Die Liste Zu erledigen und die Aufgaben der Kanzlei

Zu erledigen bündelt alles, was in Ihren Mandaten auf eine Aktion wartet, das Dringendste zuerst: Sie müssen nicht jedes Unternehmen öffnen, um zu wissen, wo die Arbeit steht.

Was die Liste enthält

To Bill füllt sie selbst, aus der Buchhaltung jedes Mandats und den Aufgaben Ihres Teams.

Art	Was erscheint	Wo es erledigt wird
MWST	MWST-Abrechnung … einer abgelaufenen, noch nicht eingereichten Periode, mit ihrer Frist.	Die Abrechnung der Periode, in To Bill.
Verrechnungssteuer	Verrechnungssteuer … melden (Formular …), nach dem Beschluss der Versammlung über den Gewinn.	Die Gewinnverwendung, in To Bill.
Löhne	Die Fristen für AHV, BVG, Quellensteuer und Lohnausweise.	Eine Aufgabe im Cockpit, als erledigt zu markieren.
Abschluss	Geschäftsjahr … abschliessen für ein beendetes, noch nicht abgeschlossenes Geschäftsjahr.	Der Abschluss, in To Bill.
Aufgaben	Die Aufgaben Ihres Teams, mit ihrer Fälligkeit.	Das Cockpit.
Bank	… Bankbewegungen abzustimmen, ab der ältesten.	Die Bank, in To Bill.
Zu verbuchen	… Belege zu verbuchen: Rechnungen, Zahlungen oder Ausgaben, die im Journal fehlen.	Die Startseite der Buchhaltung, in To Bill.
Belege	… Belege zu prüfen: die Ausgaben des Unternehmens, die die Kanzlei noch nicht geprüft hat.	Die Ausgaben, in To Bill; danach Als geprüft markieren auf der Zeile.
Einrichtung	Erstes Geschäftsjahr eröffnen, für eine aktive Buchhaltung ohne Geschäftsjahr.	Die Startseite der Buchhaltung, in To Bill.

Ein Punkt verschwindet aus der Liste, sobald die Arbeit getan ist: Die Abrechnung ist eingereicht, die Bewegungen sind abgestimmt, das Geschäftsjahr ist abgeschlossen, die Aufgabe ist erledigt, die Belege sind als geprüft markiert.

Die Fristen der Löhne stammen aus den Einstellungen jedes Mandats. Siehe Die Fristen der Löhne einstellen.

Die Liste sortieren und filtern

1. Die Such- und Filterleiste: Suchen Sie nach einem Titel, einem Mandat oder einer Art. Filtern Sie nach Art, Fälligkeit, Mandat und Verantwortlich. Ansichten bietet Überfällig, Diese Woche und Mir zugewiesen. Sortieren nach ordnet nach Fälligkeit, Art oder Mandat.
2. Öffnen: Die letzte Spalte öffnet den Punkt.

Der Eigentümer und die Admin wechseln von Meine Mandate zu Gesamte Kanzlei. Ein Mitarbeiter oder ein Betrachter sieht seine eigenen Mandate.

Einen Punkt erledigen

1. Klicken Sie am Ende der Zeile auf die Schaltfläche In To Bill öffnen, oder doppelklicken Sie auf die Zeile.
2. To Bill öffnet sich in einem neuen Tab, auf dem Bildschirm, auf dem die Arbeit gemacht wird: die MWST-Abrechnung der Periode, der Abschluss, die Bank, die Liste der zu verbuchenden Belege. Bestätigen Sie mit Weiter zu …: siehe Das Unternehmen in To Bill öffnen.
3. Erledigen Sie die Arbeit in To Bill. Der Punkt verschwindet aus der Liste, sobald er geregelt ist.

Eine Aufgabe oder eine Lohnfrist öffnet sich im Cockpit (Aufgabe öffnen). Um sie als erledigt zu markieren, kreuzen Sie ihr Kästchen an und klicken Sie dann auf Als erledigt markieren, oder klicken Sie auf das Häkchen, das erscheint, wenn Sie mit der Maus über die Zeile fahren. Ein Versehen? Klicken Sie in der angezeigten Meldung auf Rückgängig.

