt.» Klicken Sie auf QR-Rechnung aktivieren.
• Ihr Logo: Klicken Sie auf Logo hinzufügen und wählen Sie ein PNG- oder JPG-Bild mit höchstens 5 MB.

Nicht jetzt verschiebt das eine oder andere auf später und geht weiter zum Versand. Mehr dazu: Die QR-Rechnung einrichten.

Die Rechnung geht mit ihrem PDF per E-Mail hinaus, und ihr Status wechselt auf Gesendet. Eine gesendete Rechnung lässt sich nicht mehr ändern: Einen Fehler korrigieren Sie mit einer Gutschrift. Siehe Eine Rechnung senden.

4. Die Zahlung erhalten

Ihr Kunde scannt die QR-Rechnung mit der App seiner Bank: Betrag, Ihre IBAN und die Referenz werden automatisch übernommen.

• Sie sehen die Zahlung auf Ihrem Konto: Klicken Sie auf der Seite der Rechnung auf Als bezahlt markieren und geben Sie den Tag an, an dem das Geld eingegangen ist.
• Sie importieren Ihre Bankauszüge: To Bill erkennt die Zahlung an der Referenz und gleicht sie mit der Rechnung ab. Siehe Einnahmen.
• Bis zur Fälligkeit ist keine Zahlung eingegangen: Senden Sie eine Mahnung. Siehe Mahnungen.

Ihre erste Rechnung ist bezahlt: Sie zählt in der Kennzahl Eingenommen auf der Übersicht.