Activar la contabilidad

To Bill lleva sus libros a partir de sus facturas, pagos y gastos. La activación dura unos 8 minutos y no se registra nada antes de que usted lo confirme.

Antes de empezar

• Debe ser Administrador de la empresa. Los demás usuarios ven el mensaje Reservado al administrador.
• Su suscripción debe estar activa.
• Su fiduciario también puede activarla por usted desde su cockpit: consulte Su fiduciario puede activarla por usted.

Función experimental

La contabilidad todavía está en desarrollo. Compruebe sus cifras con su fiduciario antes de presentar cualquier declaración.

Abrir el asistente

En el menú, haga clic en Contabilidad, marcado como Nuevo (1). La página presenta la contabilidad y lo que To Bill puede retomar de su cuenta. Haga clic en Empezar (2).

Encontrará el mismo botón en Configuración › Módulos, en la tarjeta Contabilidad.

Responder a las tres preguntas

Las respuestas vienen rellenadas a partir de su cuenta. Compruebe cada respuesta y haga clic en Continuar.

1. Empresa. To Bill indica lo que ha encontrado: facturas, notas de crédito, pagos recibidos y gastos. Compruebe la Forma jurídica, deducida de su razón social, y la Actividad principal. Mantenga el Plan contable completo, recomendado, y el Inicio del ejercicio.

   

2. IVA y cuentas. Su situación ante el IVA procede de su configuración. Para cambiarla, haga clic en Cambiar en la configuración. Si está sujeto al IVA, elija cuándo se adeuda el IVA: Al facturar, la regla general, o Al cobrar, solo si la AFC (Administración Federal de Contribuciones) se lo ha autorizado. Marque lo que corresponda a su actividad. Por último, compruebe la cuenta de cada categoría de gastos.

   

3. Punto de partida. Elija desde cuándo To Bill lleva sus libros. Si su fiduciario ya ha cerrado sus cuentas, mantenga Primer día del ejercicio + balance de apertura e introduzca las cifras de su último balance. Sin balance de su fiduciario, To Bill lo prepara con usted: vea El balance de apertura sin balance del fiduciario. Si no llevaba contabilidad en otro sitio, elija Desde el principio: se contabiliza su historial completo. Después, haga clic en Comprobar antes de abrir.

   

   El balance de apertura se introduce línea por línea, o se importa desde un archivo CSV de su programa anterior con Importar un CSV. Consulte Traspasar sus libros desde otro programa.

Una empresa recién fundada

Su primer ejercicio puede durar de 1 a 24 meses. En Su primer ejercicio, elija Primer ejercicio más corto o más largo y, a continuación, sus fechas.

El balance de apertura sin balance del fiduciario

¿No tiene balance de su fiduciario? Parta de lo que To Bill conoce. En Balance de apertura, el recuadro Lo que To Bill conoce al 31.12.2025 muestra, para el día anterior al inicio de sus libros:

• sus facturas todavía abiertas, en la cuenta 1100;
• cada cuenta bancaria en francos, en la cuenta 1020, y luego 1021, 1022… para las siguientes. Su saldo procede de su extracto bancario importado, si hay uno a esa fecha. Si no, introdúzcalo;
• si declara el IVA según las contraprestaciones recibidas, el IVA todavía adeudado por esas facturas, en la cuenta 2202.

1. Si To Bill no conoce el saldo de una cuenta bancaria, introdúzcalo en el campo de su línea.

2. Haga clic en Tomarlo todo y cuadrar (1). To Bill añade estas líneas y luego una línea en sus fondos propios que cuadra el balance.

   

3. Compruebe la línea de fondos propios, marcada Calculada automáticamente (2), y el indicador Cuadrado: debe = haber.

Cada línea también puede añadirse sola, con Añadir esta línea.

Cuando el debe y el haber no coinciden

Debajo de las líneas, To Bill indica cuánto falta y en qué lado, por ejemplo: «Faltan CHF 3'967.29 en el haber: suele ser la contrapartida en sus fondos propios.» Haga clic en Cuadrar automáticamente (1), junto al mensaje.

La línea de fondos propios

Lo que posee, menos lo que debe: eso son sus fondos propios. To Bill lleva la diferencia a la cuenta de su forma jurídica:

• SA, Sàrl o cooperativa: 2970, el beneficio o la pérdida de ejercicios anteriores. El capital social (2800) nunca se modifica: su importe es el de sus estatutos.
• Empresa individual o sociedad de personas: 2800, el capital al inicio del ejercicio. En una sociedad de personas, su fiduciario lo reparte después entre los socios.