Auf einer Zeile … Belege zu prüfen klicken Sie, sobald die Belege kontrolliert sind, auf Als geprüft markieren: Die Meldung nennt, wie viele Belege als geprüft markiert wurden, und Rückgängig setzt sie wieder auf zu prüfen. Es zählen nur die angezeigten Belege: Ein Beleg, den der Kunde in der Zwischenzeit hinzufügt, bleibt zu prüfen. Ein Betrachter der Kanzlei sieht diese Schaltfläche nicht.

Mit der Tastatur

Taste	Aktion
j oder ↓	Nächste Zeile
k oder ↑	Vorherige Zeile
Enter	Den Punkt öffnen
x	Die Aufgabe auswählen

Nur Lesezugriff

Ein Betrachter der Kanzlei sieht die Liste und öffnet die Punkte, markiert aber nichts als erledigt: Nur Lesezugriff – Ihre Rolle erlaubt das Ansehen.

Die Aufgaben eines Mandats

Jedes Mandat hat sein eigenes Aufgabenbrett: Öffnen Sie das Mandat, dann Aufgaben. Die Spalten Ausstehend, In Bearbeitung und Erledigt zeigen den Fortschritt; ziehen Sie eine Karte von einer Spalte in die andere.

1. Klicken Sie unter einer Spalte auf Karte hinzufügen oder tippen Sie n, und geben Sie dann den Titel ein.
2. Öffnen Sie die Karte, um eine Beschreibung hinzuzufügen, unter Verantwortlich die verantwortliche Person zu wählen und die Fälligkeit festzulegen.
3. Schreiben Sie in der Karte unter Kommentare einen Kommentar und hängen Sie unter Anhänge Dateien an: PDF, Bilder oder Excel, höchstens 10 MB.

In der Übersicht bietet das Menü … einer Mandatskarte ausserdem Aufgabe erstellen an.

Einen Prozess starten

Ein Prozess erstellt auf einen Schlag die terminierten Aufgaben einer Arbeit, die jedes Jahr oder jedes Quartal wiederkehrt.

1. Öffnen Sie das Mandat. Klicken Sie in der Karte Buchhaltung auf Prozess starten. Für mehrere Mandate kreuzen Sie diese in der Tabelle der Übersicht an und klicken dann auf Prozess starten.

2. Wählen Sie den Prozess. To Bill zeigt jeden Schritt und sein Datum.

3. Wählen Sie unter Zuweisen an die Person, oder behalten Sie Verantwortliche Person des Mandats (falls allein).

4. Klicken Sie auf … Aufgaben erstellen. Ein Schritt, der bereits existiert, ist mit bereits erstellt markiert und wird nicht nochmals erstellt.

   

Prozess	Schritte
Jahresabschluss	Von der Bankabstimmung bis zur Genehmigung der Jahresrechnung: 7 Schritte, der letzte sechs Monate nach Ende des Geschäftsjahres.
MWST-Abrechnung	Vom Sammeln der Belege bis zur Einreichung und Zahlung: 6 Schritte, der letzte 60 Tage nach Ende der Periode.
Mandatsübernahme	Die ersten Wochen eines neuen Mandats: 6 Schritte, nur einmal pro Mandat.

Ein Datum, das auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen Feiertag fällt, wird auf den nächsten Werktag verschoben.

Rechtsgrundlage

• Die MWST-Abrechnung ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode einzureichen, und die Steuer ist in derselben Frist zu bezahlen: Art. 71 Abs. 1 und 86 Abs. 1 MWSTG.
• Der Geschäftsbericht wird innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres dem Organ vorgelegt, das ihn genehmigt; die ordentliche Generalversammlung findet innerhalb derselben Frist statt: Art. 958 Abs. 3 und 699 Abs. 2 OR.