La línea sigue cada cambio de las demás líneas, hasta que la modifique usted. Si sus libros empiezan durante el ejercicio, las cuentas de gastos e ingresos conservan sus líneas, y la diferencia también va a sus fondos propios. En el diario, la línea se describe como una diferencia de apertura llevada automáticamente a los fondos propios, que su fiduciario debe revisar.

Corregir el balance de apertura más adelante

¿Su fiduciario le entrega su balance después de abrir sus libros? Corrija el asiento del balance de apertura, sin volver a empezar la activación.

1. Abra Contabilidad › Diario y luego el asiento n.º 1, el balance de apertura al 01.01.2026.
2. Haga clic en Anular y corregir. Introduzca el motivo y luego las líneas del balance de su fiduciario.
3. Haga clic en Anular y contabilizar.

La anulación y la corrección llevan la fecha del primer día de sus libros: su balance de apertura pasa a ser el de su fiduciario. Vea Corregir un asiento.

Revisar la vista previa

To Bill simula sus libros sin registrar nada: Vista previa: todavía no se ha registrado nada. En Antes de abrir, enumera lo que ha encontrado.

• A corregir: estos puntos impiden la apertura.
• A revisar: no la impiden, pero merecen un vistazo.

1. Para un documento, haga clic en Corregir (1): el documento se abre. Por ejemplo, para una factura marcada como pagada sin cobro, registre el cobro en su fecha. Un cobro en otra moneda también cuenta, por ejemplo en euros para una factura en francos: salda la factura al tipo de cambio fijado cuando se registró. Consulte Las monedas extranjeras.
2. Para una de sus respuestas, haga clic en Modificar: el asistente vuelve al paso correspondiente.
3. Vuelva al asistente y haga clic en Volver a comprobar. Sus respuestas se conservan.

Más abajo, Controles, Balance de comprobación simulado e IVA por período muestran sus libros tal como quedarán. Exportar la vista previa descarga el conjunto para su fiduciario.

Abrir sus libros

Cuando ya no queda nada que corregir, el botón Abrir la contabilidad (1) se activa. To Bill indica cuántos documentos se contabilizarán y la fecha de inicio de sus libros.

Una empresa que todavía no tiene ningún documento

Si su empresa está empezando, sin facturas ni gastos, To Bill no hace las tres preguntas: una sola pantalla retoma la forma jurídica de su configuración y su situación ante el IVA, fija su primer ejercicio y abre unos libros vacíos, con el mismo botón. Todas las opciones abre el asistente completo, por ejemplo para introducir un balance de apertura.

Un asiento no se elimina

Un error se corrige después mediante un contraasiento. Una vez abiertos los libros, la contabilidad sigue activa: no se desactiva en su configuración.

To Bill contabiliza sus documentos por orden de fecha. Puede salir de la página: el trabajo continúa. Al final aparece Su contabilidad está abierta, con dos controles: el diario está intacto y sus libros coinciden con la vista previa.

Último paso: indique cómo lleva sus libros, con Contabilidad completa o con Contabilidad simplificada; consulte La contabilidad simplificada. Después, haga clic en Ir a mi contabilidad (1).

Su fiduciario puede activarla por usted

Si su fiduciario sigue su empresa en To Bill, puede iniciar el mismo asistente desde su cockpit, en su nombre. Los administradores de la empresa reciben un aviso en To Bill y por correo electrónico. Consulte Activar la contabilidad de un cliente.

Y después

• La página de inicio de la contabilidad: la tarjeta Empezar bien y lo que espera una acción.
• El diario y los asientos: sus asientos, los justificantes y las correcciones.
• La salud de los libros: los controles de sus libros.

Base legal

• Las personas jurídicas, así como las empresas individuales y las sociedades de personas con una cifra de negocios superior a CHF 500'000 en el último ejercicio, llevan una contabilidad completa. Por debajo, basta con una contabilidad de ingresos y gastos y del patrimonio: art. 957 del Código de Obligaciones (CO).
• Los libros y los justificantes contables se conservan durante diez años: art. 958f CO.
• El pasivo del balance comprende los capitales ajenos y los fondos propios, presentados según la forma jurídica; en una sociedad, los fondos propios incluyen el capital social y el beneficio o la pérdida reportados: art. 959 y art. 959a CO.
• El IVA se declara según las contraprestaciones convenidas, es decir, al facturar. Declarar según las contraprestaciones recibidas, al cobrar, requiere la autorización de la AFC: art. 39 de la Ley del IVA (LTVA).